Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne

Nie, zakład nie musi wystawiać faktur w KSeF na rzecz odbiorcy indywidualnego (konsumenta) Będą mogły być nadal wystawiane faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Bez znaczenia pozostaje fakt, czy transakcja podlega ewidencjonowaniu przy użyciu kasy rejestrującej, czy jest zwolniona z tego obowiązku.

Podatnik może wystawić jednak fakturę na rzecz konsumenta dobrowolnie w KSeF. Wówczas jest zobowiązany przekazać mu ją w sposób uzgodniony (np. w formie wydruku opatrzonego kodem QR wraz z numerem KSeF).

Tak, lekarz wystawia w tym przypadku faktury zgodnie z prawodawstwem polskim i polskimi zasadami, więc wystawia tę fakturę w KSeF. Przy czym, jeśli nabywcą jest podmiot zagraniczny, fakturę należy przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. w formie wydruku lub pliku pdf, opatrzoną kodem QR). KSeF to tylko zmiana formy wystawiania faktur, a nie zmiana zasad podatkowych (związanych np. z określaniem miejsca świadczenia usług).

Nie. Nabywca, który nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (wymieniony w art.106ga ust. 2 ustawy) nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Taka faktura może być wystawiona poza systemem – papierowo lub elektronicznie. Nie ma jednak przeciwskazań, aby faktura została wystawiona w KSeF dobrowolnie, ponieważ nabywca jest podatnikiem zarejestrowanym do celów VAT w Polsce i posiada NIP.

Nie. Powyższy przypadek został zaadresowany w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. poz. 1740). Wyłączeniem z KSeF objęta jest dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP. W analizowanym przypadku nabywca ze Szwajcarii nie posiada polskiego NIP. Taka faktura jest wystawiana poza systemem – papierowo lub elektronicznie. Ze względów technicznych nie jest możliwe jej wystawienie w KSeF.

Tak, podatnicy zwolnieni z VAT przedmiotowo lub podmiotowo mają obowiązek wystawienia faktur przy użyciu KSeF. Zatem, jeśli podatnik jest zwolniony z VAT z racji nieprzekraczania limitu 240 tys. zł wartości sprzedaży, musi, co do zasady, wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Taki podatnik może jednak skorzystać np. z przepisu epizodycznego, w myśl którego, do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł (brutto).

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł w życie etapowo, od 1 lutego 2026 r. - dla podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli wartość sprzedaży wraz z podatkiem w wysokości 200 mln zł w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, a jeśli wartość sprzedaży dokumentowana fakturami miesięcznie nie przekracza kwoty 10 000 zł (brutto) – to od 1 stycznia 2027 r.

Obowiązek otrzymywania faktur w KSeF wszedł w życie z dniem 1 lutego 2026 r. (nie dotyczy podmiotów wymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w tym m.in. podmiotów zagranicznych i konsumentów).

W początkowym okresie obowiązywania systemu w wersji obligatoryjnej nie są stosowane kary pieniężne za błędy związane ze stosowaniem KSeF. Kary te będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. Kary te będą stosowane, gdy podatnik wbrew obowiązkowi:

1. nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
2. w okresie trwania awarii, lub niedostępności wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
3. nie przesłał w wymaganym terminie do KSeF faktury wystawionej w trybie offline24 lub w okresie awarii albo niedostępności KSeF

Tak, na gruncie art. 86 ustawy nabywcy (podatnikowi), co do zasady, przysługuje prawo do odliczenia podatku za okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę wystawioną poza KSeF. W indywidualnych przypadkach, jeżeli wystąpią sytuacje, w których działanie sprzedawcy okaże się nieuczciwe, od strony nabywcy korzystającego z prawa do odliczenia z faktur spoza KSeF, może być weryfikowane zachowanie należytej staranności przy współpracy z takim kontrahentem.

Co istotne, od 1 stycznia 2027 r. za niedopełnienie obowiązku wystawiania faktur w KSeF są przewidziane kary pieniężne. Okres przejściowy należy więc wykorzystać do tego, aby w pełni nauczyć się zasad wystawiania faktur w systemie bez ryzyka negatywnych konsekwencji.

Powyższe jest uzasadnione biorąc pod uwagę, że przepisy w zakresie KSeF przewidują fazowanie terminów wejścia w życie obowiązkowego e-fakturowania w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek ten dotyczy dużych podmiotów (które osiągnęły wartość sprzedaży brutto powyżej 200 mln zł za rok 2024), od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców, przy czym do końca 2026 roku najmniejsi podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF o ile łączna wartość sprzedaży na fakturach nie przekracza w miesiącu 10 000 zł. 

Nałożenie na nabywcę obowiązku zweryfikowania czy faktura została prawidłowo wystawiona poza KSeF byłoby więc niewspółmierne, a nawet niemożliwe do wykonania.

Tym niemniej podatnicy powinni zwracać szczególną uwagę na współpracę ze sprzedawcami, którzy nie stosują się do obowiązujących przepisów w zakresie VAT. Zatem wykorzystując faktury wystawione i otrzymane z pominięciem KSeF, nabywca powinien wykazywać należytą staranność, w szczególności każdorazowo zwracać uwagę na okoliczności współpracy z takim kontrahentem.

Warto także zwrócić uwagę, że pomijanie przez podatników obowiązku wystawiania faktur w KSeF stanowi utrudnienie dla kontrahentów, ponieważ ogranicza korzyści jakie niesie ze sobą KSeF, związane głównie z digitalizacją. Celem KSeF jest bowiem przejście na elektroniczny obieg faktur i maksymalne ograniczenie drukowania faktur lub przekazywania ich poza systemem. Nabywcy krajowi posiadający NIP otrzymują faktury w systemie.

Jeżeli jednak faktura wystawiona w trybie offline24 nie posiada jeszcze numeru KSeF, to możliwe jest jednak wydanie nabywcy potwierdzenia transakcji, które nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.

Nie, ponieważ w tym przypadku jest wystawiana nota księgowa, a nie faktura korygująca. Skoro wystawiony dokument nie jest fakturą, to nie podlega wystawieniu w KSeF.

Nie, nie występuje obowiązek podawania numeru KSeF podczas płatności zaliczki nieudokumentowanej fakturą zaliczkową. Co do zasady zaliczka powinna być udokumentowana fakturą. Faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.

Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona. Okres ten wynosi 10, a nie 5 lat między innymi z uwagi na możliwe okresy korekt podatku naliczonego w podatku VAT (np. w przypadku nieruchomości).

Limit obrotu jest liczony dla podatnika. Określając termin wdrożenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF przez grupę VAT, brana jest pod uwagę wartość sprzedaży osiągnięta przez całą grupę w 2024 r. Jeśli wartość sprzedaży z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, wówczas grupa VAT wystawia faktury w KSeF obowiązkowo od 1 lutego 2026 r. Natomiast, jeżeli wartość sprzedaży z podatkiem nie przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, grupa VAT jest obowiązana wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r.

Tak, obowiązek wystawienia faktury jest od 1 lutego 2026 r. W tym przypadku kluczowa jest wartość sprzedaży, którą osiągnął podmiot będący sprzedawcą A, w imieniu którego nabywca wystawia fakturę. Sprzedawca – podatnik A jest objęty obowiązkowym KSeF od 1 lutego 2026 r., więc nabywca samofakturujący (podatnik B) obowiązkowo wystawia faktury w jego imieniu w ramach samofakturowania już od 1 lutego 2026 r. mimo, że sam nie przekroczył wartości sprzedaży 200 mln zł w 2024 r. Oczywiście podatnik B może również od 1 lutego wystawiać „swoje” faktury w KSeF dobrowolnie.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. poz. 1740) wyłącza się z obowiązkowego KSeF świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, oraz przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie.

Zatem tylko bilety jednorazowe wyłączone będą z KSeF. Bez wpływu na wyłączenie z KSeF ma forma wystawienia biletu - elektroniczna lub papierowa. Bilety okresowe nie są objęte wyłączeniem.

W przypadku innych biletów niż jednorazowe uznanych za faktury uproszczone na podstawie rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, jeśli wystąpi u podatnika obowiązek wystawienia faktury, stosuje się zasady w zakresie obowiązkowego wystawiania w KSeF.

Natomiast do biletów jednorazowych spełniających wymogi uznania ich za fakturę na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021r. poz. 1979 ze zm.), zatem uznanych za faktury uproszczone, nie wystawia się już dodatkowych faktur.

Tak, pod warunkiem, że polisa ubezpieczeniowa spełnia warunki uznania jej za fakturę uproszczoną w rozumieniu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.10.2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.), tj. zawiera niezbędne dane określone w § 3 pkt 2 tego rozporządzenia.

Wyłączenie z obowiązku KSeF dotyczy wystawiania faktury w formie biletu jednorazowego  - uznanego za fakturę – wystawianego zarówno przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, jak i przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie.

Od 1.01.2014 r. faktury wewnętrzne już nie funkcjonują w obrocie prawnym. Można jedynie wystawić dokument wewnętrzny, a tych dokumentów nie wystawia się w KSeF ani nie przekazuje się do KSeF.

Od 1 stycznia 2027 r. będzie można nadal wystawiać paragony fiskalne z NIP nabywcy, jednak nie będą one uznawane za faktury uproszczone.

Nie, sankcje nie będą działały wstecz. Przepisy dotyczące nakładania sankcji będą obowiązywać dopiero od 1 styczna 2027 r. Nie będą więc nakładane kary ze niedopełnienie obowiązków KSeF w okresie 1.02.2026 r. do 31.12.2026 r. Okres przejściowy to czas, w którym administracja skarbowa skupi się na edukowaniu podatników, a nie na ich karaniu.

W przypadku najmu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma obowiązku wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy. Ponadto takie faktury są wyłączone z obowiązkowego KSeF (mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie) bez względu na wartość faktury i nie wliczają się do limitu 10 tys. zł.