Integratorzy IT

Tak. Obecnie trwają prace nad integracją KSeF i PEF, które od 1 lutego 2026 r. zapewnią przesyłanie faktur PEF do środowiska produkcyjnego KSeF 2.0.

Jeśli podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie online, datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania do KSeF. Faktura jest fakturą ustrukturyzowaną, jeśli jest wystawiona przy użyciu KSeF i został jej nadany numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie. Nadanie numeru KSeF jest jedną z metod potwierdzenia skutecznego przyjęcia faktury do systemu. 
Zgodnie z art. 106nda ust. 16 ustawy za fakturę wystawioną w trybie offline24 uznaje się fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do KSeF jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, wskazana na tej fakturze w polu P_1.
Jeśli podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24 (zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT) datą wystawienia faktury jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT – wskazana w polu P_1. 
Identyczna zasada będzie obowiązywała również w okresie niedostępności KSeF (art. 106nh ustawy) oraz jego awarii (art. 106nf ustawy).
W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, powyższe reguły będzie należało uwzględnić.

Tak. Wizualizacja może być w innym języku, ale musi być zgodna pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) z danymi w pliku XML przesłanym do KSeF.

Nie. Programy mogą generować własny wygląd faktury. Wizualizacja musi odzwierciedlać pod względem merytorycznym dane w KSeF aby nie wprowadzać w błąd co do warunków transakcji, osoby, która taką wizualizację otrzymuje.

System przewiduje dwa tryby:  online i tryb offline. Tryb online to podstawowy tryb i polega na wystawianiu faktur w KSeF w czasie rzeczywistym. 
Tryb offline będzie obejmował w istocie trzy możliwe procedury szczególne:
•    tryb offline24  - możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale musisz ją dosłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. To rozwiązanie można stosować np. w razie chwilowych problemów z internetem (ale również gdy takie ograniczenia nie będą występować)
•    tryb offline -  kiedy Ministerstwo Finansów prowadzi prace serwisowe i system nie działa, faktury można wystawiać offline. Trzeba je dosłać do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy.
•    tryb awaryjny - gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym faktury wystawiasz offline i masz aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby je przesłać do systemu

Każdy tryb ma inne zasady, ale w każdym z nich najważniejsze jest, żeby ostatecznie faktura trafiła do systemu.

Kod QR to specjalny znak graficzny umieszczany na wizualizacji faktury. Pozwala w prosty sposób sprawdzić czy dokument znajduje się w systemie, a po wpisaniu dodatkowych danych pobrać go z KSeF.

Faktury wystawione online i faktury wystawione w trybie offline (już dosłane do KSeF) mają kod QR z napisem w postaci numeru KSeF.

Faktury wystawione offline, ale jeszcze nie dosłane do KSeF, mają dwa kody QR. Pierwszy z napisem „OFFLINE” zapewnia dostęp do tej faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi kod QR z napisem „CERTYFIKAT”, umożliwia weryfikację tożsamości wystawcy. 

Tak. Struktura logiczna FA(3) będzie obowiązywała od 1 lutego 2026 r.

W strukturze logicznej FA(3) nastąpiły zmiany korzystne dla podatników, związane w szczególności z prezentacją terminu płatności, wprowadzeniem nowej roli w Podmiot3 – pracownik (rozwiązanie istotne dla identyfikacji wydatków pracowniczych), zwiększeniem ilości znaków w polu P_7 (nazwa towaru lub usługi), rozwiązaniami dedykowanymi JST i GV czy możliwością dodania załącznika do faktury.

Przesyłana faktura musi być zgodna z obowiązującą strukturą logiczną. W przypadku, gdy faktura będzie zawierała błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte, mimo że dotyczą elementów, których nie wymaga ustawa o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji.
Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

Nieobowiązkowymi węzłami są węzły Rozliczenie, Platnosc, WarunkiTransakcji, Stopka oraz Zalacznik. Przy czym wypełniając węzły dobrowolne, może zachodzić konieczność wypełnienia pól obowiązkowych zawartych w tych węzłach.
Węzeł Zamowienie dotyczy wyłącznie faktur zaliczkowych i ich korekt. W przypadku takich faktur nie wypełnia się węzła FaWiersze.
Pozostałe pola wypełniane są w zależności od wymogów przewidzianych w ustawie dla danego dokumentowanego fakturą przypadku.

Faktura ustrukturyzowana, którą pobierze nabywca ze swojego systemu finansowo-księgowego (za pośrednictwem API) zawiera identyczną treść w porównaniu do faktury przesłanej do KSeF przez sprzedawcę w formacie xml. Przepisy wprowadzające KSeF nie przewidują nowych, dodatkowych obowiązków ewidencyjnych po stronie nabywcy.

Wykorzystanie pola UU_ID lub UU_IDZ jest dobrowolne i umożliwia nadawanie wierszom faktury unikalnych numerów, które może ułatwiać ich identyfikację w wykorzystywanych systemach księgowych oraz pozwala na jednoznaczne wiązanie numerów wierszy faktury pierwotnej z numerami wierszy w fakturach korygujących. Pola przyjmują do 50 znaków.

Obsługa certyfikatów będzie dostępna tylko w API KSeF 2.0. API 1.0 nie przewiduje tej funkcjonalności.

KSeF 2.0 oferuje wiele dodatkowych funkcjonalności, których nie było w KSeF 1.0 (tryb offline24, możliwość wystawiania faktur z załącznikiem, certyfikaty KSeF). W związku z postulatami rynku na okres obligatoryjnego KSeF wprowadzona zostaje także nowa wersja struktury logicznej e-Faktury - FA(3), która została już udostępniona na ePUAP.  Konieczne będzie więc dostosowanie programów do tej wersji struktury. Na podstawie wyników audytu informatycznego Ministerstwo Finansów zdecydowało również o budowie nowej architektury KSeF 2.0. Dokładamy starań aby z perspektywy integratorów nie były to jednak diametralne zmiany. 

Udostępnienie środowiska produkcyjnego KSeF 2.0 nastąpi 1 lutego 2026 r.

Tak, integracja jest niezbędna ponieważ wersja API KSeF 2.0 wprowadza nowe funkcjonalności wcześniej niedostępne w API KSeF 1.0, takie jak np. struktura logiczna faktury w formacie FA(3) z węzłem załącznik, tryby offline24 czy certyfikaty KSeF.

Usługa zgłaszania faktur scamowych oraz ukrywania faktur zostaną udostępnione w kolejnych wersjach systemu już po uruchomieniu nowej wersji produkcyjnej systemu.

Nie, tokeny wygenerowane w KSeF 1.0 nie będą kompatybilne z KSeF 2.0. Możliwość generowania tokenów zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. wraz z uruchomieniem systemu KSeF 2.0.

Nie, skorzystanie z uprawnień nadanych w systemie KSeF 1.0 nie będzie możliwe w KSeF 2.0, za wyjątkiem uprawnień nadanych na podstawie ZAW-FA i tzw. uprawnień „właścicielskich” (przypisanych do NIP domyślnie, systemowo). Od 1 listopada 2025 r. udostępniony zostanie Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), który umożliwi nadawanie uprawnień pracownikom firm zgodnych z nowym modelem uprawnień, z których będzie można skorzystać od 1 lutego 2026 r wraz z uruchomieniem systemu KSeF 2.0.