KSeF - News

Priorytetem projektowania systemu KSeF był wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony danych w nim przechowywanych. Wdrożenie systemu nie zwiększa zakresu informacji dostępnych dla KAS. Administracja skarbowa nie ma stałego, 24‑godzinnego wglądu w działalność podatnika; dostęp do danych w KSeF odbywa się wyłącznie w określonych sytuacjach, np. w ramach czynności sprawdzających lub kontrolnych i zawsze wymaga zgody przełożonego. Każda czynność wykonywana przez pracownika jest monitorowana i audytowana. System działa na serwerach zlokalizowanych w Polsce, opartych na krajowej infrastrukturze.

System przewiduje dwa tryby wystawiania faktur: online i offline

Tryb online to podstawowy tryb i polega na wystawianiu faktur w KSeF w czasie rzeczywistym.

Tryb offline będzie obejmował w istocie trzy możliwe procedury szczególne:

• tryb offline24  - możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale musisz ją dosłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. To rozwiązanie można stosować np. w razie chwilowych problemów z internetem (ale również gdy takie ograniczenia nie będą występować);
• tryb offline -  kiedy Ministerstwo Finansów prowadzi prace serwisowe i system nie działa, faktury można wystawiać offline. Trzeba je dosłać do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu przerwy;
• tryb awaryjny - gdy nastąpi awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym faktury wystawiasz offline i masz aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii, aby je przesłać do systemu

Każdy tryb ma inne zasady, ale w każdym z nich najważniejsze jest, żeby ostatecznie faktura trafiła do systemu.

Faktury dla konsumentów (B2C) można wystawiać offline.

Celem wprowadzenia różnych trybów offline jest zapewnienie przedsiębiorcom funkcjonowania i wystawiania faktur nawet w przypadku różnych sytuacji awaryjnych. Jeśli nie ma internetu, system przechodzi przerwę techniczną albo wystąpi awaria KSeF, można nadal wystawiać faktury. Wystąpi jednak obowiązek późniejszego dosłania ich do KSeF w odpowiednim terminie. Dzięki temu zapewniona jest ciągłość wystawiania fakturowania pomimo różnych okoliczności.

Dowiedz się więcej na temat trybów szczególnych wystawiania faktur

Od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy mają obowiązek odbierania faktur w Krajowym Systemie e Faktur. Aby pobrać fakturę, wystarczy zalogować się do jednego z darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF lub e-mikrofirma. Po uwierzytelnieniu (np. Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym) przechodzisz do zakładki „Lista faktur”, gdzie znajdują się wszystkie dokumenty wystawione na Twój NIP — możesz je pobrać w PDF, zapisać lub wydrukować. Każda faktura posiada numer KSeF oraz kod QR.

Dowiedz się więcej