Podstawy prawne oraz kluczowe terminy

Etapy wprowadzania KSeF

KSeF w wersji fakultatywnej

Od 1 stycznia 2022 r. KSeF został wdrożony jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu podatnicy mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach tego systemu.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481) ze zmianami (Dz. U. z 2022 r. poz. 2667 oraz Dz. U. z 2023 r. poz. 1760)

KSeF w wersji obligatoryjnej

Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w Polsce jest możliwe na podstawie otrzymanej zgody Rady Unii Europejskiej.

Jest to decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168/81). Treść jest dostępna w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej: Decyzja derogacyjna Rady UE.

• KSeF według pierwotnych założeń miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r., a dla podatników zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598)

Odroczenie obowiązkowego KSeF

• W styczniu 2024 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło odroczenie obligatoryjnego e-fakturowania w KSeF oraz przeprowadzenie audytu systemu. Zapoznaj się z treścią komunikatu MF.
• W marcu i kwietniu 2024 r. Ministerstwo Finansów przeprowadziło cykl spotkań konsultacyjnych dotyczących funkcjonowania oraz wdrożenia KSeF w modelu obligatoryjnym.
• W kwietniu 2024 r. Ministerstwo Finansów przeprowadziło konsultacje projektu rozwiązań prawnych w zakresie obowiązkowego KSeF. Zapoznaj się z treścią komunikatu MF.
• Pod koniec kwietnia 2024 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło podsumowanie wyników zewnętrznego audytu KSeF oraz podało nową datę uruchomienia obowiązkowego KSeF. Założono dwuetapowe wdrażanie obowiązkowego KSeF: od 1 lutego 2026 r. i 1 kwietnia 2026 r. oraz przeprowadzenie zmian legislacyjnych w dwóch etapach. Zapoznaj się z treścią komunikatu MF.

Odroczenie obowiązkowego KSeF – I etap legislacji

• 10 czerwca 2024 r. została opublikowana ustawa zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja ustawy objęła zmiany w zakresie:
  • określenia nowego terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF - 1  lutego 2026 r.,
  • wprowadzenia terminu dodatkowych odroczeń dotyczących m.in.: sankcji za niedopełnienie obowiązków w KSeF, wymogu płatności z podaniem numeru KSeF (bez MPP) oraz faktur wystawianych z kasy rejestrującej.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852)

Uproszczenia w obowiązkowym KSeF – II etap legislacji

• Na podstawie opublikowanej w dniu 1 września 2025 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wprowadzono m.in. fazowanie terminów wejścia w życie obowiązkowego e-fakturowania w KSeF:
  • od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2025 r. poz. 1203).

Wskazana wyżej ustawa wprowadziła również przepisy liberalizujące obowiązki związane z KSeF. Najważniejsze rozwiązania i odroczenia zostały opisane poniżej.

• Tryb offline24

Jest to rozwiązanie uwzględniające postulaty zgłaszane w toku konsultacji wynikające w szczególności z obaw przedsiębiorców dotyczących trudności z wystawianiem i przesyłaniem e-faktur do systemu, wynikających np. z jakości sieci transmisyjnej. Szczegóły rozwiązania dostępne są w zakładce Tryb offline24.

• Faktury konsumenckie fakultatywnie wystawiane w KSeF

Faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będą mogły być wystawiane w KSeF dobrowolnie. Decyzja o tym czy faktura na rzecz tych osób będzie wystawiona w KSeF zależy od woli wystawcy faktury.

• Uproszczenia dla „wykluczonych cyfrowo”

Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

• Faktury z kas rejestrujących

Do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury. Do końca 2026 r. będzie możliwość wystawiania również paragonów fiskalnych z NIP nabywcy uznawanych za faktury.  

• Numer KSeF w płatnościach

Do końca 2026 r. odroczony będzie obowiązek podawania numeru KSeF faktury podczas płatności pomiędzy podatnikami czynnymi (art. 108g ustawy o podatku od towarów i usług) oraz w ramach MPP.

• Faktury VAT RR

Fakultatywne wystawianie faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w KSeF będzie możliwe od 1 kwietnia 2026 r.

• Załącznik do faktury w KSeF

Od 1 lutego 2026 r. możliwe będzie wystawianie w KSeF faktur z załącznikiem. Wprowadzone zostały odpowiednie regulacje, w tym dotyczące między innymi konieczności wcześniejszego zgłoszenia zamiaru wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem). Aby zapewnić możliwość wystawiania faktur z załącznikiem od 1 lutego 2026 r., podatnicy będą mogli już od 1 stycznia 2026 r. zgłaszać w e-US zamiar wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.

Projektowane akty wykonawcze  

W związku z zakończeniem prac nad ustawą zostały wznowione prace nad aktami wykonawczymi dotyczącymi KSeF, tj.:

• Projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (numer z wykazu 827) jest dostępny na stronie Rządowego Centrum Legislacji,
• Projekt rozporządzenia w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (numer z wykazu 783) jest dostępny na stronie Rządowego Centrum Legislacji,
• Projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (numer z wykazu 826) jest dostępny na stronie Rządowego Centrum Legislacji.

Plan wdrożenia KSeF

W kwietniu 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia obowiązkowego systemu KSeF. Udostępniona została również „mapa drogowa” kolejnych etapów wdrażania obowiązku stosowania KSeF. Więcej informacji w tym zakresie można znaleźć w poniższych komunikatach:

• Komunikat MF z 30 czerwca 2025 r.
• Komunikat MF z 29 sierpnia 2025 r.
• Komunikat MF z 10 września 2025 r. 

Wersja strony 2.0