KSeF krok po kroku

Krok 1: Zrozum zmiany i terminy

0d 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł z podatkiem).
Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla większości firm.
Biura rachunkowe muszą być gotowe na automatyczny dostęp do faktur klientów.    
Faktury będą wystawiane i odbierane w formacie XML przez system KSeF.

Krok 2: Przeanalizuj obecne procesy

Oceń jak obecnie obiegają dokumenty (papierowo, mailowo, przez OCR).
Zidentyfikuj punkty wymagające zmiany: np. ręczne wprowadzanie danych, brak integracji z systemami.
Skontaktuj się ze swoimi klientami, zweryfikuj umowy i ustal nowe zasady oraz model współpracy. 

Krok 3: Wybierz odpowiednie oprogramowanie

Sprawdź, czy Twój system księgowy ma integrację z KSeF.
Jeśli nie – rozważ aktualizację lub zmianę systemu.
Możesz też skorzystać z darmowych aplikacji MF: Aplikacja Podatnika KSeF lub e-mikrofirma.

Krok 4: Uwierzytelnij się w KSeF

Uzyskaj dostęp do KSeF przez:

• Profil zaufany
• Podpis kwalifikowany
• Pieczęć elektroniczną
• Certyfikat KSeF

Złóż formularz ZAW-FA, jeśli działasz jako spółka i chcesz wskazać osobę uprawnioną.

Krok 5: Nadaj uprawnienia

Przydziel dostęp do KSeF pracownikom i współpracującym firmom.
Możesz nadać uprawnienia do:

• Wystawiania faktur
• Przeglądania faktur
• Zarządzanie uprawnieniami
• Nadawania dalszych uprawnień

Pamiętaj, by twoi klienci również nadali ci odpowiednie uprawnienia, aby wystawiać i pobierać ich faktury z systemu.

Krok 6: Przetestuj procesy w środowisku testowym

Przeprowadź testy wystawiania i odbierania faktur w wersji Testowej i przedprodukcyjnej (demo) KSeF. 
Sprawdź poprawność danych, integrację z systemem księgowym i automatyzację obiegu dokumentów.

Krok 7: Przeszkol zespół

Zorganizuj szkolenia dla księgowych i pracowników obsługi klienta.
Naucz ich:

• Jak działa KSeF
• Jak wystawiać faktury
• Jak weryfikować dokumenty
• Jak obsługiwać nowe narzędzia

Krok 8: Zadbaj o bezpieczeństwo i kontrolę jakości

Wdroż elektroniczny obieg dokumentów z weryfikacją faktur przed zaksięgowaniem. Ustal procedury kontroli błędów i nieprawidłowych faktur.