KSeF krok po kroku

Jednoosobowa Działalność Gospodarcza oraz Małe i Średnie Przedsiębiorstwa krok po kroku

Krok 1: Sprawdź, kiedy Twoja firma musi korzystać z KSeF

Od 1 lutego 2026 – obowiązek dla dużych firm (obrót > 200 mln zł).
Od 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP.
Od 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami ≤ 10 tys. zł miesięcznie).

Krok 2: Wybierz sposób korzystania z KSeF

Darmowe narzędzia MF: Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma.
Komercyjne programy dostępne na rynku zintegrowane z KSeF 2.0. 
Wybór zależy od skali działalności i liczby faktur.

Krok 3: Uzyskaj dostęp do KSeF

JDG: dostęp możliwy od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
Spółki: wymagane złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
Można testować system w wersji demo.

Krok 4: Uwierzytelnij się i wygeneruj Certyfikat

Certyfikat to klucz dostępu do systemu – można go wygenerować w aplikacji MF.
Alternatywnie: użyj profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.

Krok 5: Nadaj uprawnienia

Możesz nadać dostęp do KSeF pracownikom, biuru rachunkowemu lub współpracownikom.
Uprawnienia obejmują między innymi: wystawianie faktur, przeglądanie faktur i zarządzanie uprawnieniami.

Krok 6: Przetestuj proces fakturowania

Wystaw fakturę testową w wersji testowej i przedprodukcyjnej (demo).
Sprawdź, czy dane są zgodne ze schemą KSeF (format XML).
Upewnij się, że faktura przechodzi walidację i otrzymuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Krok 7: Dostosuj procedury w firmie

Przeszkol pracowników.
Zaktualizuj procedury sprzedaży, księgowości i obsługi klienta.
Zadbaj o integrację systemów IT (jeśli korzystasz z ERP).

Krok 8: Monitoruj zmiany i aktualizacje

Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów.
Korzystaj z webinarów, szkoleń i materiałów edukacyjnych.
Upewnij się, że Twój system księgowy jest zgodny z najnowszą wersją KSeF 2.0.