Numer KSeF oraz identyfikator zbiorczy

Numer KSeF

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jest nadawany automatycznie przez system po prawidłowym wysłaniu e-faktury do środowiska teleinformatycznego. Numer ten zwracany jest w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru) i sam w sobie nie stanowi elementu pliku xml.

Co do zasady numer KSeF zawiera w swojej strukturze NIP sprzedawcy. Istnieje jednak kilka wyjątków w tym zakresie.

W przypadku faktury wystawianej przez:

• nabywcę w ramach procedury samofakturowania - numer KSeF będzie zawierał NIP nabywcy,
• organ egzekucyjny, dokumentującej dostawę dokonywaną w trybie egzekucji (art. 106c pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług), numer KSeF będzie zawierał NIP organu egzekucyjnego,
• komornika sądowego, dokumentującej dostawę dokonywaną w trybie egzekucji (art. 106c pkt 2 ustawy o podatku o podatku od towarów i usług), numer KSeF będzie zawierał NIP komornika sądowego,
• przedstawiciela podatkowego, o którym mowa w art. 18a-18d ustawy o podatku od towarów i usług, numer KSeF będzie zawierał NIP przedstawiciela podatkowego,
• przez jednostkę podrzędną JST w imieniu JST lub przez członka GV w imieniu GV – w numerze KSeF znajdzie się odpowiednio NIP jednostki podrzędnej JST lub NIP członka GV.

Zbiorczy identyfikator 

Zbiorczy identyfikator płatności jest numerem agregującym, nadawanym dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez danego sprzedawcę.

Do wygenerowania identyfikatora zbiorczego konieczne jest zadeklarowanie listy numerów KSeF faktur. Identyfikator może wygenerować zarówno wystawca, jak i np. odbiorca faktur. Generowanie identyfikatora zbiorczego będzie możliwe zarówno w Aplikacji Podatnika KSeF jak i komercyjnych systemach finansowo-księgowych, które będą połączone z API KSeF.

KSeF pozwoli również rozkodować identyfikator zbiorczy, czyli umożliwi sprawdzenie jakie numery KSeF faktur on obejmuje. Możliwe będzie także zweryfikowanie na podstawie podanego nr KSeF w jakich identyfikatorach zbiorczych został on uwzględniony.

Identyfikator zbiorczy pozwoli na wykazanie w tytule płatności jednego identyfikatora dla wielu numerów faktur, które są opłacane.

Identyfikator zbiorczy będzie składał się z 35 znaków:

• kontekstu uwierzytelnienia generującego (NIP),
• oznaczenia „IZ”,
• roku i miesiąca wygenerowania identyfikatora zbiorczego,
• unikalnego ciągu 12 znaków,
• dwóch cyfr kontrolnych.

Przykład: 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF

Płatności z nr KSeF/zbiorczym identyfikatorem pomiędzy podatnikami czynnymi

Od 1 stycznia 2027 r. nabywca towaru lub usługi będący podatnikiem czynnym, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz za wystawione w trybie offline i offline24:

• na rzecz innego podatnika VAT czynnego,
• za pośrednictwem usługi polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych

będzie zobowiązany podawać numer KSeF lub identyfikator zbiorczy.

Obowiązek dotyczy również wystawcy faktury, gdy płatność jest dokonywana przy użyciu polecenia zapłaty.

Obowiązek ten będzie dotyczył również podmiotów trzecich dokonujących płatności za faktury wystawione na rzecz danego nabywcy.

W przypadku:
•    płatności za pojedynczą fakturę - podawany będzie numer KSeF faktury,
•    płatności za więcej niż jedną fakturę - podawany będzie zbiorczy identyfikator dla zbioru faktur, który będzie można wygenerować za pośrednictwem KSeF.

Numer KSeF nie będzie musiał być wykazywany, gdy faktury były wystawione w trybie offline lub offline24, ale nie zostały wprowadzone do systemu w związku z ogłoszoną awarią. 

Płatności z nr KSeF/zbiorczym identyfikatorem w ramach MPP

Obowiązek wskazywania numeru KSeF będzie dotyczył także zapłaty w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP), w zakresie płatności realizowanych od 1 stycznia 2027 r.

W takim przypadku w komunikat przelewu MPP podaje się między innymi numer identyfikujący tę fakturę w KSeF. 

W przypadku, gdy płatność dotyczy e-Faktur, nabywca będzie mógł dokonać płatności za kilka wybranych faktur, a nie jak dotychczas za wszystkie faktury wystawione dla niego przez jednego dostawcę lub usługodawcę w danym okresie. W takim przypadku w komunikacie przelewu podatnik zamiast wpisywania okresu, za który dokonywana jest płatność, podaje identyfikator zbiorczy generowany przez KSeF.

Numer KSeF w JPK_VAT 

W nowej wersji struktury logicznej JPK_VAT z deklaracją, która będzie obowiązywała od 1 lutego 2026 r. (JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3)) podatnicy będą zobowiązani do wykazywania numeru KSeF faktury w części ewidencyjnej.

Numer KSeF w fakturze końcowej i korygującej

Każda faktura wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur posiada nadany przez ten system unikalny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje ją w systemie. 

Aby zapewnić identyfikację ciągłości transakcji gospodarczej należy pamiętać o podawaniu w treści faktury – w schemacie FA(3):

•    numeru KSeF faktury zaliczkowej – w przypadku wystawienia faktury rozliczającej lub ostatniej z faktur zaliczkowych (dopełniającej do 100% wartość należności z tytułu danej transakcji)
•    numeru KSeF faktury pierwotnej – w przypadku wystawiania faktury korygującej do faktury ustrukturyzowanej.

Wersja strony 1.0