Konsumenci i osoby fizyczne

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.

Możesz korzystać z KSeF przy użyciu:
•    programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API),
•    bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl tj. 
 - dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO); 
 - Aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury)
Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

To zgodny z wzorem plik XML, przesłany do systemu KSeF, któremu został nadany unikalny numer. W KSeF znajdzie ją odbiorca (podatnik posiadający NIP) i tu jest archiwizowana przez 10 lat. Nie wysyła się jej mailem, nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami), nigdy się już nie zniszczy ani nie zginie.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.

Co do zasady tak, gdyż osoba, która wynajmuje lokal jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą na gruncie ustawy o VAT. Nie będzie jednak musiała wystawiać faktur w KSeF do końca 2026 r., jeśli wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł w skali miesiąca.

Do końca 31 grudnia 2026 r. - do tego czasu możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) i brak obowiązku ich wystawiania w KSeF.

Zarówno przed 1 lutego 2026 r. jak i po tej dacie wystawianie faktur B2C (na rzecz osób prywatnych – konsumentów) w KSeF jest dobrowolne. 

W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które są podatnikami VAT, system KSeF automatycznie przypisuje im tzw. uprawnienia właścicielskie. To oznacza, że taka osoba nie musi nic zgłaszać ani o nic wnioskować, aby korzystać z KSeF jako właściciel. Osoba fizyczna (podatnik) posiadający NIP ma dostęp do KSeF automatycznie.

Tak. Od 1 kwietnia 2026 r. planowane jest umożliwienie logowania do KSeF przez węzeł krajowy, czyli także przez aplikację mObywatel.

Certyfikat może być wydany:
osobie fizycznej – identyfikowanej po NIP (np. JDG) lub po PESEL (jeśli ma jakiekolwiek uprawnienia w KSeF),
spółce lub innej firmie z NIP niebędacej osobą fizyczną – po uwierzytelnieniu się pieczęcią kwalifikowaną.
W przypadku osoby/podmiotu uwierzytelniającego się za pomocą kwalifikowanego podpisu/kwalifikowanej pieczęci elektronicznej bez identyfikatora NIP i PESEL  certyfikat może być wydany na tzw. dane unikalne powiązane z certyfikatem (tzw. odcisk palca podpisu) użytym do uwierzytelnienia.