Wystawianie i otrzymywanie faktur

Faktury dla konsumentów są wystawiane w KSeF dobrowolnie. Jeśli sprzedawca zdecyduje się na wystawienie faktury na rzecz konsumenta w KSeF, musi wówczas przekazać ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony, np. poza KSeF jako fakturę w postaci papierowej opatrzoną kodem, pod którym będzie widniał numer KSeF/kodami QR. Jeśli konsument zdecyduje się na otrzymanie faktury w KSeF wówczas wystawca faktury musi zapewnić mu dostęp do tej faktury przekazując kod QR wraz z danymi faktury, które umożliwią pobranie faktury z systemu.

Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie odroczenia terminu obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe w podstawowym terminie – tj. od 1 lutego 2026 r. Dostęp do otrzymanej e-Faktury można uzyskać po uwierzytelnieniu się podatnika w systemie (w dowolnym narzędziu zintegrowanym z API KSeF 2.0 lub za pośrednictwem bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF tj. Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja mobilna KSeF, e-mikrofirma).

Należy zwrócić uwagę, że sprzedawcy (objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r.), którzy dokonują sprzedaży i wystawiają faktury na rzecz podatników krajowych posiadających NIP, objętych obowiązkowym KSeF od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r., poza przesłaniem faktury do KSeF, nie są obowiązani wydawać faktury poza systemem. Mają możliwość wydania wizualizacji faktury zarejestrowanej w KSeF wraz z kodem QR i nadanym numerem KSeF.

Przed nadaniem fakturze numeru KSeF możliwe jest natomiast wydanie nabywcy tzw. potwierdzenia transakcji (więcej informacji na ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/potwierdzenie-transakcji). Dzięki ww. rozwiązaniu nabywcy ci, dostęp do e-Faktury mogą uzyskać bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie, przy użyciu usługi tzw. dwuetapowego dostępu do faktury (tj. po zeskanowaniu kodu QR lub kliknięciu w link oraz po wprowadzeniu danych dostępowych do faktury). Nabywca, na rzecz którego wystawiono fakturę, może pobrać ją bezpośrednio z KSeF.

Za datę otrzymania faktury uznaje się datę przydzielenia numeru KSeF. Jest ona widoczna po zeskanowaniu kodu QR znajdującego się na potwierdzeniu transakcji. W przypadku natomiast korzystania np. z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez MF jest widoczna po zalogowaniu się w systemie.

Tak, niemniej sprzedawcy mają możliwość wydania wizualizacji faktury wystawionej w KSeF wraz z kodem QR i nadanym numerem KSeF. W związku z wystawianiem i otrzymywaniem faktur w KSeF w relacjach między krajowymi podatnikami VAT papierowa forma faktury jest zbędna.

W ustawie o VAT są przewidziane wyjątki, w art. 106gb ust. 4, w których fakturę należy przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony, w tym w postaci papierowej, tj. w przypadku gdy:

1. miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
4. nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub
5. nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6, lub
6. nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Jednak należy zaznaczyć, że w przypadku, gdy wystąpi awaria systemu KSeF ogłoszona na BIP MF, wystawione w tym okresie faktury wg wzoru faktury ustrukturyzowanej, wszyscy nabywcy, w tym podatnicy krajowi posiadający NIP, będą otrzymywać w postaci z nimi uzgodnionej, w tym także w postaci papierowej. 

Fakturę wystawia się, zgodnie z podstawową zasadą, nie później niż 15 dnia kolejnego miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towarów. KSeF nie zmienia tych terminów. Faktury w KSeF są wystawiane, co do zasady, w czasie rzeczywistym w tzw. trybie online. Jeżeli nabywcą jest podatnik krajowy posiadający NIP, to faktura jest wystawiona i otrzymywana obowiązkowo w KSeF.

Powyższa zasada dotycząca otrzymywania faktur odnosi się także do faktur wystawionych w tzw. trybie offline24, z tym, że fakturę obowiązkowo należy przesłać do systemu nie później niż następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

W przypadku, gdy faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF, można wydać nabywcy potwierdzenie transakcji. Z uwagi na ograniczony zakres elementów, które ten dokument posiada, nie jest on fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Potwierdzenie transakcji jest opatrzone dwoma kodami QR.

Sprzedawcy mają również możliwość wydania wizualizacji faktury, która posiada już numer KSeF, opatrując ją kodem QR i nadanym numerem KSeF. Zamieszczone na potwierdzeniu transakcji kody QR oraz znajdujący się na wizualizacji faktury kod QR umożliwiają dostęp do faktury w systemie bez konieczności logowania się nabywcy do tego systemu, w tzw. trybie dostępu anonimowego.

Więcej informacji na temat potwierdzenia transakcji można znaleźć na stronie: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/potwierdzenie-transakcji).

W przypadku wydatków, w których nabywcą (Podmiot2) na fakturze jest pracownik, czyli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, nie występuje obowiązek ich wystawienia w KSeF. Faktura może być wystawiona poza systemem – papierowo lub elektronicznie i nabywca otrzymuje ją w takiej formie. Jeżeli natomiast faktura jest wystawiona dobrowolnie w KSeF, to sprzedawca także w tym przypadku wydaje ją nabywcy w sposób uzgodniony, z kodem QR, pod którym widnieje nr KSeF/kodami QR, np. w formie wydruku. Zatem pracownik jest w posiadaniu fizycznej faktury, którą może okazać pracodawcy celem rozliczenia poniesionych wydatków.

Jeżeli natomiast chodzi o sytuację, gdy nabywcą jest podatnik, ale fizycznie zakupu w jego imieniu dokonuje jego pracownik, wówczas dane podatnika (pracodawcy) znajdują się w polu Podmiot2. Tego typu faktura podlega obowiązkowemu wystawieniu w KSeF. W celu identyfikacji zakupów pracowniczych, w których nabywcą jest podatnik (pracodawca) możliwe jest ujęcie danych pracownika w elemencie Podmiot3 wraz z rolą „11 – Pracownik”. Pracodawca na tej podstawie ma możliwość jednoznacznej identyfikacji faktury pośród innych faktur, do których ma dostęp w KSeF.

Nabywca krajowy posiadający NIP otrzymuje fakturę przy użyciu systemu. W przypadku, gdy nabywcą jest podatnik, ale wystawca nie posiada jeszcze nr KSeF tej faktury, może wydać potwierdzenie transakcji, opatrując je dwoma kodami QR. Jeśli wystawca posiada nr KSeF, może wydać wizualizację faktury opatrując ją jednym kodem QR, pod którym widnieje nr KSeF.

Zamieszczone na potwierdzeniu transakcji kody QR lub zamieszczony na wizualizacji faktury kod QR umożliwiają dostęp do faktury w systemie bez konieczności logowania się nabywcy do tego systemu, w tzw. trybie dostępu anonimowego.

Więcej informacji na temat potwierdzenia transakcji można znaleźć na stronie:  ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/potwierdzenie-transakcji).

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF skutkuje zmianami wyłącznie w sposobie wystawiania faktur. W związku z powyższym dotychczasowe praktyki dotyczące fakturowania powinny zostać dostosowane do założeń KSeF. Celem Ministerstwa Finansów nie jest eliminacja działań polegających na wydawaniu innych niż faktury dokumentów np. specyfikacji zamówienia. Tego typu dokumenty nie będą jednak przesyłane do KSeF.

KSeF nie zmienia zasad odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia VAT, a tym samym ujęcia w pliku JPK_VAT z deklaracją (po stronie zakupu) przysługuje wyłącznie w stosunku do tych pozycji z faktury, które są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Tak jak dotychczas, podatnik wybiera pozycje z otrzymanej faktury i wypełnia ewidencję VAT, zachowując prawo do odliczenia tylko do odpowiednich pozycji faktury.

Nie, KSeF nie zmienia terminów odliczania VAT. Fakturę można odliczyć w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia podatku naliczonego w danym okresie rozliczeniowym, może skorzystać z tego prawa również w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń miesięcznych) lub dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (w przypadku rozliczeń kwartalnych).

Regulacje wdrażające KSeF wprowadzają określanie daty otrzymania faktury. W przypadku faktury wystawionej w trybie online, offline24, offline-niedostępność KSeF datą otrzymania faktury jest:

• data przydzielenia numeru KSeF lub
• data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę - w przypadku udostępnienia faktury nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, w sposób inny niż przy użyciu KSeF.

W przypadku faktury wystawionej w trybie awaryjnym datą otrzymania faktury jest:

• data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę, bez względu na status nabywcy,
• data przydzielenia numeru KSeF - w przypadku gdy data otrzymania faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru KSeF (z tym że w przypadku gdy faktura, została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania).

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w ww. terminach, może dokonać odliczenia przez korektę deklaracji za okres, w którym powstało prawo do odliczenia lub za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, rozliczającego się kwartalnie, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Tak, w przypadku podania identyfikatora podatkowego NIP gminy (w Podmiot2) i NIP jednostki podrzędnej (w Podmiot3) faktura jest widoczna zarówno dla gminy jak i jednostki podrzędnej.

Tak, jeżeli w danych nabywcy (Podmiot2) zostaną wskazane dane gminy, natomiast w danych podmiotu trzeciego (Podmiot3) zostaną wskazane dane jednostki budżetowej. Po uwierzytelnieniu się w KSeF w kontekście identyfikatora podatkowego NIP jednostki budżetowej osoba uprawniona do dostępu do faktur tej jednostki może zobaczyć tę fakturę oraz ją pobrać. W Aplikacji Podatnika KSeF faktura znajduje się w osobnej zakładce na Liście faktur – „Faktury podmiotu innego (Podmiot3)”. W przypadku komercyjnych narzędzi finansowo-księgowych, sposób wyświetlania i prezentacji faktur zależy od rozwiązań zaimplementowanych w danej aplikacji.

Nie, w przypadku ustrukturyzowanej faktury korygującej do „zera” (wystawianej np. w związku z całkowitym zwrotem towaru) sprzedawca dokonuje obniżenia podstawy opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą w KSeF. W tym przypadku nie wystąpi konieczność posiadania potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę, ponieważ nabywca otrzyma tę fakturę korygującą w KSeF.

Podatnik może wystawić fakturę, jeśli posiada identyfikator podatkowy NIP. 

Podatnicy mają obowiązek odbierania faktur w KSeF od 01.02.2026 r. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony). Jeśli jednak wystawca faktury w okresie przejściowym korzysta ze zwolnień ustawowych i wystawia faktury w formie papierowej, to nabywca przyjmuję taką fakturę i zachowuje prawo do odliczenia z niej wynikające. Ponowne wystawienie takiej faktury w KSeF generuje po stronie sprzedawcy obowiązek zapłacenia podatku z niej wynikającego. Ponownie wystawiona faktura w KSeF powinna być skorygowana do zera. Od 2027 r. za wystawienie faktury poza KSeF pomimo obowiązku, podatnik będzie narażony na karę pieniężną do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze.

Za wystawioną fakturę w KSeF, która nie dokumentuje rzeczywistych zdarzeń, odpowiada jej wystawca. Należy odpowiednio zabezpieczyć narzędzia do uwierzytelnienia, w tym token oraz certyfikat KSeF.

Dodatkowo należy wskazać, że przepisy wprowadzające KSeF nie przewidują nowych sankcji za wystawianie tzw. pustych faktur, poza obowiązującym dotychczas art. 108 ustawy. Wystawca pustej faktury zobowiązany jest do zapłaty podatku z niej wynikającego. Forma autoryzacji w KSeF nie ma znaczenia. Dzięki KSeF możliwa jest jednak łatwiejsza identyfikacja osób wystawiających tzw. puste faktury.

Potwierdzenie transakcji jest dodatkową funkcjonalnością przewidzianą w systemach księgowych podatnika. Nie jest dostępne w bezpłatnych narzędziach udostępnianych przez MF. Oznacza to, że nie jest możliwe wygenerowanie takiego potwierdzenia w Aplikacji Podatnika KSeF, ani w Aplikacji mobilnej KSeF. Dostawcy komercyjnych programów zintegrowanych z KSeF mogą to rozwiązanie wdrożyć w swoich narzędziach.

Nie, potwierdzenie transakcji nie jest fakturą ani fakturą uproszczoną. Zawiera ograniczony zakres danych. Nie można odliczyć na jego podstawie VAT. 

Na takie cele został wdrożony model uprawnień dedykowany JST oraz ich jednostkom podrzędnym. W celu zapewnienia dostępu do faktur jednostkom podrzędnym JST, w strukturze logicznej FA(3) wprowadzone zostało rozwiązanie, polegające na konieczności wypełnienia znacznika JST na fakturze w danych nabywcy (Podmiot2).

Jeśli podatnik wystawia fakturę, to ma obowiązek wskazania na niej, czy dotyczy ona jednostki podrzędnej JST – poprzez wypełnienie znacznika jednostki podrzędnej JST – tj. wskazanie „1” lub „2” w polu JST.

W sytuacji, gdy wystawca faktury wskaże:

„1” – oznacza to, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. W takim przypadku, wystawca faktury powinien wypełnić sekcję Podmiot3, w szczególności podać NIP i określić rolę jako „8”.

Wartość „2" oznacza, że faktura nie dotyczy jednostki podrzędnej JST.

Faktura zawsze więc będzie dostępna dla NIP wskazanego w Podmiot2 (NIP JST) oraz będzie widoczna dla danej jednostki podrzędnej JST która została wskazana w Podmiot3.

Nie, tego typu dokumenty nie są wystawiane w KSeF.

MF stworzyło rozwiązanie w zakresie tzw. IDWew. Jest  to unikalny identyfikator wewnętrzny jednostki podatnika (np. oddziału, zakładu) w systemie KSeF. Jest to identyfikator nadawany na potrzeby korzystania z KSeF, składający się z numeru NIP podatnika i dodatkowych cyfr, który pozwala na rozróżnienie poszczególnych jednostek firmy podczas wystawiania i odbierania ustrukturyzowanych faktur. Identyfikator wewnętrzny oddziału podaje się w fakturze w danych podmiotu trzeciego (Podmiot3).

Fakturowanie za pośrednictwem KSeF dotyczy podatników, którzy mają siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski (aktywnie uczestniczące w transakcji dokumentowanej faktur). Faktury dokumentujące np. WDT, eksport towarów czy świadczenie usług na rzecz zagranicznych podatników są obowiązkowo wystawiane w KSeF. W przypadku jednak gdy nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy, poza wystawieniem faktury w KSeF należy przekazać fakturę nabywcy w sposób uzgodniony.

Obowiązkowym KSeF nie są jednak objęte transakcje typu IOSS i OSS nieunijny oraz transakcje realizowane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Fakturę może pobrać przy użyciu smartfona. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Mobilną KSeF, którą można pobrać na smartfony z systemem operacyjnym Android oraz iOS. Ponadto podatnik może również nadać uprawnienie innej osobie lub podmiotowi do dostępu do faktur, dzięki czemu ww. osoba lub podmiot będą mogli pobierać faktury z KSeF w imieniu podatnika.

Co do zasady, płatności za faktury dokonuje nabywca (klient), a nie księgowa, więc podatnik również powinien na bieżąco śledzić otrzymywane faktury. KSeF pozwoli zautomatyzować dotychczasowe procesy, w tym m.in. umożliwi księgowym (po uprawnieniu ich przez klienta) dostęp do faktur. Nie zmienia jednak dotychczasowych zasad weryfikacji prawa do odliczenia podatku naliczonego w odniesieniu do otrzymanych faktur. Podatnik powinien ustalić zasady współpracy w tym zakresie ze swoją księgową.

Dodatkowo możliwe jest zgłaszanie faktur scamowych, które według podatnika są wystawione np. w celu wyłudzenia zapłaty.

Obowiązek dokonywania płatności z podaniem numeru KSeF lub zbiorczego identyfikatora będzie dotyczył płatności realizowanych od 1 stycznia 2027 r. Podmiot zagraniczny dokonując płatności na rzecz polskiego podatnika za fakturę ustrukturyzowaną nie będzie miał obowiązku podawania numeru KSeF lub zbiorczego identyfikatora nadanego przez KSeF przy płatności za fakturę.

Wystawianie faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w KSeF jest możliwe od 1 kwietnia 2026 r. Nie jest obligatoryjne. Fakultatywność rozwiązania polega na tym, że rolnik ryczałtowy może, ale nie musi wskazać nabywcę (podatnika VAT czynnego) jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA.

Jeżeli rolnik ryczałtowy:

• nie dokona takiego wskazania, to nabywca (podatnik VAT czynny) nie wystawia faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA dokumentujących zakup produktów rolnych lub usług rolniczych od tego rolnika w KSeF,
• wskaże nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca jest obowiązany do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF; obowiązek ten nie dotyczy jednak wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w przypadku ogłoszonej awarii KSeF lub niedostępności systemu.

Gdy klientem jest podmiot zagraniczny, fakturę przekazuje się nabywcy w sposób uzgodniony (zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy) np. jako plik pdf lub wydruk, opatrzony kodem QR. Dla tego podmiotu przekazany dokument jest więc fakturą.

Wdrożenie KSeF w wersji obligatoryjnej nie wpływa na możliwość wystawiania faktury do paragonu z NIP. Jednak rozwiązanie techniczne działania fakturomatu pozostaje we właściwości danego podmiotu oferującego to rozwiązanie. Kluczowe jest przyjęcie rozwiązań właściwych z zapisami ustawy VAT oraz dostosowanie posiadanego oprogramowania do wystawiania faktur do API KSeF 2.0.

KSeF dotyczy faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług, wystawianych w oparciu o polskie przepisy. Nie są natomiast wystawiane w KSeF ani przesyłane do KSeF noty obciążeniowe ani noty uznaniowe.

Jeżeli w formatce wystawiania faktury w Aplikacji Podatnika KSeF zostały wpisane dane (np. nazwa towaru) w j. angielskim, to w takim języku zostaną zaprezentowane w wizualizacji faktury w Aplikacji Podatnika KSeF (nagłówki wizualizacji są jednak nadal w j. polskim).

W programach komercyjnych zintegrowanych z API KSeF 2.0 wizualizacje można tworzyć wg uznania tj. w j. polskim, w j. obcym lub dwujęzyczne.

KSeF daje przedsiębiorcy możliwość pobrania każdej faktury wystawionej dla niego w KSeF. Dalsze przetwarzanie faktury w urządzeniach księgowych, w  tym zastosowanie współczynnika odliczenia VAT pozostaje w zakresie przedsiębiorcy i nie odbywa się w KSeF.

Tak, w okresie obowiązkowego stosowania KSeF faktury korygujące są również wystawiane obligatoryjnie w KSeF, nawet jeśli faktury pierwotne nie zostały w nim wystawione.

W przypadku wystawienia faktury rozliczeniowej do faktur zaliczkowych, z których kilka było wystawionych w KSeF a kilka poza KSeF, faktura ustrukturyzowana będzie zawierała numery faktur nadane przez podatnika (w przypadku faktur zaliczkowych wystawionych przed wejściem KSeF) i numery KSeF faktur (które były wystawione już w KSeF). 

Dniem poniesienia kosztu jest data wystawienia faktury. W przypadku faktury wystawionej w trybie online jest to data przesłania faktury do KSeF (która powinna być zgodna z wartością w polu P_1). W przypadku faktury wystawianej w trybie offline jest to data wystawienia faktury wskazana w polu P_1.

Jeżeli faktura jest wystawiana 5 lutego, to w polu P_1 jako datę wystawienia faktury należy wskazać 5 lutego. Obowiązek podatkowy zgodnie z zasadą ogólną powstaje w dacie sprzedaży, czyli 29 stycznia.