Najczęstsze pytania

Numer KSeF przydzielony e-Fakturze nie jest częścią pliku XML tej faktury. Struktura logiczna FA(3) nie zawiera pola dedykowanego dla numeru KSeF danej faktury ustrukturyzowanej. Numer ten generowany jest automatycznie przez KSeF i jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).

Gdy przedłużysz ważność podpisu albo uzyskasz nowy podpis (dla tej samej osoby), trzeba ponownie zgłosić uprawnienia powiązane z jego „odciskiem palca”.

Kontekst logowania (uwierzytelnienia) to identyfikator podmiotu, wskazywany na etapie uwierzytelnienia w systemie. Oznacza to, że podczas uwierzytelnienia w KSeF należy zadeklarować identyfikator, w imieniu którego uwierzytelniony użytkownik będzie wykonywał działania w KSeF. Kontekstem uwierzytelnienia może być w szczególności:

• identyfikator podatkowy NIP podmiotu (np. NIP jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki, JST, GV),
• unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika (tzw. identyfikator wewnętrzny/IDWew).

Tak. Sprzedawca może nadać w KSeF nabywcy uprawnienie do samofakturowania. Wtedy nabywca (albo osoby, którym sam nada uprawnienia) może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy bezpośrednio w KSeF.

Faktury z załącznikiem można wystawić w KSeF w przypadku, gdy dotyczą one czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto. Załączniki nie służą do przekazywania informacji o charakterze typowo handlowym, marketingowym lub czysto biznesowym tj. np.: cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi, zamówienia, umowy, aneksy do umów, protokoły odbioru.

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Załącznik jest integralną częścią pliku XML faktury. Do KSeF nie będą zatem przesyłane załączniki w postaci osobnych, od plików XML faktury, plików (np. w formatach jpg lub pdf).

Nie, w systemie nie ma możliwości edytowania, anulowania ani usunięcia wystawionej faktury, błędy poprawia się wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej.

Nie. W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 wystawiamy jedynie faktury w trybie online.

Nie.  Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF.  Do limitu 10 000 zł wlicza się wyłącznie wartość tych faktur, w stosunku do których podatnik jest zobowiązany do ich wystawienia w KSeF.

Jeżeli w kwietniu 2026 r. podatnik nie przekroczy limitu 10 000 zł, nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. W momencie przekroczenia limitu w maju, obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od faktury, którą limit został przekroczony, oraz dla wszystkich kolejnych faktur. Późniejsze nieprzekroczenie limitu (np. w czerwcu) nie ma już znaczenia.

Tak. Wizualizacja może być w innym języku, ale musi być zgodna pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) z danymi w pliku XML przesłanym do KSeF.

Nie, faktury dla osób prywatnych nie są objęte obowiązkiem wystawiania z KSeF.

Zgodnie z informacjami zawartymi na stronie ksef.podatki.gov.pl w części „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne” do limitu 10 tys. zł nie wlicza się wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej udokumentowanej wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej. Do limitu 10 tys. zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (tj. w stosunku do których nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF). 

W celu nadania uprawnień dla biura rachunkowego do wystawiania i przeglądania faktur należy uwierzytelnić się w Aplikacji Podatnika, a następnie przejść do zakładki Uprawnienia – Nadaj uprawnienie. Aby nadać uprawnienia dla podmiotu do wystawiania i przeglądania faktur jako „Rodzaj uprawnienia” należy wybrać „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”, a następnie wskazać NIP i pełną nazwę podmiotu. W następnym kroku należy wskazać właściwy zakres uprawnień. Jeżeli podatnik zdecyduje się na zaznaczenie opcji „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”, to biuro może delegować te uprawnienia na osoby fizyczne (np. swoich pracowników).

Nie, KSeF dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. 

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują konkretnego sposobu udostępnienia faktury nabywcy. Sposób udostępnienia podatnik powinien uzgodnić z nabywcą. Przepisy te nie determinują (określają) również formy zawarcia ww. uzgodnienia.

Tak, można odebrać nadane wcześniej uprawnienia. Odebrać uprawnienia może jedynie osoba posiadająca uprawnienia do zarządzania uprawnieniami. 

Oznaczenie dotyczy dowodu innego niż faktura w szczególności:

• dokumentów nieobjętych oznaczeniami OFF i BFK (np. dowód wewnętrzny, zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących itp.),
• faktur wystawionych w trybie offline24 (art. 106nda ustawy) oraz w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
• zapisów dotyczących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) oraz importu usług dokumentowanych dowodem innym niż faktura (oznaczanych w JPK znacznikiem WEW)
• zapisów dotyczących importu towarów rozliczanego zgodnie z art.33a ustawy o VAT,
• zapisów dotyczących dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.

Ważne:

W przypadku ujęcia w ewidencji faktury wystawionej w trybie offline24 (art. 106nda ustawy) oraz w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy) i udostępnionej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, dla której zastosowano w ewidencji oznaczenie DI - po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować zastosowane oznaczenie poprzez oznaczenie tej faktury numerem KSeF.

Oznaczenie dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej:

• wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, tj. w przypadku wystawienia faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Oznaczenie należy stosować do faktur ujętych w ewidencji sprzedaży:

• wystawionych w trakcie awarii całkowitej KSeF,
• które zostały wystawione przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF, tj. przed 1 lutego 2026 i zostały wykazane w JPK_VAT za okres od 1 lutego 2026 r.,
• które zostały wystawione w lutym lub marcu 2026 r. poza KSeF przez podatników, dla których obowiązek KSeF przypada na 1 kwietnia 2026 r.,
• które zostały wystawione w 2026 r. poza KSeF przez podatników, którzy nie mają obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF,
• które zostały wystawione poza KSeF i wykazywane w związku z korektą z tytułu tzw. ulgi za złe długi,
• wystawionych przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT) oraz imporcie usług,
• wystawionych przy imporcie towarów rozliczanym zgodnie z art. 33a ustawy o VAT,
• wystawionych dla dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.