JDG i MŚP

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.

Możesz korzystać z KSeF przy użyciu:
•    programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API),
•    bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl tj. 
 - dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO); 
 - Aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury)
Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

To zgodny z wzorem plik XML, przesłany do systemu KSeF, któremu został nadany unikalny numer. W KSeF znajdzie ją odbiorca (podatnik posiadający NIP) i tu jest archiwizowana przez 10 lat. Nie wysyła się jej mailem, nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami), nigdy się już nie zniszczy ani nie zginie.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.

Internet jest niezbędny do wystawiania faktur w KSeF. W przypadku niekorzystania z internetu jedną z opcji jest nadanie uprawnień innej osobie do wystawiania faktur np. pracownikowi biura rachunkowego. Obowiązek korzystania z KSeF został odroczony do lutego 2026 r. m.in. w celu stworzenia zaplecza technicznego pozwalającego na korzystanie z KSeF.

Do końca 31 grudnia 2026 r. - do tego czasu możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) i brak obowiązku ich wystawiania w KSeF.

Docelowo tak. Obowiązek stosowania KSeF obejmie kwiaciarkę od 1 stycznia 2027 r.  
Do końca 2026 roku mali przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF o ile łączna wartość sprzedaży na fakturach nie przekracza w miesiącu 10 000 zł.

•    Przeprowadziliśmy jedne z najszerszych konsultacji społecznych w historii administracji, w których w sumie wzięło udział 10 tys. przedsiębiorców
•    W toku weryfikacji założeń biznesowych i technicznych projektu, uwzględniliśmy kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF.
•    Na tej podstawie stworzyliśmy projekt ustawy przekazany do uzgodnień zewnętrznych i konsultacji publicznych.

W KSeF faktury można wystawiać w trybie online (w czasie rzeczywistym) albo w trybie offline (faktura wystawiona poza KSeF z późniejszym dosłaniem jej do KSeF). Tryby offline (offline24, offline-niedostępność KSeF, tryb awaryjny) wymagają przekazania faktury do KSeF w określonym terminie oraz jej oznaczenia dwoma kodami QR w przypadku jej przekazania nabywcy poza systemem, przy czym do wygenerowania drugiego kodu konieczny będzie wygenerowany wcześniej certyfikat KSeF (typu 2). Certyfikat KSeF (typu 1) jest również jedną z metod  uwierzytelnienia się w systemie.

Wystawianie  faktur na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które dotyczą zakupu towarów lub usług na użytek prywatny (czyli stanowiące w istocie transakcję B2C), będzie w KSeF dobrowolne. 

Forma prawna nie ma znaczenia. Co do zasady każdy podatnik (czynny i zwolniony), który ma obowiązek wystawienia faktury, będzie wystawiał ją w KSeF — zgodnie z etapami: 1.02.2026 r. (duże podmioty) i 1.04.2026 r. (reszta). Obowiązek otrzymywania faktur w KSeF będzie istniał od 1.02.2026 r.

Wystawiasz ją w KSeF, a następnie przekazujesz nabywcy w ustalony sposób (np. PDF). Taka faktura ma kod QR z numerem KSeF, dzięki któremu łatwo ją zweryfikować.

Nie. W KSeF nie jest wymagana akceptacja faktur przez odbiorcę. Faktura jest uznana za otrzymaną w momencie, gdy system nada jej numer. Nie trzeba już dodatkowo czekać na potwierdzenie od kontrahenta. Tylko w niektórych szczególnych przypadkach (np. przy fakturach dla konsumentów albo dla zagranicznych odbiorców) sprzedawca i nabywca muszą ustalić sposób przekazania faktury (np. PDF-em).

Nie ma ograniczenia. Można wystawiać tyle korekt, ile jest konieczne do wystawienia finalnie  prawidłowej faktury.

Aktualnie nie jest planowane wprowadzenie takiej funkcjonalności.
Biorąc pod uwagę, że Wykaz Podatników VAT zawiera wyłącznie dane podatników zarejestrowanych do VAT jako podatnicy VAT czynni lub jako podatnicy VAT zwolnieni (brak podatników zwolnionych, którzy nie zarejestrowali się jako podatnicy VAT zwolnieni), takie podejście nie pozwoliłoby na realizację celu związanego z identyfikacją statusu wszystkich podmiotów objętych KSeF.

Nie. Ministerstwo Finansów zapewnia bezpłatne narzędzia – Aplikację Podatnika KSeF, dostępną w wersji online (wersja testowa dostępna będzie od 3 listopada 2025 r.) i Aplikację Mobilną KSeF (od 01 lutego 2026 r.).

Nie, KSeF nie wysyła powiadomień. Twoje oprogramowanie (program księgowy, aplikacja) musi regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury. MF udostępnia Aplikację Podatnika KSeF (w wersji online) oraz  Aplikację Mobilną KSeF (do pobrania na smartfon) do której możesz się zalogować i sprawdzić wszystkie faktury wystawione dla Ciebie.

System przewiduje dwa tryby:  online i tryb offline. Tryb online to podstawowy tryb i polega na wystawianiu faktur w KSeF w czasie rzeczywistym. 
Tryb offline będzie obejmował w istocie trzy możliwe procedury szczególne:
•    tryb offline24  - możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale musisz ją dosłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. To rozwiązanie można stosować np. w razie chwilowych problemów z internetem (ale również gdy takie ograniczenia nie będą występować)
•    tryb offline -  kiedy Ministerstwo Finansów prowadzi prace serwisowe i system nie działa, faktury można wystawiać offline. Trzeba je dosłać do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy.
•    tryb awaryjny - gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym faktury wystawiasz offline i masz aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby je przesłać do systemu

Każdy tryb ma inne zasady, ale w każdym z nich najważniejsze jest, żeby ostatecznie faktura trafiła do systemu.

Kod QR to specjalny znak graficzny umieszczany na wizualizacji faktury. Pozwala w prosty sposób sprawdzić czy dokument znajduje się w systemie, a po wpisaniu dodatkowych danych pobrać go z KSeF.

Faktury wystawione online i faktury wystawione w trybie offline (już dosłane do KSeF) mają kod QR z napisem w postaci numeru KSeF.

Faktury wystawione offline, ale jeszcze nie dosłane do KSeF, mają dwa kody QR. Pierwszy z napisem „OFFLINE” zapewnia dostęp do tej faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi kod QR z napisem „CERTYFIKAT”, umożliwia weryfikację tożsamości wystawcy. 

Tak, przepis dodawanego art. 108g ustawy o VAT będzie stosowany do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r. W tym samym terminie zacznie obowiązywać znowelizowany art. 108a ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT, wprowadzający obowiązkowe zamieszczenie numeru KSeF w przelewie w zakresie faktur, których płatność regulowana jest w mechanizmie podzielonej płatności (kwoty VAT wpłacane na odrębny rachunek techniczny podatnika).

Trzeba nadać tej osobie dedykowane uprawnienie do wystawiania faktur. Zrobisz to w:
• Aplikacji Podatnika KSeF - narzędziu dostepnym w wersji online, udostępnionym przez MF albo
• w programie komercyjnym zintegrowanym z KSeF (przez API).
Po nadaniu uprawnienia wskazana osoba będzie mogła wystawiać faktury w Twoim imieniu.

Nie musisz. Możesz nadać uprawnienie całemu podmiotowi (biuru). W okresie obowiązkowego KSeF możesz zaznaczyć opcję, że ten podmiot może delegować uprawnienia swoim pracownikom. Wtedy to biuro wskaże osoby, które w praktyce będą wystawiać Twoje faktury.

Nie. Sam PESEL nie wystarczy. Żeby się zalogować, potrzebny jest Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, token albo certyfikat KSeF. Bez tego nikt nie będzie w stanie uwierzytelnić się w systemie w Twoim imieniu.

Tak. Od 1 kwietnia 2026 r. planowane jest umożliwienie logowania do KSeF przez węzeł krajowy, czyli także przez aplikację mObywatel.

Certyfikat KSeF posiada dwie kluczowe funkcjonalności. Certyfikat KSeF służy do uwierzytelniania się w systemie (certyfikat typu 1). Certyfikat KSeF (typu 2) będzie natomiast wymagany przy wystawianiu faktur w trybie szczególnym offline (offline24, offline - niedostępność KSeF w związku z trwającymi pracami serwisowymi i w trybie awaryjnym, gdy system nie działa). Certyfikat KSeF typu 2 umożliwi opatrzenie faktury wystawionej offline, przekazywanej nabywcy poza KSeF (w ustawowo określonych sytuacjach), kodem QR umożliwiającym weryfikację tożsamości wystawcy faktury.

Certyfikat może być wydany:
osobie fizycznej – identyfikowanej po NIP (np. JDG) lub po PESEL (jeśli ma jakiekolwiek uprawnienia w KSeF),
spółce lub innej firmie z NIP niebędacej osobą fizyczną – po uwierzytelnieniu się pieczęcią kwalifikowaną.
W przypadku osoby/podmiotu uwierzytelniającego się za pomocą kwalifikowanego podpisu/kwalifikowanej pieczęci elektronicznej bez identyfikatora NIP i PESEL  certyfikat może być wydany na tzw. dane unikalne powiązane z certyfikatem (tzw. odcisk palca podpisu) użytym do uwierzytelnienia.