NGO - Organizacje pozarządowe

Obowiązek korzystania z KSeF przez organizacje pozarządowe (NGO)

Organizacje pozarządowe są objęte obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur, nawet jeśli same nie wystawiają faktur. Dotyczy to również sytuacji, w których pełnią wyłącznie rolę odbiorców faktur, np. przy realizacji zakupów towarów lub usług. Obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem KSeF objął je od 1 lutego 2026 r.

Jeżeli organizacja pozarządowa wykonuje czynności podlegające ustawie o VAT i wystawia faktury, to była zobowiązana wystawiać je w KSeF od:

• 1 lutego 2026 r. – w przypadku gdy w 2024 r. jej sprzedaż (brutto) wyniosła powyżej 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. – w przypadku gdy w 2024 r. jej sprzedaż nie przekroczyła 200 mln zł.

Jakie korzyści daje korzystanie z KSeF organizacji pozarządowej?

Dzięki wdrożeniu KSeF organizacja pozarządowa:

• nie musi drukować faktur ani ręcznie wprowadzać ich do systemów,
• może zautomatyzować swoje procesy księgowe,
• nie musi archiwizować faktur, ponieważ są one przechowywane w KSeF przez
• 10 lat,
• otrzymuje faktury szybciej, w jednym miejscu i w jednolitym wzorze,
• nie będzie nigdy potrzebować duplikatu faktury od sprzedawcy, bo w każdej chwili może pobrać ją z KSeF.

KSeF w NGO – jak zacząć krok po kroku

Organizacja pozarządowa posiadająca NIP (np. fundacja albo stowarzyszenie) aby korzystać z KSeF musi się zalogować do systemu. Może również wyznaczyć osobę, która w jej imieniu będzie korzystać z KSeF.

W tym celu organizacja składa do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego formularz ZAW-FA. To właśnie w tym dokumencie NGO nadaje osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z KSeF.

Zawiadomienie ZAW-FA można złożyć:

• papierowo – osobiście lub wysłać pocztą
• elektronicznie – przy użyciu przeznaczonego do tego formularza w e-Urzędzie Skarbowym.

Organizacja pozarządowa nie musi składać zawiadomienia ZAW-FA jeśli posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, która jest rozwiązaniem dobrowolnym, lecz płatnym. Jeżeli jednak ma taką pieczęć to może użyć jej do zalogowania się w KSeF i korzystać ze wszystkich uprawnień właścicielskich (tj. uprawnień przypisanych jej automatycznie przez system - w szczególności do wystawiania faktur, przeglądania faktur, zarządzania uprawnieniami, zarządzania jednostkami podrzędnymi).

W przypadku organizacji pozarządowych korzystających z komercyjnych programów do obsługi KSeF możliwe jest logowanie przy użyciu certyfikatu KSeF lub tokena (więcej informacji: Certyfikaty KSeF).

Jak wypełnić ZAW-FA?

W częściach A i B wpisujemy powód złożenia formularza (nadanie uprawnień) oraz podstawowe dane organizacji.

Część C dotyczy osoby, której nadajemy dostęp do KSeF. W formularzu ZAW-FA można wskazać tylko jedną osobę — będzie to tzw. pierwsza osoba uprawniona. To ona, po uzyskaniu dostępu do systemu, będzie mogła samodzielnie nadawać uprawnienia kolejnym osobom w organizacji, bez składania kolejnych formularzy.

W części E wpisujemy osoby uprawnione do reprezentowania organizacji. W tej części należy zawrzeć także ich podpisy.

Formularz ZAW-FA jest dostępny w wersji do druku na stronie podatki.gov.pl.

Co dalej?

Urząd Skarbowy zazwyczaj w ciągu kilku dni wprowadza zgłoszone uprawnienia do systemu. Gdy to nastąpi, wskazana osoba będzie mogła zalogować się do KSeF i zarządzać dostępami korzystając np. z Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 dostępna na stronie Krajowego Systemu e-Faktur.

Do logowania można użyć kilku metod:

• aplikacji mObywatel, mojeID (bankowość elektroniczna), e-dowodu lub profilu zaufanego – są to rozwiązania bezpłatne,
• podpisu kwalifikowanego przypisanego do osoby fizycznej,
• pieczęci elektronicznej wydanej na organizację.

Zarządzanie uprawnieniami w organizacji

Po zalogowaniu osoba wskazana w ZAW-FA może nadać uprawnienia kolejnym osobom (elektronicznie), np. księgowej, koordynatorowi projektu czy biuru rachunkowemu - w zależności od potrzeb i sposobu działania organizacji.

W przypadku zawiadomienia ZAW-FA składanego w wersji 3 wskazana w nim osoba fizyczna uzyskuje również automatycznie nadane uprawnienie do wystawiania i przeglądania faktur.

Organizacje pozarządowe o rozbudowanej strukturze wewnętrznej

Organizacje pozarządowe, które mają rozbudowaną strukturę wewnętrzną mogą korzystać w KSeF z tzw. identyfikatora wewnętrznego. Rozwiązanie to może być przydatne np. w przypadku hufców działających w ramach chorągwi w organizacjach harcerskich czy w organizacjach realizujących wiele projektów, gdzie zachodzi potrzeba dostępu do poszczególnych faktur dotyczących danego projektu przez wyznaczone osoby fizyczne.

Identyfikator wewnętrzny składa się z identyfikatora podatkowego NIP podatnika i 5 cyfr np. 1111111111-33334. 

Organizacja pozarządowa lub osoba fizyczna, która zarządza w jej imieniu uprawnieniami, mogą wygenerować identyfikator wewnętrzny i następnie wyznaczyć administratora danej jednostki wewnętrznej. Administrator może nadać innej osobie uprawnienia do:

• wystawiania faktur (w których sprzedawcą jest organizacja, a jednostka wewnętrzna podmiotem trzecim),
• przeglądania faktur (w których organizacja jest nabywcą lub sprzedawcą, a jednostka wewnętrzna podmiotem trzecim),
• zarządzania uprawnieniami.

Dzięki powyższemu rozwiązaniu osoby, które w ramach danej organizacji zajmują się rozliczeniem danego projektu mogą mieć np. uprawnienia do przeglądania faktur tego projektu, a nie wszystkich faktur organizacji (pod warunkiem, że identyfikator wewnętrzny dla tego projektu zostanie podany na fakturze w danych podmiotu trzeciego).

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, przy użyciu których organizacja pozarządowa może korzystać z KSeF. Należą do nich:

• Aplikacja Podatnika KSeF - umożliwiająca wystawianie i odbieranie e-Faktur w KSeF, podgląd e-Faktur, zarządzanie uprawnieniami, generowanie tokenów, wnioskowanie o certyfikat KSeF i jego pobieranie, weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF. Więcej informacji: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0.
• Aplikacja Mobilna KSeF, pozwalająca na wygodne i szybkie wystawianie faktur ustrukturyzowanych oraz ich korekt, odbieranie ich w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca. Więcej informacji: Aplikacja Mobilna KSeF.

Fakturę za pomocą systemu organizacja pozarządowa może również wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF 2.0.

Wystawienie faktury w KSeF – krok po kroku

• Upewnij się, że organizacja nadała Ci uprawnienie do wystawiania faktur (jeśli natomiast logujesz się pieczęcią to pełen zakres uprawnień jest przypisany automatycznie do NIP organizacji),
• Zaloguj się do KSeF w narzędziu, z którego korzystasz np. Aplikacji Podatnika KSeF i przejdź do sekcji „Faktury”->„Wystaw fakturę VAT”,
• Wypełnij dane faktury (m.in. datę wystawienia, datę sprzedaży, kolejny numer faktury, dane stron transakcji, pozycje faktury, kwoty, stawkę VAT), sprawdź ich poprawność i kompletność, a następnie wyślij do KSeF,
• Upewnij się, że fakturze został nadany numer KSeF. Możesz także pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). W tym celu przejdź do zakładki „Historia sesji”, następnie wybierz sesję dla której chcesz pobrać UPO (możesz pobrać UPO dla konkretnej faktury lub UPO zbiorcze dla całej sesji).

W przypadku faktury wystawianej na rzecz podmiotu zagranicznego, osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub innego podmiotu nieposiadającego NIP, należy przekazać ją temu nabywcy w sposób uzgodniony (np. wydruk lub plik pdf), opatrując fakturę kodem QR wraz z numerem KSeF.

Korekty faktur

Jeśli na fakturze wystąpił błąd to jej wystawca wystawia fakturę korygującą.

Wystawiając korektę pamiętaj o podaniu w niej danych faktury pierwotnej, w tym jej daty wystawienia, numeru kolejnego faktury oraz numeru KSeF.

Jeśli do faktury wystawionej wcześniej poza KSeF trzeba wystawić korektę już w czasie obowiązkowego korzystania z systemu, to taka korekta musi być wystawiona w KSeF.

Jeśli organizacja pozarządowa otrzyma fakturę, która nie dokumentuje faktycznej sprzedaży na jej rzecz – to wystawca powinien ją skorygować „do zera”. Jeśli w stosunku do takiej faktury istnieje przypuszczenie, że jest ona wynikiem nadużycia – organizacja może zgłosić ją jako fakturę scamową do administracji skarbowej.

Takiego zgłoszenia można dokonać za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF, wchodząc w zakładkę Faktury -> „Lista faktur”. Po kliknięciu w daną fakturę (tj. po wejściu w jej szczegóły), należy wybrać opcję „Zgłoszenie nadużycia”, a następnie wybrać powód zgłoszenia, uzasadnienie, potwierdzić widoczne oświadczenie oraz kliknąć „Zgłoś”.

Jakich dokumentów organizacja pozarządowa nie przesyła do KSeF?

Organizacja pozarządowa nie przesyła do KSeF:

• not obciążeniowych i uznaniowych, 
• dokumentów wewnętrznych (wystawianych np. w związku opodatkowaniem nieodpłatnego świadczenia usług w przypadku zaistnienia przesłanek ustawowych),
• faktur proforma,
• innych niż faktura dokumentów generowanych np. w związku ze zwrotem części niewykorzystanej dotacji. 

Otrzymywanie faktur w KSeF

Organizacja pozarządowa od 1 lutego 2026 r. otrzymuje faktury przy użyciu KSeF. Sprzedawca nie ma obowiązku wydawania organizacji pozarządowej wizualizacji faktury poza systemem.

Organizacja pozarządowa ma w KSeF dostęp zarówno do swoich faktur sprzedażowych jak i faktur zakupowych z uwagi na to, że występuje na tych fakturach jako jedna ze stron transakcji wraz ze swoim NIP.

Dostęp do faktur organizacji pozarządowej posiadają również osoby lub podmioty, którym organizacja pozarządowa nadała w KSeF uprawnienie do przeglądania faktur. W celu uzyskania dostępu do swoich faktur organizacja lub osoby/podmioty uprawnione powinny zalogować się do systemu.

Aby organizacja pozarządowa mogła uzyskać, po uwierzytelnieniu się w KSeF, dostęp do swoich faktur zakupowych, konieczne jest, aby na tych fakturach został uwzględniony identyfikator podatkowy NIP tej organizacji.

Dodatkowy dostęp do faktury

Dostęp do faktury możliwy jest także bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie.

Organizacja pozarządowa otrzymuje faktury przy użyciu KSeF, ale sprzedawca może:

• po przesłaniu faktury do KSeF wydać organizacji dodatkowo wizualizację z kodem QR, z napisem zawierającym numer KSeF lub
• jeśli faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF – wydać „potwierdzenie transakcji”, które zawiera kody QR umożliwiające weryfikację czy fakturze został już nadany numer KSeF oraz zapewniające dostęp do dokumentu w systemie.

Po zeskanowaniu kodu QR przy użyciu smartfona zostaną wyświetlone podstawowe dane identyfikujące tę fakturę wraz z informacją czy dokument znajduje się w KSeF. W kolejnym kroku możliwe będzie pobranie faktury (jako pdf, xml) - po podaniu kilku danych z tej faktury, tj.: kolejnego numeru faktury nadanego przez podatnika, identyfikatora podatkowego NIP lub innego identyfikatora nabywcy albo informacji o braku identyfikatora, kwoty należności ogółem z faktury.

Odebranie faktury w KSeF – krok po kroku

• Upewnij się, że organizacja nadała Ci uprawnienie do przeglądania faktur (jeśli natomiast logujesz się pieczęcią to pełen zakres uprawnień jest już przypisany automatycznie do NIP organizacji),
• Zaloguj się do KSeF w narzędziu z którego korzystasz np. Aplikacji Podatnika KSeF i przejdź do sekcji „Faktury”->„Lista faktur”,
• Widzisz listę faktur, które możesz przeglądać. Widocznych jest też kilka zakładek (faktury zakupowe, faktury sprzedażowe). Możesz skorzystać z filtrów wyszukiwania (np. po numerze KSeF, rodzaju faktury czy identyfikatorze nabywcy) aby łatwiej odnaleźć daną fakturę.
• Po wyszukaniu faktury możesz ją np. wyświetlić lub pobrać (jako plik xml lub pdf).

Od 1 lutego 2026 r., podstawową formą udokumentowania dokonanej transakcji jest faktura ustrukturyzowana wystawiana przy użyciu KSeF w postaci elektronicznej według określonego wzoru w formacie (xml). Organizacje pozarządowe otrzymują faktury również przy użyciu tego systemu. Fakturę otrzymaną w KSeF można użyć poza systemem. Używana poza KSeF faktura powinna być opatrzona kodem QR, pod którym będzie widniał numer KSeF. Taki dokument można użyć poza systemem zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej.

Jak postąpić w razie braku internetu lub niedostępności KSeF?

W ramach obowiązkowego KSeF 2.0 funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline. Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury do KSeF w czasie rzeczywistym. Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.

Tryby offline:

• tryb offline24 – możesz wystawić fakturę w tym trybie dobrowolnie lub np. gdy nie masz połączenia z internetem; fakturę wystawiasz zgodnie z wzorem FA(3), ale masz obowiązek przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. 

• tryb offline (niedostępność KSeF) – stosowany, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny (np. przerwy serwisowe); faktury wystawiasz poza systemem, zgodnie z wzorem FA(3) i przekazujesz do KSeF w ciągu jednego dnia roboczego po zakończeniu tej niedostępności.

Informacja o czasowej niedostępności systemu z powodu prac serwisowych będzie publikowana w BIP MF z wyprzedzeniem oraz dostępna z poziomu oprogramowania do wystawiania faktur, z którego korzystasz (jeśli dany program posiada tę opcję).

• tryb awaryjny – stosuje się po ogłoszeniu awarii KSeF komunikatem w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Pozwala on kontynuować wystawianie faktur mimo problemów technicznych systemu. W tym czasie faktura jest wystawiana elektronicznie zgodnie ze strukturą FA(3) i przekazywana kontrahentowi w uzgodniony sposób. Należy ją przesłać do KSeF w celu nadania numeru – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

W trybach offline, w przypadku gdy faktura jest wydawana nabywcy w sposób uzgodniony, poza KSeF konieczne jest jej opatrzenie:

• dwoma kodami QR (z napisem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”) jeśli udostępnienie poza KSeF następuje przed przesłaniem faktury do systemu,
• kodem QR (z napisem w postaci numeru KSeF) jeśli udostępnienie poza KSeF następuje po przesłaniu faktury do systemu.
• awaria całkowita KSeF – nadzwyczajna sytuacja związana np. z bezpieczeństwem państwa lub jego infrastruktury. Komunikat o tej awarii zostanie udostępniony w środkach społecznego przekazu np. radiu, telewizji, internecie. W tym okresie podatnicy wystawiają faktury poza KSeF – bez stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej do KSeF i nie przesyłają  ich później do systemu. Faktury mogą być przekazywane kontrahentom w dowolny sposób, co ma zapewnić ciągłość obrotu gospodarczego w sytuacjach kryzysowych.