Kody weryfikujące QR

Udostępnienie faktury w sposób uzgodniony. Kody weryfikujące QR

Fakturą ustrukturyzowaną z założenia jest plik xml. W określonych ustawowo sytuacjach, poza obowiązkiem wystawienia faktury w KSeF, wystąpi dodatkowo konieczność przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony. Okoliczności te określa art. 106gb ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług. Poza przekazaniem faktury w postaci uzgodnionej należy pamiętać również o opatrzeniu przekazywanej poza KSeF faktury odpowiednim kodem weryfikującym.

Faktura udostępniona w sposób uzgodniony

Obowiązek przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony wystąpi gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,
• nabywcą jest podatnik z innego kraju UE, korzystający ze zwolnienia w ramach procedury SME,
• nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem NIP
• nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument).

Opatrzenie faktury kodem weryfikującym

W przypadku udostępnienia faktury nabywcy o którym mowa w poprzednim akapicie, poza KSeF lub w przypadku użycia faktury poza KSeF, wystąpi obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem weryfikującym. Oznaczenie faktury kodem QR umożliwi dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Zapewnienie dostępu do faktury nabywcom bez NIP i konsumentom

W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, który nie posługuje się NIP lub który jest konsumentem i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu KSeF, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury poprzez podanie kodu weryfikującego do faktury oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w systemie.

W przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiającym naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturę, przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się przesłanie go odbiorcy w formie odrębnego linku lub znaku graficznego wraz z fakturą

Znak graficzny (QR kod) to reprezentacja unikalnego ciągu znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.

Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym powinno następować każdorazowo podczas wizualizowania jej w programach komercyjnych. Bezpłatne programy udostępniane przez Ministerstwo Finansów także będą posiadać taką funkcjonalność.Szczegółowe regulacje w zakresie kodów weryfikujących będą zawarte w nowym rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie korzystania z KSeF[1]

Jeden kod na fakturze wystawionej w trybie online

Na fakturze wystawianej w trybie online, przekazywanej nabywcy lub używanej poza KSeF znajdzie się jeden kod QR – zapewniający dostęp do faktury i weryfikację danych na niej zawartych – z napisem zawierającym numer KSeF faktury.

Dwa kody na fakturze offline

Na fakturze wystawianej w trybie offline, offline24 lub w trybie awaryjnym udostępnianej nabywcy poza KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF) znajdą się dwa kody:

• pierwszy z napisem „OFFLINE”,
• drugi z napisem „CERTYFIKAT”.

Jeden kod na fakturze „offline” dosłanej do KSeF

Na fakturze wystawianej w trybie offline, offline24 lub w trybie awaryjnym używanej poza KSeF po przesłaniu jej do systemu znajdzie się wyłącznie jeden kod QR – z napisem zawierającym numer KSeF faktury.

KOD I (dla faktury ONLINE LUB OFFLINE)

• zapewni dostęp do tej faktury w KSeF,
• umożliwi weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku posługiwania się fakturą poza KSeF,
• jest zamieszczany na wizualizacji faktury wystawionej w trybie online,
• służy do oznaczenia faktury wystawionej w trybie offline24, offline lub w trybie awaryjnym przekazywanej nabywcy lub używanej poza KSeF,
• jeśli dotyczy faktury znajdującej się już w KSeF posiada podpis zawierający nr KSeF faktury, a jeśli dotyczy faktury wystawionej w trybie offline, offline24 lub w trybie awaryjnym (jeszcze nieprzesłanej do KSeF) to zawiera podpis „OFFLINE”. 

Kod weryfikujący zawiera (niezależnie od trybu fakturowania):

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
• datę wystawienia faktury wskazaną przez podatnika - w przypadku struktury logicznej FA(3) jest to data z pola P_1,
• identyfikator NIP sprzedawcy,
• wyróżnik faktury

Dostęp dwuetapowy do faktury z wykorzystaniem kodu

Każdy podmiot po zeskanowaniu QR kodu/kliknięciu w link, będzie miał możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR/wprowadzeniu linku w przeglądarce nastąpi odczyt informacji zawartych w kodzie i zostaną wyświetlone podstawowe dane identyfikujące tę fakturę wraz z informacją czy dokument znajduje się w KSeF. Po wprowadzeniu dodatkowych danych dostępowych, których zakres będzie wynikał z nowego rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, możliwe będzie pobranie całej faktury

KOD II (wyłącznie dla faktur OFFLINE):

• umożliwi zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury,
• pozwoli na sprawdzenie czy certyfikat jest aktywny oraz czy właściciel certyfikatu posiada uprawnienia do wystawienia faktury w imieniu podatnika,
• będzie służył do oznaczania faktur wystawionych w trybie offline24, offline i w trybie awaryjnym, udostępnianych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF),
• powinien zawierać podpis „CERTYFIKAT”.

Kod umożliwiający weryfikację tożsamości wystawcy składa się z następujących elementów:

• adresu zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazanego w specyfikacji tego oprogramowania,
• numeru NIP sprzedawcy,
• identyfikatora certyfikatu KSeF,
• wyróżnika faktury,
• podpisanego certyfikatem KSeF wyróżnika faktury.

Co to jest wyróżnik faktury?

Wyróżnik potocznie nazywany „skrótem faktury” to unikalny ciąg znaków obliczony zgodnie ze specyfikacją oprogramowania interfejsowego, na podstawie skrótu kryptograficznego faktury (pliku xml) o długości 256 bitów wytworzonego przy użyciu algorytmu kryptograficznego z rodziny SHA2, opisanego w specyfikacji oprogramowania interfejsowego. Jest umieszczany na wystawianych przy użyciu KSeF lub przesyłanych do tego systemu fakturach jako składnik kodu weryfikującego.

[1] Projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF jest dostępny na stronie Rządowego Centrum Legislacji. 

Wersja strony 1.0