Kody weryfikujące QR

Udostępnienie faktury w sposób uzgodniony. Kody weryfikujące QR

Co do zasady faktura jest wystawiana i otrzymywana w KSeF. W określonych ustawowo sytuacjach – art. 106gb ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, fakturę wystawioną w KSeF należy przekazać/udostępnić nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Aby przekazać fakturę w sposób uzgodniony z nabywcą, poza KSeF wystawca obowiązany jest opatrzyć ją odpowiednim kodem weryfikującym.

Faktura udostępniona w sposób uzgodniony

Obowiązek przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony wystąpi gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, 
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, 
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,
• nabywcą jest podatnik z innego kraju UE, korzystający ze zwolnienia w ramach procedury SME,
• nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem NIP,
• nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument).

Opatrzenie faktury kodem weryfikującym

W przypadku udostępnienia faktury nabywcy o którym mowa w poprzednim akapicie, poza KSeF lub w przypadku użycia faktury poza KSeF, wystąpi obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem weryfikującym. Oznaczenie faktury kodem weryfikującym QR - umożliwi dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Do oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem jest obowiązany podatnik jak i podmiot inny niż podatnik – w przypadku użycia tej faktury poza KSeF.

Zapewnienie dostępu do faktury w KSeF nabywcom bez NIP i konsumentom

W przypadku gdy faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, który nie posługuje się NIP lub który jest konsumentem i jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu KSeF, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do tej faktury poprzez podanie kodu weryfikującego do faktury oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w systemie.

Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym powinno następować każdorazowo podczas wizualizowania jej w programach komercyjnych. Bezpłatne programy udostępniane przez Ministerstwo Finansów także posiadają taką funkcjonalność.

Znak graficzny (QR kod) przedstawia unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnie z normą ISO/IEC 18004:2024. 

W przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturę, przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się przesłanie odbiorcy odrębnego linku do faktury lub znaku graficznego wraz z odpowiednim numerem lub napisem razem z fakturą.

Szczegółowe regulacje w zakresie kodów weryfikujących są zawarte w nowym rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z KSeF[1]

Jeden kod na fakturze wystawionej w trybie online

Na fakturze wystawianej w trybie online, udostępnionej nabywcy, o której mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub używanej poza KSeF (po przesłaniu jej do systemu) znajdzie się jeden kod QR - zapewniający dostęp do faktury i weryfikację danych na niej zawartych – z oznaczeniem numeru KSeF faktury.

Dwa kody na fakturze offline

Na fakturze wystawianej w trybie offline - niedostępność KSeF lub offline24 - udostępnionej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy (przed przesłaniem faktury do KSeF) oraz na fakturze wystawionej w trybie awaryjnym udostępnianej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF znajdą się dwa kody:

• pierwszy z napisem „OFFLINE”,
• drugi z napisem „CERTYFIKAT”.

Jeden kod na fakturze „offline”, która została przesłana do KSeF i został jej nadany numer KSeF

Na fakturze wystawianej w trybie:

• offline - niedostępność KSeF lub offline24 - udostępnianej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, po przesłaniu do KSeF,
• awaryjnym - udostępnionej nabywcy poza KSeF, po przesłaniu jej do systemu
• offline - niedostępność KSeF, offline24, awaryjnym - używanej poza KSeF po przesłaniu do systemu

znajdzie się wyłącznie jeden kod QR – z oznaczeniem numeru KSeF faktury.

KOD I (dla faktury ONLINE LUB OFFLINE)

• zapewnia dostęp do tej faktury w KSeF,
• umożliwia weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku posługiwania się fakturą poza KSeF,
• jest zamieszczany na wizualizacji faktury wystawionej w trybie online,
• służy do oznaczenia faktury wystawionej w trybie offline24, offline - niedostępność KSeF lub w trybie awaryjnym przekazywanej nabywcy lub używanej poza KSeF,
• jeśli dotyczy faktury znajdującej się już w KSeF posiada oznaczenie numeru KSeF faktury, a jeśli dotyczy faktury wystawionej w trybie offline - niedostępność KSeF, offline24 lub w trybie awaryjnym (jeszcze nieprzesłanej do KSeF) to zawiera napis „OFFLINE”. 

Kod weryfikujący zawiera (niezależnie od trybu fakturowania):

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
• datę wystawienia faktury wskazaną przez podatnika - w przypadku struktury logicznej FA(3) jest to data z pola P_1,
• identyfikator NIP sprzedawcy,
• wyróżnik faktury.

Dostęp dwuetapowy do faktury z wykorzystaniem kodu

Każdy podmiot po zeskanowaniu QR kodu/kliknięciu w link, będzie miał możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR/wprowadzeniu linku w przeglądarce nastąpi odczyt informacji zawartych w kodzie i zostaną wyświetlone podstawowe dane identyfikujące tę fakturę wraz z informacją czy dokument znajduje się w KSeF. Po wprowadzeniu dodatkowych danych dostępowych, których zakres wynika z treści rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, jest możliwe pobranie całej faktury

KOD II (wyłącznie dla faktur OFFLINE):

• umożliwia zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury,
• pozwala na sprawdzenie czy certyfikat jest aktywny oraz czy właściciel certyfikatu posiada uprawnienia do wystawienia faktury w imieniu podatnika,
• służy do oznaczania faktur wystawionych w trybie offline24, offline - niedostępność KSeF i w trybie awaryjnym, udostępnianych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF),
• powinien zawierać napis „CERTYFIKAT”.

Kod umożliwiający weryfikację tożsamości wystawcy składa się z następujących elementów:

• adresu zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazanego w specyfikacji tego oprogramowania,
• typu identyfikatora kontekstu (czyli identyfikatora, w imieniu którego wykonywane jest działanie w systemie, np. NIP, identyfikator wewnętrzny, identyfikator złożony NIP-VAT UE) oraz jego wartości,
• numeru NIP sprzedawcy,
• identyfikatora certyfikatu KSeF,
• wyróżnika faktury,
• składników, o których mowa wyżej, opatrzonych certyfikatem KSeF.

Co to jest wyróżnik faktury?

Wyróżnik potocznie nazywany „skrótem faktury” to unikalny ciąg znaków obliczony zgodnie ze specyfikacją oprogramowania interfejsowego, na podstawie skrótu kryptograficznego faktury (pliku xml) o długości 256 bitów wytworzonego przy użyciu algorytmu kryptograficznego z rodziny SHA2, opisanego w specyfikacji oprogramowania interfejsowego. Jest umieszczany na wystawianych przy użyciu KSeF lub przesyłanych do tego systemu fakturach jako składnik kodu weryfikującego.

[1] Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF (Dz. U. z 2025 poz. 1815).

Wersja strony 2.1