Duże firmy

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.

• Ujednolicenie procesu fakturowania – mniejsze ryzyko błędów.
• Usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym.
• Łatwiejsze przygotowanie dokumentów – integracja z KSeF umożliwia import danych z faktur klientów i dostawców prosto do systemu księgowego firmy / księgowej.
• Stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności ich przechowywania samodzielnie, faktury zawsze są po ręką.
• Szybszy zwrot VAT – w 40 dni zamiast 60.
• Zwiększenie wzajemnego zaufania przedsiębiorców – nabywca wie, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.

• Cyfryzacja procesów i relacji między administracją a przedsiębiorcami
• Zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstw
• Większa efektywność kontroli
• Większa transparentność obrotu gospodarczego
• Przyspieszenie obiegu dokumentów i rozliczeń

•    Przeprowadziliśmy jedne z najszerszych konsultacji społecznych w historii administracji, w których w sumie wzięło udział 10 tys. przedsiębiorców
•    W toku weryfikacji założeń biznesowych i technicznych projektu, uwzględniliśmy kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF.
•    Na tej podstawie stworzyliśmy projekt ustawy przekazany do uzgodnień zewnętrznych i konsultacji publicznych.

W KSeF faktury można wystawiać w trybie online (w czasie rzeczywistym) albo w trybie offline (faktura wystawiona poza KSeF z późniejszym dosłaniem jej do KSeF). Tryby offline (offline24, offline-niedostępność KSeF, tryb awaryjny) wymagają przekazania faktury do KSeF w określonym terminie oraz jej oznaczenia dwoma kodami QR w przypadku jej przekazania nabywcy poza systemem, przy czym do wygenerowania drugiego kodu konieczny będzie wygenerowany wcześniej certyfikat KSeF (typu 2). Certyfikat KSeF (typu 1) jest również jedną z metod  uwierzytelnienia się w systemie.

Nie. KSeF dotyczy tylko faktur. Zamówienie może pojawić się jedynie jako element danych przy fakturze zaliczkowej (zgodnie z przepisami).

Tak, faktury B2G są objęte obowiązkowym KSeF. 

Podmiot zagraniczny nie będzie objęty obowiązkiem fakturowania w KSeF, gdy:

•    nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
•    nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy jednak w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Podmiot zagraniczny, który nie jest zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, może jednak dobrowolnie korzystać z systemu i wystawiać faktury za jego pośrednictwem.

Wystawiasz ją w KSeF, a następnie przekazujesz nabywcy w ustalony sposób (np. PDF). Taka faktura ma kod QR z numerem KSeF, dzięki któremu łatwo ją zweryfikować.

Tak. Nabywca może wystawić fakturę w imieniu sprzedawcy, ale sprzedawca musi wcześniej nadać mu takie uprawnienie w KSeF.

Aktualnie nie jest planowane wprowadzenie takiej funkcjonalności.
Biorąc pod uwagę, że Wykaz Podatników VAT zawiera wyłącznie dane podatników zarejestrowanych do VAT jako podatnicy VAT czynni lub jako podatnicy VAT zwolnieni (brak podatników zwolnionych, którzy nie zarejestrowali się jako podatnicy VAT zwolnieni), takie podejście nie pozwoliłoby na realizację celu związanego z identyfikacją statusu wszystkich podmiotów objętych KSeF.

System przewiduje dwa tryby:  online i tryb offline. Tryb online to podstawowy tryb i polega na wystawianiu faktur w KSeF w czasie rzeczywistym. 
Tryb offline będzie obejmował w istocie trzy możliwe procedury szczególne:
•    tryb offline24  - możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale musisz ją dosłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. To rozwiązanie można stosować np. w razie chwilowych problemów z internetem (ale również gdy takie ograniczenia nie będą występować)
•    tryb offline -  kiedy Ministerstwo Finansów prowadzi prace serwisowe i system nie działa, faktury można wystawiać offline. Trzeba je dosłać do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy.
•    tryb awaryjny - gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym faktury wystawiasz offline i masz aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby je przesłać do systemu

Każdy tryb ma inne zasady, ale w każdym z nich najważniejsze jest, żeby ostatecznie faktura trafiła do systemu.

Kod QR to specjalny znak graficzny umieszczany na wizualizacji faktury. Pozwala w prosty sposób sprawdzić czy dokument znajduje się w systemie, a po wpisaniu dodatkowych danych pobrać go z KSeF.

Faktury wystawione online i faktury wystawione w trybie offline (już dosłane do KSeF) mają kod QR z napisem w postaci numeru KSeF.

Faktury wystawione offline, ale jeszcze nie dosłane do KSeF, mają dwa kody QR. Pierwszy z napisem „OFFLINE” zapewnia dostęp do tej faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi kod QR z napisem „CERTYFIKAT”, umożliwia weryfikację tożsamości wystawcy. 

Tak, przepis dodawanego art. 108g ustawy o VAT będzie stosowany do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r. W tym samym terminie zacznie obowiązywać znowelizowany art. 108a ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT, wprowadzający obowiązkowe zamieszczenie numeru KSeF w przelewie w zakresie faktur, których płatność regulowana jest w mechanizmie podzielonej płatności (kwoty VAT wpłacane na odrębny rachunek techniczny podatnika).

Trzeba nadać tej osobie dedykowane uprawnienie do wystawiania faktur. Zrobisz to w:
• Aplikacji Podatnika KSeF - narzędziu dostepnym w wersji online, udostępnionym przez MF albo
• w programie komercyjnym zintegrowanym z KSeF (przez API).
Po nadaniu uprawnienia wskazana osoba będzie mogła wystawiać faktury w Twoim imieniu.

Certyfikat KSeF posiada dwie kluczowe funkcjonalności. Certyfikat KSeF służy do uwierzytelniania się w systemie (certyfikat typu 1). Certyfikat KSeF (typu 2) będzie natomiast wymagany przy wystawianiu faktur w trybie szczególnym offline (offline24, offline - niedostępność KSeF w związku z trwającymi pracami serwisowymi i w trybie awaryjnym, gdy system nie działa). Certyfikat KSeF typu 2 umożliwi opatrzenie faktury wystawionej offline, przekazywanej nabywcy poza KSeF (w ustawowo określonych sytuacjach), kodem QR umożliwiającym weryfikację tożsamości wystawcy faktury.

Certyfikat może być wydany:
osobie fizycznej – identyfikowanej po NIP (np. JDG) lub po PESEL (jeśli ma jakiekolwiek uprawnienia w KSeF),
spółce lub innej firmie z NIP niebędacej osobą fizyczną – po uwierzytelnieniu się pieczęcią kwalifikowaną.
W przypadku osoby/podmiotu uwierzytelniającego się za pomocą kwalifikowanego podpisu/kwalifikowanej pieczęci elektronicznej bez identyfikatora NIP i PESEL  certyfikat może być wydany na tzw. dane unikalne powiązane z certyfikatem (tzw. odcisk palca podpisu) użytym do uwierzytelnienia.