Poniżej 10 000 zł

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. KSeF obejmuje etapami wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania oraz księgowania faktur. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.

To zgodny z wzorem plik XML, przesłany do systemu KSeF, któremu został nadany unikalny numer. W KSeF znajdzie ją odbiorca (podatnik posiadający NIP) i tu jest archiwizowana przez 10 lat. Nie wysyła się jej mailem, nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami), nigdy się już nie zniszczy ani nie zginie.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.

Tak, do końca 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF (np. papierowo lub elektronicznie), jeśli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży z podatkiem z tych faktur nie przekracza 10 000 zł.
Jeśli jednak wartość ta zostanie przekroczona, podatnik musi wystawiać faktury w KSeF – począwszy od faktury, która przekroczył limit. Zachęcamy jednak, aby już wcześniej przygotować swoją firmę do KSeF. Odsunięcie w czasie obowiązku wystawiania faktur w KSeF nie wpłynie na konieczność ich odbierania w systemie. Otrzymywanie faktur od 1 lutego 2026 r. będzie odbywało się za pośrednictwem KSeF.

Do końca 31 grudnia 2026 r. - do tego czasu możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące (w tym paragonów z NIP do 450 zł) i brak obowiązku ich wystawiania w KSeF.

Docelowo tak. Obowiązek stosowania KSeF obejmie kwiaciarkę od 1 stycznia 2027 r.  
Do końca 2026 roku mali przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF o ile łączna wartość sprzedaży na fakturach nie przekracza w miesiącu 10 000 zł.

Nie. Ministerstwo Finansów zapewnia bezpłatne narzędzia – Aplikację Podatnika KSeF, dostępną w wersji online (wersja testowa dostępna będzie od 3 listopada 2025 r.) i Aplikację Mobilną KSeF (od 01 lutego 2026 r.).

Nie. Sam PESEL nie wystarczy. Żeby się zalogować, potrzebny jest Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, token albo certyfikat KSeF. Bez tego nikt nie będzie w stanie uwierzytelnić się w systemie w Twoim imieniu.