Uprawnienia KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

W KSeF występują uprawnienia do:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy^[1], będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

1. elektronicznie - za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) - podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
2. w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

• Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień ZAW-FA (PDF, 323 kB)

Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa załącznik do rozporządzenia^[2]

Uprawnionymi do działania w KSeF są:

• bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
• osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - uprawnione przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień,
• osoba fizyczna – uprawniona przez podatnika - jednostkę samorządu terytorialnego (JST) lub grupę VAT (GRV), do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grup VAT),
• osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - wskazane w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) przez osobę fizyczną, która posiada uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT), w zakresie nadanych uprawnień,
• osoba fizyczna – wskazana w imieniu podatnika (JST, GRV) przez osobę fizyczna która posiada uprawnienie do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grupy VAT), do zarządzania uprawnieniami w ramach danej jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
• osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) został wskazany przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
• osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur,
• osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny,
• osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.

Przez uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika rozumie się jednocześnie uprawnienie do wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca, w przypadkach, o których mowa w art. 106d ustawy^[1].

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi oraz komorników pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. Należy to zrobić za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA aby przypisać podpis do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymaga kolejnego zawiadomienia.

Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik oraz organ egzekucyjny aby korzystać z KSeF, muszą za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.

Jednostki podrzędne jednostek samorządu terytorialnego oraz członkowie grup VAT mogą samodzielnie korzystać z KSeF w kontekście podmiotu nadrzędnego jednostki samorządu terytorialnego oraz Grupy VAT, na podstawie dodatkowych uprawnień.

• ^[1] Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
• ^[2] Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481 ze zm.)