Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST)

KSeF nie zmienia zasad ewidencjonowania oraz sprawozdawczości JST, w przypadku np. zakładów budżetowych.
Faktura powinna zawierać dane podmiotu faktycznie realizującego zadanie, co jest możliwe dzięki wprowadzeniu w strukturze FA(3) w elemencie Podmiot2 obowiązkowego pola JST. W przypadku wskazania w Podmiot2, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST (wartość „1” w polu JST) należy wypełnić dodatkowo dane tej jednostki podrzędnej JST w Podmiot3 (w tym NIP, dane adresowe (nieobowiązkowo) i rolę podmiotu związanego z fakturą. Dzięki temu dostęp do faktur w KSeF zostanie zapewniony także jednostkom podrzędnym JST.

KSeF nie zmienia zasad rozliczeń kosztów dla celów CIT. Struktura FA(3) została dostosowana dla JST w taki sposób aby zapewnić dostęp do faktur jednostkom podrzędnym JST. W elemencie Podmiot2 występuje obowiązkowe pole JST. W przypadku wskazania w Podmiot2, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST (wartość „1” w polu JST) należy wypełnić dodatkowo dane tej jednostki podrzędnej JST w Podmiot3 (w tym NIP, dane adresowe (nieobowiązkowo) i rolę podmiotu związanego z fakturą.

KSeF nie zmienia zasad odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ministerstwo Finansów zachęca, aby w programach komercyjnych zintegrowanych z API KSeF 2.0 zostały wprowadzone mechanizmy sugerujące konieczność wypełnienia sekcji Podmiot3, w przypadku, gdy w sekcji Podmiot2 wskazano, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST.

KSeF nie zmienia zasad rozliczeń, płatności jednostek podrzędnych JST. Struktura FA(3) została dostosowana dla JST w taki sposób aby zapewnić dostęp do faktur jednostkom podrzędnym JST. W elemencie Podmiot2 występuje obowiązkowe pole JST. W przypadku wskazania w Podmiot2, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST (wartość „1” w polu JST) należy wypełnić dodatkowo dane tej jednostki podrzędnej JST w Podmiot3 (w tym NIP, dane adresowe (nieobowiązkowo) i rolę podmiotu związanego z fakturą.

Ta kwestia została już omówiona przy pytaniu nr 4 - obowiązuje tutaj ta sama odpowiedź.

Ta kwestia została już omówiona przy pytaniu nr 3 - obowiązuje tutaj ta sama odpowiedź.

Powyższa sytuacja nie oznacza likwidacji autonomiczności planu finansowego jednostki budżetowej. KSeF przewiduje bowiem odpowiednie rozwiązania dla JST (opisane szczegółowo w ramach odpowiedzi na poprzednie pytania).

Wystawienie faktury dla osoby, która prowadzi działalność nierejestrowaną, ale nie posiada NIP będzie odbywać się w KSeF ponieważ nabywca ten jest podatnikiem w rozumieniu ustawy o VAT. W KSeF możliwe jest wystawienie faktury na rzecz nabywcy, który nie posiada identyfikatora podatkowego NIP – wówczas w Podmiot2 (dane nabywcy) podaje się wartość „1” w polu BrakID.

KSeF nie zmienia zasad refundacji zakupu okularów. Jeśli pracownik brał fakturę imienną to powinien taką wziąć od sprzedawcy. Sprzedawca może, ale nie musi wystawiać takiej faktury w KSeF. Jeżeli sprzedawca wystawi taką fakturę w KSeF, wówczas wyda ją nabywcy w sposób uzgodniony, opatrzoną kodem QR z numerem KSeF. W przypadku, gdy wystawca zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24, może wydać tę fakturę konsumentowi przed jej przesłaniem do KSeF (art. 106nda), w takim przypadku wydaje tę fakturę konsumentowi także w sposób z nim uzgodniony, opatrzoną dwoma kodami z napisem OFFLINE i CERTYFIKAT.

Faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne w ramach samofakturowania z polskim sprzedawcą nie są objęte obowiązkowym KSeF. Fakturę w KSeF nabywca UE może jednak wystawić dobrowolnie w przypadku Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów (WDT), po nadaniu mu uprawnienia do samofakturowania w imieniu polskiego przedsiębiorcy i pod warunkiem, że nabywca posługuje się numerem VAT UE nadanym na cele transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W przypadku błędu w fakturze ustrukturyzowanej np. w adresie sprzedawcy lub nabywcy, należy wystawić fakturę korygującą. KSeF nie wpływa na zasady księgowania faktur. W przypadku JPK_VAT nie ma pola adresowego w ewidencji.

Czynności zwolnione z VAT są dokumentowane fakturą wystawianą na żądanie nabywcy, a nie rachunkiem. Wystawca może zdecydować o udokumentowaniu czynności zwolnionej z VAT w przypadku braku żądania wystawienia faktury. W takim jednak przypadku należy także wystawić fakturę, nie rachunek. Taka faktura będzie wystawiana w KSeF.

Dla oceny czy wykonywane przez zleceniobiorcę czynności podlegają ustawie o VAT wymagana jest ocena konkretnego stanu faktycznego w kontekście art. 15 ust. 3 ustawy o VAT. Jeżeli zleceniobiorca wykonuje czynności podlagające ustawie o VAT, to jeśli jest podatnikiem VAT czynnym – będzie wystawiał fakturę, a jeśli jest podatnikiem zwolnionym – będzie wystawiał fakturę (ewentualnie fakturę uproszczoną na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur) na żądanie nabywcy. Tego typu dokumenty są wystawiane w KSeF (w zależności od przypadku od 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.).

W KSeF nie ma technicznej możliwości wystawienia faktury bez NIP sprzedawcy. Osoba, która będzie zobowiązana do wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF powinna złożyć we właściwym urzędzie skarbowym VAT-R oraz zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 w celu nadania numeru NIP. Jeśli wartość sprzedaży wraz z podatkiem dokumentowana fakturami u takiego podmiotu nie przekracza kwoty 10 tys. zł w danym miesiącu, to do końca 2026 r. podmioty te nie będą obowiązane do wystawiania tych faktur w KSeF.

Do końca 2026 r. podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w miesiącu jest mniejsza lub równa 10 tys. zł brutto.

Należy jednak zaznaczyć, że limit 10 tys. zł nie dotyczy danej jednostki podrzędnej JST, lecz podatnika (JST).

Jeżeli JST nie korzysta z modelu uprawnień im przeznaczonego, to, tak jak inni podatnicy, może wygenerować dla swoich jednostek podległych identyfikatory wewnętrzne. Szczegóły dotyczące modelu uprawnień dot. IDWew znajdują się w Podręczniku KSeF 2.0.

JST może korzystać z modelu uprawnień przeznaczonego JST (pamiętając o zgłoszeniu jednostek podrzędnych w NIP-2) lub z modelu uprawnień wykorzystującego IDWew. W przypadku korzystania z modelu wykorzystującego IDWew należy posługiwać się identyfikatorem wewnętrznym jednostki podrzędnej, a nie jej NIP.

W opisanej sytuacji każda osoba uprawniona (zarówno zgłoszona na ZAW-FA jak i kolejna osoba) posługuje się osobistym narzędziem autoryzacji. Może to być np. Podpis Zaufany.

Osoba fizyczna wskazana w ZAW-FA może wygenerować certyfikat KSeF wyłącznie dla siebie (na swój identyfikator jako osoby fizycznej). Certyfikatu wydanego na osobę fizyczną nie należy udostępniać innym osobom lub podmiotom. Osoba wskazana w ZAW-FA nie może wygenerować certyfikatu podmiotu (z NIP tego podmiotu).

Może to być dowolna osoba. Wskazanie tej osoby leży wyłącznie w gestii podmiotu zgłaszającego.

Każda faktura (inna niż konsumencka) powinna być wystawiona w KSeF.

Rada Rodziców nie może być nabywcą na fakturze. Jeżeli zakup jest realizowany na rzecz konkretnej osoby fizycznej (rodzica) to nie jest on objęty obowiązkowym KSeF. Jeżeli natomiast nabywcą jest JST to faktura powinna zostać wystawiona w KSeF.

Decyzja w powyższej kwestii należy do danej jednostki.

Nie, w zawiadomieniu ZAW-FA podatnik/podmiot niebędący osobą fizyczną (JST) można wskazać tylko jedną osobę. Dalsze uprawnienia ta osoba nadaje już elektronicznie w systemie KSeF. Wskazanie kolejnej osoby na ZAW-FA, będzie oznaczało odwołanie uprawnień nadanych poprzez ZAW-FA dla pierwszej osoby.

W zawiadomieniu ZAW-FA podatnik/podmiot niebędący osobą fizyczną może wskazać tylko jedną osobę fizyczną.

Wystawianie w KSeF faktur na rzecz konsumentów nie jest obowiązkowe. Jeżeli jednak podatnik wyraża taką chęć to może taką fakturę wystawić w KSeF (w tym fakturę do paragonu).

Co do zasady - tak, przy założeniu, że zakup służy działalności opodatkowanej.

Prawo do odliczenia zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zgodnie z ogólną zasadą fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia numeru KSeF.

Tak, w bezpłatnych narzędziach udostępnianych przez MF (np. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0) możliwe jest zwizualizowanie faktury a następnie jej wydrukowanie.

W związku brakiem konieczności wystawiania ww. faktur w KSeF, będą one mogły być nadal wystawione papierowo lub elektronicznie (np. wysłane mailem), bez kodu QR.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r., w niektórych przypadkach nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Dotyczy to usług zwolnionych z podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT, gdy są dokumentowane fakturami zawierającymi węższy zakres danych niż określony w art. 106e ustawy o VAT, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 106o.

Jeżeli polisa spełnia warunki do uznania za fakturę uproszczoną na podstawie ww. rozporządzenia, to nie będzie wystawiana w KSeF.

Ze stanu faktycznego wynika, że nabywcą jest stowarzyszenie posiadające NIP, natomiast osoba fizyczna występuje w roli dodatkowego podmiotu na fakturze (odbiorcy).

Faktura wystawiona w KSeF, w której wskazano NIP nabywcy (we wskazanym przypadku stowarzyszenia) będzie dostępna w systemie zarówno po stronie sprzedawcy jak i nabywcy – wystarczy zalogować się do systemu.  Jeżeli nabywca (stowarzyszenie) występuje jednocześnie w roli płatnika, to można wskazać jego dane również w polu Podmiot3 wskazując tę rolę.

Jeżeli dodatkowo w polu Podmiot3 w fakturze zostaną wskazane dane osoby prywatnej (nieposiadającej identyfikatora podatkowego NIP), to ta osoba nie ma możliwości pobrania faktury bezpośrednio z KSeF. Niemniej nie ma przeszkód aby sprzedawca po przesłaniu faktury do KSeF wydał ją osobie fizycznej poza systemem pod warunkiem, że będzie opatrzona kodem  QR z oznaczeniem numeru KSeF.

Przepisy nie nakładają wymogu, wskazującego, że jeśli podatnik zdecyduje się wystawiać faktury konsumenckie w KSeF to musi już wystawiać w nim wszystkie tego typu faktury.

W związku brakiem konieczności wystawiania ww. faktur w KSeF, będą one mogły być nadal wystawione papierowo lub elektronicznie (np. wysłane mailem).

Jeżeli podatnik posiada pieczęć kwalifikowaną to nie zachodzi potrzeba składania zawiadomienia ZAW-FA.

Podpis kwalifikowany i pieczęć kwalifikowana to dwa różne narzędzia autoryzujące. Pieczęć kwalifikowana przeznaczona jest dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną. Natomiast kwalifikowany podpis wydawany jest zawsze indywidualnie na rzecz konkretnej osoby fizycznej.

Możliwe jest logowanie przy użyciu bezpłatnego narzędzia jakim jest Profil Zaufany lub za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Nie. Zawiadomienie ZAW-FA składa się jedno (na jedną, konkretną osobę fizyczną). Wskazana w ZAW-FA osoba fizyczna może ustanowić kolejnych administratorów (dowolną ich liczbę w zależności od potrzeb firmy oraz stanu faktycznego) - elektronicznie.

Kluczowe jest aby w KSeF pracowała prawidłowo uwierzytelniona osoba posiadająca właściwe uprawnienia. Decyzje personalne kto będzie uwierzytelniał się za pomocą posiadanej pieczęci kwalifikowanej lub komu zostaną nadane uprawnienia administratora, leży w kompetencji danego podatnika.

W przypadku posługiwania się elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną użytkownik może działać w systemie jak sam właściciel (podatnik).

W KSeF nie ma loginów. Każdorazowe wejście do KSeF wymaga uwierzytelnienia w systemie. W celu automatyzacji procesu możliwe jest wykorzystanie również do uwierzytelnienia Tokenów oraz Certyfikatów KSeF.

KSeF nie jest systemem służącym do dokonywania płatności za faktury.

KSeF służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur. System umożliwia zawarcie w treści faktury informacji o płatności za fakturę, w tym o płatności częściowej.

Z formalnego punktu widzenia dokumentem jest format xml faktury. Zgodnie jednak z art. 106gb ust. 5 ustawy podatnik może użyć faktury poza KSeF pod warunkiem opatrzenia jej kodem umożliwiającym weryfikację danych w niej zawartych.  

Tak użyta poza KSeF faktura może być dokumentem księgowym, pod warunkiem, że zostanie opatrzona kodem QR z numerem KSeF, który to kod zapewni weryfikację danych w tej wizualizacji z plikiem źródłowym faktury zawartym w KSeF. 

Wszystko zależy od rozwiązań przyjętych przez dostawcę systemu. Nie jest wykluczone automatyczne pobieranie UPO. Pobieranie i archiwizowanie UPO nie jest jednak konieczne. Fakt nadania fakturze numeru KSeF jest równoznaczny z jej prawidłowym przetworzeniem. 

Tak. Nie ma przeciwskazań aby pomocniczo do takich celów wykorzystywać wizualizację faktury opatrzoną kodem QR z numerem KSeF. 

Nie. Podatnicy identyfikowani na fakturach za pomocą numeru NIP będą mieli dostęp do swoich faktur zakupowych i sprzedażowych po zalogowaniu w KSeF. Dotyczy to również faktur wystawianych w trybie offline po ich dosłaniu. Odczyt QR jest niezbędny jeśli zaistnieje potrzeba zweryfikowania bez autoryzowania się w KSeF czy dana wizualizacja faktury dotyczy faktury istniejącej w KSeF oraz dodatkowo w przypadku faktury wystawionej w trybie offline czy wystawca był do tego uprawniony. W celu dokonania takich weryfikacji wystarczające jest skorzystanie ze smartfona. 

Nie. W celu autoryzacji w KSeF uprawniona osoba fizyczna może użyć elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Po autoryzacji jedną z tych metod może wygenerować certyfikat KSeF lub token, które mogą być wykorzystywane do autoryzacji w programach komercyjnych zintegrowanych z KSeF, jeśli ich autor zaimplementował taką funkcjonalność. 

Jeśli w momencie odbierania jednemu administratorowi uprawnień istnieje duga osoba o uprawnieniach administracyjnych, to nie jest konieczne składanie ZAW-FA w celu odebrania uprawnień.  

Wystarczające jest odebranie ich przez drugiego administratora za pośrednictwem KSeF (elektronicznie). 

Nie. W rozumieniu ustawy o VAT „proforma” nie jest fakturą. Wystawianie tego typu dokumentów nie będzie odbywać się w KSeF. 

Nie. Na nabywcy nie ciążą takie obowiązki. W szczególności nie jest to warunkiem korzystania z prawa do odliczenia.

Do 31 grudnia 2026 r. możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) i brak jest obowiązku ich wystawiania w KSeF. 

KSeF nie likwiduje not księgowych. Mogą one dalej funkcjonować, ale nie będą wystawiane w KSeF. 

Zakładając, że pytanie dotyczy JST oraz jej jednostek podległych – Ministerstwo Finansów rekomenduje stosowanie modelu uprawnień dedykowanego JST, który uwzględnia złożoną strukturę wewnętrzną tych podmiotów (ich jednostki podległe).

W przypadku gdy zakupu będzie dokonywała JST, na cele jednostki podległej, wówczas w danych Podmiot2 (nabywca) poda dane JST wraz ze znacznikiem „1” w polu JST (wskazującym, że nabycie dotyczy jej jednostki podległej). Dane jednostki podległej, wraz z jej NIP podaje się w Podmiot3. Przy zastosowaniu  tego modelu uprawnień osoby fizyczne uprawnione w ramach jednostki podległej do dostępu do faktur, po uwierzytelnieniu się w KSeF będą mogły odebrać te faktury.

W związku brakiem konieczności wystawiania ww. faktur w KSeF, będą one mogły być nadal wystawione papierowo lub elektronicznie (np. wysłane mailem). 

Tak, można upoważnić więcej niż jedna osobę do wystawiania i odbierania faktur (za wyjątkiem zawiadomienia ZAW-FA, w którym upoważnia się tylko jedną osobę fizyczną).

Organizacja pracy w CUW należy do decyzji tego podmiotu. Jeśli jest wiele podmiotów warto upoważnić do odbioru faktur kilka osób albo zdecydować, które osoby dokonują odbioru faktur dla poszczególnych jednostek.

Zarówno przed 1 lutego 2026 r. jak i po tej dacie wystawianie faktur B2C (na rzecz osób prywatnych – konsumentów) będzie odbywało się na żądanie konsumenta. Tego typu faktur nie trzeba wystawiać w KSeF, ale sprzedawca może taką fakturę przesłać do KSeF dobrowolnie.

KSeF nie zmienił dotychczasowych zasad podatkowych oraz zasad związanych z wystawianiem not księgowych. Noty księgowe nie będą wystawiane w KSeF.

Tak, do końca 31 grudnia 2026 r. - do tego czasu możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) i brak obowiązku ich wystawiania w KSeF.

KSeF nie ingeruje w sposób księgowania faktur w systemach.

Należy jednak zwrócić uwagę, że struktura e-Faktury nie przewiduje pola dedykowanego wskazaniu numeru PESEL.

Dla transakcji B2C co do zasady wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. W takim przypadku faktury należy księgować na zasadach dotychczasowych.

Aby jednostka podrzędna JST mogła pobrać faktury zakupowe JST, które dotyczą tej jednostki podrzędnej na fakturze powinien znaleźć się generalnie ich NIP. Warunkiem skutecznego działania uprawnień w tym zakresie jest wskazanie identyfikatorów podatkowych NIP jednostek podrzędnych  w formularzu NIP-2 złożonym przez JST.

W przypadku jednostek, które nie posiadają NIP możliwe jest skorzystanie z modelu uprawnień wykorzystującego identyfikator wewnętrzny danej jednostki podległej JST (złożony z NIP JST oraz dodatkowo 5 cyfr).

W modelu uprawnień dedykowanemu JST, JST lub osoba zarządzająca uprawnieniami w jej imieniu nada najpierw uprawnienia tzw. administratorowi jednostki podrzędnej JST. Administrator następnie będzie nadawał uprawnienia kolejnym osobom fizycznym lub podmiotom np. do wystawiania i/lub odbierania faktur.

Wystawianie w KSeF faktur na rzecz konsumentów nie jest obowiązkowe.

Jeżeli jednak sprzedawca zdecyduje się na dobrowolne wystawienie takiej faktury w systemie, to przekaże ją nabywcy w uzgodniony z nim sposób np. w postaci wydruku lub jako plik pdf wysłany w wiadomości e-mail, opatrzony dodatkowo kodem QR z oznaczeniem numeru KSeF.

Jeżeli natomiast sprzedawca nie zdecyduje się na wystawienie faktury w KSeF, to wystawi ją w sposób papierowy lub elektroniczny. Konsument otrzyma więc fakturę w dotychczasowy sposób. 

Jednostka budżetowa korzystająca ze zwolnienia VAT w przypadku wystawienia faktury na rzecz podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, będzie zobligowana wystawić tą fakturę przy użyciu KSeF. Jednakże w zakresie KSeF należy zwrócić uwagę na regulacje:

1. art. 145m  ustawy o VAT, gdzie w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł,
2. § 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, gdzie obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie powstanie w przypadku świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy, udokumentowanych fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 106o ustawy.

Odnosząc się do wystawiania faktur zaliczkowych i końcowych, w myśl art. 106f ust. 3 ustawy VAT w przypadku, gdy faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności (tj. faktura zaliczkowa), nie obejmuje całej zapłaty, na fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi (tj. na fakturze rozliczającej), należy zawrzeć:

1. numery KSeF faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (tj. numer KSeF faktur zaliczkowych), natomiast
2. w przypadku faktur zaliczkowych innych niż e-Faktury, powinna ona zawierać numery tych faktur nadane przez podatnika.

Natomiast, zgodnie z art. 106f ust. 4 ustawy VAT  w przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty (tj. więcej niż jedną fakturę zaliczkową), a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur zaliczkowych powinna zawierać również:

1. numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych lub
2. numery poprzednich faktur, nadane przez podatnika – w przypadku faktur innych niż e-Faktury.

Numery KSeF faktur zaliczkowych (zarówno w przypadku wystawienia faktury rozliczającej jak i ostatniej z faktur zaliczkowych, podaje się w części FakturaZaliczkowa struktury FA(3). Element FakturaZaliczkowa może wystąpić w fakturze do 100 razy.

W przypadku wykonywania czynności niepodlegających VAT, formą ich dokumentowania jest rachunek wystawiony na podstawie art. 87 ustawy Ordynacja podatkowa. Taki rodzaj dokumentów nie jest wystawiany w KSeF.

Z uwagi na cel wprowadzenia KSeF nie ma przeszkód, aby takie czynności odbywały się w sposób elektroniczny. 

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, adresem jest co do zasady adres miejsca zamieszkania, natomiast w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi np. spółek – adres siedziby. Należy zapewnić, żeby nazwy i adresy podmiotów zgodne były z danymi rejestrów publicznych. Ułatwia to ich identyfikację i przyśpiesza procesy towarzyszące fakturowaniu.

KSeF nie reguluje zasad numerowania faktur sprzedawcy. W zakresie tym powinna pozostać jednolitość, żeby zachować wymaganą przepisami ciągłość i chronologię dokumentowania sprzedaży. Dla celów KSeF system ten posiada funkcjonalność oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem KSeF przydzielonym w tym systemie. Jednakże nie należy utożsamiać numeru KSeF z numerowaniem faktur przez podatnika.

W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:

• faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,
• paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy VAT.

Po tym okresie wszystkie faktury będą wystawiane przy użyciu KSeF. 

Ministerstwo Finansów nie jest właścicielem systemu EZD.

KSeF wprowadza zasadę wystawiania i otrzymywania faktur przy użyciu KSeF. Ochotnicza straż pożarna, wskazując NIP do faktury powinna więc otrzymywać te faktury w KSeF. W celu ich odbierania należy uzyskać dostęp do KSeF, składając formularz ZAW-FA. W celu korzystania z KSeF dostępne są bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 oraz Aplikacja mobilna KSeF 2.0.

Szczegóły dostępne na stronie www.ksef.podatki.gov.pl

Ponadto, do końca 2026 r. mogą być wystawiane poza KSeF paragony z NIP uznane za faktury do kwoty 450 zł oraz faktury z pełnym zakresem danych, bez względu na kwotę „pełne” wystawiane z kas rejestrujących. W tych przypadkach podatnik nie ma obowiązku wystawiania do końca 2026 r. faktur np. za paliwo w KSeF.

Faktury przesyłane do KSeF nie są podpisywane. KSeF działa na zasadzie uwierzytelnienia i autoryzacji. Kluczowe jest więc, aby sprzedawca zalogował się do systemu (np. za pośrednictwem login.gov.pl  wykorzystując m.in. aplikację mObywatel, bankowość elektroniczną, e-dowód lub Profil Zaufany, lub za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego lub pieczęcią kwalifikowaną – w zależności od formy prawnej). Jeżeli fakturę wystawia w imieniu sprzedawcy osoba trzecia – to powinna ona mieć również nadane uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu danego podatnika.

Tak. Faktura wystawiona przy użyciu KSeF stanowi plik w formacie XML. Może być użyta poza KSeF w innym formacie, np. pdf. W takim przypadku należy opatrzeć ją kodem QR wraz z numerem KSeF (system wykona to automatycznie) umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Refakturowanie dokumentuje świadczenie usług, a więc podatnik wystawiając fakturę z tego tytułu będzie wystawiał ją przy użyciu KSeF. 

Po wdrożeniu obowiązkowego KSeF pracownik dokonujący zakupu w imieniu pracodawcy będzie mógł otrzymać fakturę poza systemem (po nadaniu jej numeru KSeF) oznaczoną kodem QR. Jeżeli numer KSeF nie zostanie jeszcze nadany, wówczas sprzedawca może wydać nabywcy tzw. potwierdzenie transakcji oznaczone dwoma kodami QR.

Istnieje możliwość zamieszczenia w treści faktury danych pracownika w elemencie Podmiot3 wraz z rolą 11 – Pracownik. 

System KSeF zapewnia wystawianie faktur korygujących, w tym korekty faktury z ubiegłego roku, tj. 2025 r. Korekta ta powinna być wystawiona przez sprzedawcę. Z chwilą obowiązywania KSeF nabywca nie będzie mógł wystawiać not korygujących. 

Tak, struktura logiczna e-Faktury FA(3) zawiera element Platnosc, w którym można podać m.in. informację, że faktura została zapłacona oraz jaka była forma zapłaty. 

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie i nie występuje obowiązek ich drukowania. Jedną z funkcjonalności KSeF jest przechowywanie faktur ustrukturyzowanych przez okres 10 lat.

Każdy podmiot posiadający NIP ma dostęp do KSeF. Sprzedawca nie ma możliwości indywidualnego sprawdzenia na poziomie systemu czy dany kontrahent ma dostęp do KSeF. 

Dla podmiotów niebędących podatnikami VAT i wystawiającymi rachunki nie ma zastosowania KSeF. W opisanym zakresie podmioty te nie będą obowiązane wystawiać faktur przy użyciu KSeF.

Podmioty dokonujące czynności niepodlegające VAT wystawiają rachunki i w takim przypadku KSeF ich nie dotyczy. Wykonując czynności podlegające opodatkowaniu VAT, należy stosować przepisy KSeF.

Nie. Gmina nie ustanawia administratora jednostki podrzędnej w zawiadomieniu ZAW-FA. Gminna ustanawia administratora danej jednostki podrzędnej - elektronicznie.

Gmina, która nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej składa ZAW-FA wyłącznie dla osoby fizycznej, która będzie dokonywać czynności KSeF w imieniu gminy (a nie danej jednostki podrzędnej).

W zakresie transakcji B2C nie ma obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF. Na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, można wystawić faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Przepisy podatkowe nie zobowiązują podatników do przechowywania UPO. Sposób i forma przechowywania UPO wynika z rozwiązań przyjętych przez użytkowników. UPO można pobrać w dowolnym momencie posiadając właściwe uprawnienia np. w  Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Faktury są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Zatem jeśli okres amortyzacji jest krótszy, nie ma konieczności przechowywania danej faktury poza KSeF. Jeśli okres amortyzacji jest dłuższy niż dziesięcioletni okres przechowywania faktur w KSeF, podatnik powinien przechowywać fakturę poza KSeF do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Nie. Rozliczenia między jednostkami podrzędnymi danej gminy jako czynności niestanowiące na gruncie przepisów ustawy o VAT odpłatnej dostawy towarów lub świadczenia usług nie podlegają fakturowaniu. Noty księgowe nie będą wystawiane w KSeF. 

W zakresie regulacji VAT dane identyfikujące podmiot będący nabywcą, powinny być wykazane na fakturze (element obligatoryjny faktury). W zakresie KSeF wystawiając fakturę, dane nabywcy wykazuje się w polu Podmiot 1, natomiast dane dotyczące pracownika można wykazać w polu Podmiot3.

Jeśli pracownicy szkoły mają mieć dostęp do faktur dotyczących tej szkoły, a nie do wszystkich faktur gminy wówczas w KSeF w kontekście NIP gminy powinien zostać wyznaczony administrator jednostki podrzędnej JST – tj. szkoły. Następnie administrator może zalogować się do KSeF w kontekście identyfikatora podatkowego NIP szkoły i wyznaczyć kolejne osoby fizyczne uprawnione do przeglądania faktur. Osoby te po zalogowaniu się do KSeF - w kontekście NIP szkoły - będą mogły przeglądać faktury, w których wystąpił NIP szkoły w danych podmiotu trzeciego.

W ten sam sposób mogą przez administratora zostać uprawnione osoby w CUM np. jeśli nie mają dostępu do wszystkich faktur gminy nadanego w kontekście NIP gminy.

Jeśli pracownicy CUM otrzymają uprawnienie do wystawiania faktur w kontekście danej szkoły wówczas będą mogli wystawiać faktury sprzedażowe gminy pod warunkiem, że dane szkoły znajdą się dodatkowo na fakturze w danych podmiotu trzeciego. Pracownicy CUM mogą także otrzymać stosowne uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur w kontekście gminy. Mogą wówczas wystawiać i przeglądać wszystkie faktury gminy niezależnie od tego, czy zawarte są na nich dodatkowo dane szkoły.

Alternatywną jest także model uprawnień nadawanych w sposób pośredni (gdzie CUW może być pośrednikiem, którego pracownicy będą obsługiwać danego klienta – jednostkę).

Jeśli osoby z OPS nie otrzymały uprawnień do przeglądania faktur w kontekście identyfikatora podatkowego NIP gminy, a jedynie w kontekście OPS, wówczas w KSeF mają dostęp wyłącznie do faktur, w których wystąpiły dane OPS np. w roli odbiorcy. 

Jeśli pracownicy szkoły mają mieć dostęp do faktur dotyczących tej szkoły, a nie do wszystkich faktur gminy wówczas w KSeF w kontekście NIP gminy musi zostać wyznaczony administrator dla NIP szkoły. Następnie administrator może logować się do KSeF w kontekście NIP szkoły i wyznaczać kolejne osoby uprawnione do przeglądania faktur. Osoby te będą mogły logować się w KSeF do kontekstu NIP szkoły i będą mogły przeglądać faktury, w których wystąpił NIP szkoły w danych podmiotu trzeciego. W ten sam sposób mogą przez administratora zostać uprawnione osoby w CUW jeśli nie maja dostępu do wszystkich faktur gminy nadanego w kontekście NIP gminy.

Alternatywną jest także model uprawnień nadawanych w sposób pośredni (gdzie CUW może być pośrednikiem, którego pracownicy będą obsługiwać danego klienta – jednostkę). 

Tak, jeśli skarbnik został zgłoszony przez ZAW-FA jako osoba korzystająca z KSeF w imieniu danego podatnika, to on nadaje dalsze uprawnienia elektronicznie w systemie, w tym administratorom jednostek podrzędnych.

Jeśli mieszkańcy DPS to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, to faktury wystawiane na ich rzecz (tj. na rzecz konsumentów) nie są objęte obowiązkowym KSeF.

Jeżeli jednak sprzedawca zdecyduje się na dobrowolne wystawienie takiej faktury w systemie, to przekaże ją nabywcy w uzgodniony z nim sposób np. w postaci wydruku lub jako plik pdf wysłany w wiadomości e-mail, opatrzony dodatkowo kodem QR z oznaczeniem numeru KSeF.

Jeżeli natomiast sprzedawca nie zdecyduje się na wystawienie faktury w KSeF, to wystawi ją w sposób papierowy lub elektroniczny. Konsument otrzyma więc fakturę w dotychczasowy sposób. 

ZAW-FA może być złożony w wersji papierowej lub elektronicznej. W przypadku wysyłki elektronicznie powinien być podpisany przez wszystkie osoby reprezentujące, w liczbie wymaganej dla danego podmiotu. Może być podpisany Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, a jeśli osoby reprezentujące podmiot nie posiadają podpisu kwalifikowanego ani Profilu Zaufanego, to należy złożyć w wersji papierowej, podpisując zawiadomienie ręcznie. 

Tak, może, o ile wójt posiada uprawnienie do zarządzania uprawnieniami.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, podatnicy krajowi posiadający NIP, odbierają faktury przy użyciu systemu (czyli elektronicznie). Przepisy umożliwiają jednak posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza systemem po ich wystawieniu w KSeF, pod warunkiem, że zostały opatrzone nr KSeF (np. na cele rejestracji pojazdu w Wydziale Komunikacji).