Najczęstsze pytania

Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury powstaje w zakresie, w jakim nabywane towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Wskazana zasada dotyczy również faktur wystawionych poza systemem KSeF (w tym wbrew ciążącemu na sprzedawcy obowiązkowi fakturowania w KSeF).

W zakresie realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które pomimo obowiązku fakturowania w KSeF zostaną wystawione z jego pominięciem (czyli w sytuacji, gdy zachodzą nieprawidłowości w działaniu po stronie wystawcy faktury), prawo to będzie nadal zapewnione, pod warunkiem spełnienia przesłanek materialnych odliczenia, o których mowa w art. 86 ustawy, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych zgodnie z art. 88 ustawy – przykładowo mówimy tu o sytuacjach, w których faktura dokumentuje transakcje, które nie miały miejsca.

Nałożenie na nabywcę obowiązku zweryfikowania, czy faktura została prawidłowo wystawiona poza KSeF byłoby w ocenie Ministerstwa Finansów niewspółmierne, a w pewnych sytuacjach nawet niemożliwe do wykonania (uwzględniając etapowanie wprowadzenia obligatoryjnego KSeF). Stąd m.in. przyjęto, że prawo do odliczenia nie powinno być ograniczane ze względu na sposób wystawienia faktury.

Tym niemniej podatnicy powinni zwracać szczególną uwagę na współpracę ze sprzedawcami, którzy nie stosują się do obowiązujących przepisów w zakresie VAT. Krajowy system e-Faktur zapewnia szereg korzyści dla obu stron transakcji, w tym zwiększa poziom bezpieczeństwa takiej współpracy. Zatem, wykorzystując faktury wystawione i otrzymane z pominięciem KSeF, nabywca powinien w szczególności dochowywać należytej staranności, w tym każdorazowo zwracać uwagę na okoliczności współpracy z kontrahentem, który wystawia faktury z pominięciem systemu KSeF.

W opisanej sytuacji brak jest podstaw do przyjęcia, że samo odliczenie przez nabywcę podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF przez sprzedawcę zobowiązanego do stosowania tego systemu skutkuje automatycznie negatywnymi konsekwencjami po stronie nabywcy.

Nałożenie na nabywcę obowiązku zweryfikowania, czy faktura została prawidłowo wystawiona poza KSeF byłoby niewspółmierne, a w pewnych sytuacjach nawet niemożliwe do wykonania (uwzględniając etapowanie wprowadzenia obligatoryjnego KSeF).

Ocena prawa do odliczenia powinna następować przede wszystkim na podstawie spełnienia ogólnych przesłanek materialnych wynikających z art. 86 ustawy o VAT. Naruszenie obowiązku wystawienia faktury w KSeF obciąża co do zasady wystawcę, natomiast - co trzeba podkreślić – za 2026 rok nie będą nakładane sankcje za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF.

Sam fakt, że podatnik wystawił dokument poza KSeF, mimo obowiązku, nie powoduje, że czynność przestaje podlegać VAT. Oznacza to, że wystawca nadal musi rozliczyć podatek od tej sprzedaży zgodnie z przepisami.

Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT, naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze (lub do 18,7% kwoty należności ogółem w przypadku faktur bez wykazanego podatku). Należy jednak pamiętać, że zgodnie z obecnymi przepisami, kary pieniężne będą nakładane dopiero za naruszenia dokonane od 1 stycznia 2027 roku. Okres bieżącego roku pozwala zatem podatnikom poznać dokładnie zasady działania systemu bez ryzyka otrzymania kary za ewentualne nieprawidłowości.

Brak faktury w KSeF jest traktowany jako uchybienie formalne.

Mimo że dokument wystawiony poza systemem nie spełnia definicji „faktury ustrukturyzowanej” z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, to na gruncie art. 86 ustawy pozostaje on dokumentem (fakturą) stanowiącym podstawę do odliczenia podatku naliczonego, o ile spełnione będą przesłanki materialne tego odliczenia.

Nałożenie na nabywcę obowiązku zweryfikowania, czy faktura została prawidłowo wystawiona poza KSeF byłoby niewspółmierne, a w pewnych sytuacjach nawet niemożliwe do wykonania (uwzględniając etapowanie wprowadzenia obligatoryjnego KSeF).

Podatnik planujący odliczenie VAT z faktury wystawionej poza KSeF powinien zabezpieczyć dowody potwierdzające faktyczne dokonanie transakcji (np. potwierdzenia zapłaty, protokoły odbioru, korespondencję mailową), aby w razie kontroli móc wykazać należytą staranność.

Trzeba podkreślić, że w przypadku faktur wystawionych i otrzymanych poza KSeF kluczowe zatem dla nabywcy pozostaje zachowanie należytej staranności przy korzystaniu z odliczenia VAT. Jednakże, jak już wskazano w odpowiedziach na poprzednie pytania, nałożenie na nabywcę obowiązku zweryfikowania, czy faktura została prawidłowo wystawiona poza KSeF byłoby niewspółmierne, a nawet niemożliwe do wykonania. Zatem nabywca nie ma obowiązku wzywania sprzedawcy do wystawienia faktury w KSeF, w przypadku jej otrzymania poza KSeF.

Natomiast brak wystawienia faktury w KSeF, pomimo tego obowiązku, powinien stanowić dla nabywcy sygnał ostrzegawczy. Z perspektywy organów skarbowych, tak wystawiane faktury mogą zwiększać ryzyko weryfikacji rzetelności całej transakcji.

Więcej informacji: Podręcznik KSeF 2.0 Cz. II Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF s. 32 ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/

Nie, w systemie nie ma możliwości edytowania, anulowania ani usunięcia wystawionej faktury, błędy poprawia się wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej.

Numer KSeF przydzielony e-Fakturze nie jest częścią pliku XML tej faktury. Struktura logiczna FA(3) nie zawiera pola dedykowanego dla numeru KSeF danej faktury ustrukturyzowanej. Numer ten generowany jest automatycznie przez KSeF i jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).

Oznaczenie dotyczy dowodu innego niż faktura w szczególności:

• dokumentów nieobjętych oznaczeniami OFF i BFK (np. dowód wewnętrzny, zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących itp.),
• faktur wystawionych w trybie offline24 (art. 106nda ustawy) oraz w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
• zapisów dotyczących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) oraz importu usług dokumentowanych dowodem innym niż faktura (oznaczanych w JPK znacznikiem WEW)
• zapisów dotyczących importu towarów rozliczanego zgodnie z art.33a ustawy o VAT,
• zapisów dotyczących dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.

Ważne:

W przypadku ujęcia w ewidencji faktury wystawionej w trybie offline24 (art. 106nda ustawy) oraz w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy) i udostępnionej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, dla której zastosowano w ewidencji oznaczenie DI - po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować zastosowane oznaczenie poprzez oznaczenie tej faktury numerem KSeF.

Oznaczenie dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej:

• wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, tj. w przypadku wystawienia faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Oznaczenie należy stosować do faktur ujętych w ewidencji sprzedaży:

• wystawionych w trakcie awarii całkowitej KSeF,
• które zostały wystawione przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF, tj. przed 1 lutego 2026 i zostały wykazane w JPK_VAT za okres od 1 lutego 2026 r.,
• które zostały wystawione w lutym lub marcu 2026 r. poza KSeF przez podatników, dla których obowiązek KSeF przypada na 1 kwietnia 2026 r.,
• które zostały wystawione w 2026 r. poza KSeF przez podatników, którzy nie mają obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF,
• które zostały wystawione poza KSeF i wykazywane w związku z korektą z tytułu tzw. ulgi za złe długi,
• wystawionych przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT) oraz imporcie usług,
• wystawionych przy imporcie towarów rozliczanym zgodnie z art. 33a ustawy o VAT,
• wystawionych dla dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy.

Tak. Sprzedawca może nadać w KSeF nabywcy uprawnienie do samofakturowania. Wtedy nabywca (albo osoby, którym sam nada uprawnienia) może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy bezpośrednio w KSeF.

Nie. W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 wystawiamy jedynie faktury w trybie online.

Nie.  Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF.  Do limitu 10 000 zł wlicza się wyłącznie wartość tych faktur, w stosunku do których podatnik jest zobowiązany do ich wystawienia w KSeF.

Zgodnie z informacjami zawartymi na stronie ksef.podatki.gov.pl w części „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne” do limitu 10 tys. zł nie wlicza się wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej udokumentowanej wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej. Do limitu 10 tys. zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (tj. w stosunku do których nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF). 

Jeżeli w kwietniu 2026 r. podatnik nie przekroczy limitu 10 000 zł, nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. W momencie przekroczenia limitu w maju, obowiązek wystawiania faktur w KSeF powstaje od faktury, którą limit został przekroczony, oraz dla wszystkich kolejnych faktur. Późniejsze nieprzekroczenie limitu (np. w czerwcu) nie ma już znaczenia.

Załącznik jest integralną częścią pliku XML faktury. Do KSeF nie będą zatem przesyłane załączniki w postaci osobnych, od plików XML faktury, plików (np. w formatach jpg lub pdf).

Tak. Wizualizacja może być w innym języku, ale musi być zgodna pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) z danymi w pliku XML przesłanym do KSeF.

W celu nadania uprawnień dla biura rachunkowego do wystawiania i przeglądania faktur należy uwierzytelnić się w Aplikacji Podatnika, a następnie przejść do zakładki Uprawnienia – Nadaj uprawnienie. Aby nadać uprawnienia dla podmiotu do wystawiania i przeglądania faktur jako „Rodzaj uprawnienia” należy wybrać „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”, a następnie wskazać NIP i pełną nazwę podmiotu. W następnym kroku należy wskazać właściwy zakres uprawnień. Jeżeli podatnik zdecyduje się na zaznaczenie opcji „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia”, to biuro może delegować te uprawnienia na osoby fizyczne (np. swoich pracowników).

Tak, można odebrać nadane wcześniej uprawnienia. Odebrać uprawnienia może jedynie osoba posiadająca uprawnienia do zarządzania uprawnieniami. 

Gdy przedłużysz ważność podpisu albo uzyskasz nowy podpis (dla tej samej osoby), trzeba ponownie zgłosić uprawnienia powiązane z jego „odciskiem palca”.

Faktury z załącznikiem można wystawić w KSeF w przypadku, gdy dotyczą one czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto. Załączniki nie służą do przekazywania informacji o charakterze typowo handlowym, marketingowym lub czysto biznesowym tj. np.: cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi, zamówienia, umowy, aneksy do umów, protokoły odbioru.

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Kontekst logowania (uwierzytelnienia) to identyfikator podmiotu, wskazywany na etapie uwierzytelnienia w systemie. Oznacza to, że podczas uwierzytelnienia w KSeF należy zadeklarować identyfikator, w imieniu którego uwierzytelniony użytkownik będzie wykonywał działania w KSeF. Kontekstem uwierzytelnienia może być w szczególności:

• identyfikator podatkowy NIP podmiotu (np. NIP jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki, JST, GV),
• unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika (tzw. identyfikator wewnętrzny/IDWew).

Nie, faktury dla osób prywatnych nie są objęte obowiązkiem wystawiania z KSeF.

Nie, KSeF dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. 

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują konkretnego sposobu udostępnienia faktury nabywcy. Sposób udostępnienia podatnik powinien uzgodnić z nabywcą. Przepisy te nie determinują (określają) również formy zawarcia ww. uzgodnienia.