Zakres obowiązkowego KSeF

Podstawowe informacje w zakresie obowiązkowego KSeF.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:

• Wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
• Nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.

KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdą wystawioną fakturę.

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić się może podatnik albo osoba lub podmiot wskazany przez podatnika. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).

Kto korzysta z KSeF?

Z KSeF mogą korzystać:

• podatnik np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, grupa VAT czy jednostka samorządu terytorialnego,
• podmioty wskazane przez podatnika np. biuro rachunkowe,
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne, niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym

- uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.

Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, chyba, że wartość sprzedaży dokumentowana fakturami za okresy miesięczne nie przekracza kwoty 10 000 zł (brutto), wówczas podatnicy tacy do końca 2026 r. nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych:

1. Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji. Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:

• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
• przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
• na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Ministerstwo Finansów udostępniło objaśnienia podatkowe z 28 stycznia 2026 r., dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji. Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych tj.

• procedura OSS nieunijna,
• procedura importu IOSS,
• procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

W KSeF nie są wystawiane także faktury dokumentujące czynności dokonane przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust.1 ustawy (procedura SME).

3. Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym, w tym między innymi:

• świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami zawierającymi węższy zakres danych niż określony w art. 106e ustawy (zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur),
• świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość m.in. kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego - zawierającymi węższy zakres danych niż określony w art. 106e ustawy (zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur), 
• świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowanych fakturami zawierającymi węższy zakres danych niż określony w art. 106e ustawy (zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur), np. polisy uznane za faktury,
• dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
  • nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP,
  • sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.

4. Zgodnie z przepisami epizodycznymi, zawartymi w ustawie o VAT:

• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł,
• do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne z NIP nabywcy uznane za faktury uproszczone (do 450 zł albo 100 euro).

Jakich dokumentów nie przesyła się do KSeF?

Do KSeF nie przesyła się faktur proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani not obciążeniowych. Z dniem 1 lutego 2026 r. zostają uchylone przepisy dotyczące not korygujących, zatem nie są one wystawiane ani w KSeF ani poza KSeF.

Faktura z załącznikiem

Wychodząc naprzeciw potrzebom rynku, głównie dostawców mediów (energii, gazu), podmiotów świadczących usługi telekomunikacyjne i dostawców paliw wystawiających faktury o złożonych danych w zakresie ceny jednostkowej, miary i ilości od 1 lutego 2026 r., zostaje wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie jest obowiązkowe. Załącznik stanowi integralną część faktury. Mogą się w nim znaleźć obligatoryjne elementy faktury, przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz dane ściśle z nimi związane. W załączniku nie można zamieszczać informacji marketingowych.

Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem jest dostępna po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te podatnicy mogą składać od 1 stycznia 2026 r.

KSeF a PEF

System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej były systemami funkcjonującymi odrębnie.
Natomiast w okresie obligatoryjnego KSeF, co do zasady wszyscy podatnicy VAT są zobowiązani do wystawiania e-faktur. Faktury w relacji B2G (Business to Government) wystawione w PEF, po przesłaniu do KSeF oraz po nadaniu im numeru KSeF, są udostępniane kontrahentowi i uznane za fakturę ustrukturyzowaną

Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA fakultatywnie w KSeF

Od 1 kwietnia 2026 r. wprowadzona zostanie możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF nie będzie obowiązkowe. Jeżeli jednak rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany wystawiać te faktury w KSeF.

Dla faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przewidziana jest odrębna struktura logiczna FA_RR(1).

Wersja strony 2.1