KSeF krok po kroku

Krok 1: Zidentyfikuj obowiązki i terminy

Sprawdź, czy Twoja firma kwalifikuje się jako duży podatnik (obrót > 200 mln zł w 2024r.).
Zapoznaj się z harmonogramem wdrożenia i wyjątkami (np. faktury B2C, OSS/IOSS, bilety).
 
Krok 2: Przeprowadź analizę procesów fakturowania

Zbadaj obecne procedury wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur.
Zidentyfikuj obszary wymagające zmian, np. integrację z systemem ERP, automatyzację, walidację danych.

Krok 3: Oceń i dostosuj systemy IT

Zdecyduj czy korzystasz z komercyjnego systemu ERP czy z darmowych aplikacji MF (np. Aplikacja Podatnika KSeF).

Sprawdź czy obecne systemy finansowo-księgowe są kompatybilne z KSeF.
Zainwestuj w nowe rozwiązania lub aktualizacje, które obsługują faktury ustrukturyzowane w formacie XML.

Krok 4: Wybierz i wdroż odpowiednie oprogramowanie

Upewnij się, że system wspiera funkcje takie jak: wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, w tym ich korekt, otrzymywanie faktur z KSeF, czy odpowiednie przenoszenie ich do ewidencji na cele rozliczeń podatkowych np. plików JPK_VAT z deklaracją.

Krok 5: Zbuduj zespół projektowy

Powołaj interdyscyplinarny zespół (księgowość, IT, sprzedaż, compliance).
Określ role i odpowiedzialności, np. administrator KSeF, osoba zarządzająca uprawnieniami.

Krok 6: Przeprowadź testy i szkolenia

Przetestuj cały proces fakturowania w środowisku testowym KSeF.
Przeszkol pracowników w zakresie dostępnych metod autoryzacji takich jak:  certyfikat, token, podpis kwalifikowany, profil zaufany i obsługi systemu.

Krok 7: Skonfiguruj dostęp i uprawnienia

Złóż formularz ZAW-FA, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
Nadaj uprawnienia pracownikom i jednostkom wewnętrznym (np. oddziałom), zgodnie z polityką bezpieczeństwa i dostępności.

Krok 8: Poinformuj kontrahentów i przygotuj komunikację

Ustal z partnerami biznesowymi sposób wymiany faktur (np. przez KSeF lub poza systemem).
Przygotuj komunikaty i instrukcje dla klientów, dostawców i biura rachunkowego.