Uprawnienia i autoryzacja

W okresie obowiązkowego KSeF, na podstawie złożonego zawiadomienia ZAW-FA w wersji 3 (od 1 lutego 2026 r.) uprawnienie do wystawiania faktur zostanie nadane automatycznie.
Konieczność samodzielnego nadania sobie uprawnień w systemie przez osobę zgłoszoną w zawiadomieniu ZAW-FA dotyczy wyłącznie zawiadomień ZAW-FA złożonych przed 1 lutego 2026 r. w wersji 2.

W celu pobierania lub wystawiania faktur poszczególnych klientów konieczna jest autoryzacja w kontekście NIP poszczególnych klientów z osobna. W celu zautomatyzowania procesu autoryzacji w aplikacjach komercyjnych można wykorzystać token lub certyfikat KSeF. 

Nie, nie jest potrzebna pieczęć dla każdej jednostki, gdyż administratorzy poszczególnych jednostek podrzędnych wyznaczani są z poziomu kontekstu NIP gminy i autoryzują się np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Węzłem krajowym. Nie jest konieczne nawet, aby gmina posiadała elektroniczną pieczęć kwalifikowaną. Jeżeli gmina jej nie posiada wyznacza administratora dla kontekstu NIP gminy za pomocą zawiadomienia ZAW-FA. Taki administrator może autoryzować się do KSeF np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Węzłem krajowym.

Jeśli dana osoba posiada uprawnienie do zarządzania uprawnieniami może odbierać sobie i innym osobom poszczególne uprawnienia. Nie może jednak sama sobie odebrać uprawnienia do zarządzania uprawnieniami. Jeśli natomiast posiada inne uprawnienia niż zarządzanie uprawnieniami (np. tylko do wystawiania i odbierania faktur) nie może sama z nich zrezygnować. Należy przy tym  zaznaczyć, że przepisy regulujące KSeF nie nakładają na osobę żadnych zobowiązań w związku z posiadaniem uprawnień do działania w imieniu podatnika w KSeF. Zatem samo posiadanie uprawnienia nie ma charakteru zobowiązującego.

Jeśli spółka cywilna posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP tej spółki, to każda posługująca się nią osoba posiada dostęp do kontekstu NIP spółki w KSeF bez dodatkowych formalności. Po autoryzacji pieczęcią możliwe jest także wygenerowanie tokenu lub certyfikatu KSeF, które pozwalają na autoryzację w KSeF każdej osobie posługującej się takim tokenem lub certyfikatem i wykonywanie czynności przypisywanych tej spółce.

Jeśli natomiast spółka nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, wówczas musi złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA w celu wskazania dowolnej osoby fizycznej (np. jednego ze wspólników), która będzie działała w KSeF w imieniu spółki. Do autoryzacji może ona użyć np. elektronicznego podpisu kwalifikowanego, aplikacji mObywatel czy Profilu Zaufanego. Wskazana osoba po zautoryzowaniu się w KSeF może nadać drogą elektroniczną analogiczne uprawnienia kolejnym osobom (np. pozostałym wspólnikom).

Nie, nie jest możliwa rezygnacja z posiadanych uprawnień. Uprawnienia może odebrać wyłącznie osoba uprawniona do zarządzania uprawnieniami w kontekście podatnika, w tym sam podatnik. Należy przy tym zaznaczyć, że przepisy regulujące KSeF nie nakładają na osobę żadnych zobowiązań w związku z posiadaniem uprawnień do działania w imieniu podatnika w KSeF. Samo posiadanie uprawnienia nie ma charakteru zobowiązującego.

Nie, uprawnienia nadane przez taką osobę w czasie, gdy miała prawo je nadawać, zachowują ważność. W zawiadomieniu ZAW-FA została także wprowadzona możliwość całkowitego odebrania wszelkich uprawnień (wszystkim uprawnionym w ramach danego podatnika osobom i podmiotom).

Jeśli wspólnota mieszkaniowa posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP tej wspólnoty, to każda posługująca się nią osoba posiada dostęp do kontekstu NIP wspólnoty w KSeF bez dodatkowych formalności. Po autoryzacji pieczęcią możliwe jest także wygenerowanie tokenu lub certyfikatu KSeF, które pozwalają na autoryzację w KSeF każdej osobie posługującej się takim tokenem lub certyfikatem i wykonywanie czynności przypisywanych tej wspólnocie.

Jeśli natomiast wspólnota nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wówczas musi złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA w celu wskazania dowolnej osoby fizycznej, która będzie działała w KSeF w imieniu wspólnoty. Do autoryzacji może ona użyć np. elektronicznego podpisu kwalifikowanego, aplikacji mObywatel czy Profilu Zaufanego. Wskazana osoba po zautoryzowaniu się w KSeF może nadać drogą elektroniczną analogiczne uprawnienia kolejnym osobom.

Nie, dane zapisane w CRP KEP na podstawie złożonego NIP-2 są aktualne.

Tak, w KSeF można nadać uprawnienie do dostępu do faktur jako osobny rodzaj uprawnienia. Nie jest konieczne jednoczesne nadanie uprawnień do wystawiania faktur.

Tak, nadając uprawnienie „podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur” możliwe jest nadanie wyłącznie jednego z tych uprawnień lub obu. Oznacza to, że można nadać tylko np. uprawnienie do wystawiania faktur, bez uprawnienia do przeglądania faktur.

Tak, dostawca produktów rolnych nadaje nabywcy - podatnikowi VAT czynnemu uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR (i składa jednocześnie oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym).

Nie, to nie jest widoczne. Podatnik widzi tylko, że upoważnił biuro, bez uprawnionych pracowników biura.

Tak, podmioty niebędące osobą fizyczną np. sądy mogą złożyć ZAW-FA, jeśli nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w celu wyznaczenia osoby fizycznej, która będzie w ich imieniu korzystać z KSeF.

Tak, pełnomocnik ogólny może złożyć w imieniu podatnika zawiadomienie ZAW-FA.

W przypadku wspólnoty mieszkaniowej, podmiotem reprezentującym jest:

• zarządca ustanowiony w umowie, o której mowa w art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali lub uchwale, o której stanowi art. 18 ust. 2a ustawie o własności lokali, albo
• zarząd ustanowiony w trybie art. 20 tej ustawy.

Czynnościami zwykłego zarządu są wszelkie faktyczne, prawne i procesowe czynności związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej i z jej administracją. Przyjmuje się, że czynności polegające na reprezentowaniu przed organami administracyjnymi i sądami, zmierzające do ochrony rzeczy wspólnej są czynnościami zachowawczymi, a co za tym idzie, są czynnościami zwykłego zarządu.

W przypadku zarządcy, z umowy (uchwały) o powierzeniu zarządu wynikać mogą szczególne postanowienia, które mogą zarówno rozszerzać, jak i zawężać ustawowy zakres kompetencji. Gdyby  umowa (uchwała) o powierzeniu zarządu zawężała ustawowy zakres kompetencji podejmowania przez zarządcę czynności zwykłego zarządu, dopuszczalnym jest ustanowienie pełnomocnictwa szczególnego przez wspólnotę mieszkaniową  do podjęcia danej czynności przez zarządcę. 

Zawiadomienie ZAW-FA może być również podpisane przez ustanowionego przez wspólnotę pełnomocnika ogólnego.

Tak, jeśli JST nie posiada pieczęci kwalifikowanej, musi złożyć ZAW-FA.

Nie, nie muszą składać drugi raz NIP-2.

Tak, jednostki podrzędne JST korzystają ze swojego numeru NIP nadanego na cele podatku dochodowego. Uprawnieniami w ramach danej jednostki podrzędnej zarządza „administrator” jednostki podrzędnej wyznaczony przez jednostkę nadrzędną. Administrator może nadawać odpowiednie role poszczególnym pracownikom do pracy w ramach jednostki podrzędnej.

Jeżeli podatnik wygeneruje sobie certyfikat KSeF, to może się nim uwierzytelnić w różnych kontekstach. Zakres działań podatnika, które może wykonywać w systemie  zależy od zakresu posiadanych przez podatnika w danym kontekście uprawnień.