Pytania i odpowiedzi - KSeF

Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie etapowo, tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Proces legislacyjny składa się z dwóch etapów. W ramach I etapu legislacji opublikowana została ustawa  z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) , która m.in. odroczyła termin obowiązkowego KSeF  z 1 lipca 2024 r. na 1 lutego 2026 r. Odroczone zostały także terminy stosowania sankcji  i obowiązku dokonywania płatności z wykorzystaniem nr KSeF/zbiorczego identyfikatora płatności pomiędzy podatnikami czynnymi. Aktualnie trwają prace w zakresie II etapu legislacji. 18 lipca b.r. odbyły się kolejne konsultacje dotyczące rozwiązań prawnych i biznesowych, dotyczących obowiązkowego KSeF.

Prace legislacyjne nad aktami wykonawczymi zostaną wznowione po zakończeniu II etapu legislacji.

Odroczenie terminu nie powinno wiązać się z dużymi kosztami po stronie przedsiębiorców. Przesuniecie terminu obowiązkowego KSeF zapewni im dodatkowy czas na wdrożenie systemu. Nadal możliwe jest prowadzenie prac związanych z integracją systemów komercyjnych z KSeF.

W związku licznymi postulatami rynku zgłaszanymi podczas przeprowadzonych w lutym i marcu 2024 r. konsultacji publicznych – została podjęta decyzja o modyfikacji struktury FA(2). Konieczne będzie więc dostosowanie programów do nowej wersji struktury.

Ministerstwo Finansów dostrzega konieczność przeprowadzenia szerokich szkoleń przez administrację dla przedsiębiorców i ich pracowników. W związku z tym w drugiej połowie 2024 r. w każdym z 400 urzędów skarbowych będzie można odbyć praktyczne szkolenie z przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF oraz z korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur.

Bezpłatne narzędzia do e-fakturowania, udostępnione przez Ministerstwo Finansów są dostępne i zachęcamy do ich testowania. Podatnicy korzystający już z KSeF mogą nadal wystawiać e-faktury w tym systemie. Trwają prace nad dostosowaniem narzędzi do funkcjonalności KSeF związanych z obligatoryjnym e-fakturowaniem. Część z tych funkcjonalności jest już dostępna w wersji testowej Aplikacji Podatnika KSeF. Udostępniona została także Aplikacja Mobilna KSeF.

Prace związane z wdrożeniem unijnego pakietu VIDA znajdują się dopiero we wstępnej fazie. Polska zabiega w KE, aby pakiet VIDA nie wpływał na funkcjonalności KSeF.

W związku licznymi postulatami rynku zgłaszanymi podczas przeprowadzonych w lutym i marcu b.r. konsultacji publicznych – została podjęta decyzja o modyfikacji struktury FA(2). Konieczne będzie więc dostosowanie programów do nowej wersji struktury.

Ponadto na podstawie wyników audytu informatycznego Ministerstwo Finansów zdecydowało o budowie nowej architektury KSeF, jednak z perspektywy integratorów nie powinny nastąpić diametralne zmiany

Nie jest planowana rezygnacja z wdrożenia KSeF w wersji obligatoryjnej.

Tak, w związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF uchylone zostanie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27.12.2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481 ze zm.). Zaznaczyć jednak należy, że w to miejsce opublikowane zostanie nowe rozporządzenie wykonawcze, którego zapisy częściowo będą pokrywać się z dotychczasowym brzmieniem, a w części będą to nowe regulacje dedykowane wersji obligatoryjnej systemu (kody QR, dostęp dwuetapowy do faktur, certyfikaty wewnętrzne).

Ponadto 27 czerwca 2024 r. została opublikowana nowelizacja rozporządzenia JPK. Nowelizacja obejmuje m.in. nowy przedział czasowy, w którym podatnicy nie będą musieli wykazywać numeru KSeF faktury w ewidencji sprzedaży (1 lutego 2026 r. - 31 lipca 2026 r.).

Ministerstwo Finansów podejmuje działania w celu niezwłocznego zakończeniu całego procesu legislacyjnego związanego z odroczeniem KSeF (nowelizacja ustawy, prace nad aktami wykonawczymi), kładąc przy tym także nacisk na przeprowadzenie dialogu z rynkiem i konsultacji publicznych.

Wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF faktur przez:

• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę

wynika z Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Jeżeli natomiast chodzi o sytuację, gdy w roli nabywcy wystąpi:

• podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

- faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Przepisy nie wskazują konkretnego sposobu udostępnienia faktury nabywcy. Może to być np. przekazanie faktury w postaci papierowej lub np. wysyłka faktury w postaci pliku pdf (w wiadomości e-mail). Sposób udostępnienia podatnik powinien uzgodnić z nabywcą.

Planowane jest odroczenie likwidacji wystawiania faktur z kasy rejestrującej do końca lipca 2026 r

Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów wprowadzających KSeF w wersji obligatoryjnej, obowiązkiem tym nie będą objęte m.in. faktury wystawiane przez:

• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę

Powyższe wynika z Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Ocena czy dany podmiot zagraniczny, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce posiada na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego. Planowane jest wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.

Na podstawie wyników audytu została podjęta decyzja o budowie architektury systemowej od początku. Wykonawca powołał zespół specjalistów od architektury IT. Aktualnie prowadzone są intensywne prace informatyczne. Ministerstwo Finansów stale monitoruje ich postęp.

Temat faktur konsumenckich (dotyczący także sytuacji, gdy zakupu dokonuje podmiot prowadzący działalność, ale zakup następuje na cele prywatne) był przedmiotem dyskusji podczas przeprowadzonych prekonsultacji w dniu 18 lipca 2024 r. Rozważane jest umożliwienie dobrowolnego wystawiania w KSeF faktury konsumenckich. Aktualnie trwa analiza zgłoszonych w trakcie konsultacji uwag i wypracowany zostanie docelowy model funkcjonowania w KSeF faktur B2C.

W kwestiach związanych z identyfikacją podatników zwolnionych na potrzeby KSeF, zostaną zaproponowane odpowiednie rozwiązania w ramach II etapu legislacji.

Wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF faktur przez:

• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę

wynika z Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Zakłada się więc, że podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiadający na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiana jest fakturę będą objęci obligatoryjnym e-fakturowaniem. Regulacja zawarta w dodawanym do ustawy art. 106ga ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług jest zatem zgodna z regulacjami UE.

Podsumowanie wyników przeprowadzonego audytu informatycznego KSeF zostało przedstawione podczas konferencji MF w dniu 26 kwietnia 2024 r.  i ujęte w poniższym komunikacie: Podsumowanie audytu KSeF.

Struktura FA jest dostosowana do wystawiania faktur korygujących zbiorczych. W jednej fakturze korygującej można podać dane wielu faktur korygowanych. Wymóg podawania danych faktury korygowanej jest zgodny z treścią obowiązujących przepisów (art. 106j ust. 2 i ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług).

Nie jest planowane zniesienie obowiązku podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności za fakturę ustrukturyzowaną. Obowiązek ten będzie jednak stosowany dopiero do płatności dokonanych od dnia 1 sierpnia 2026 r.

W zakresie kwestii związanych z identyfikacją podatników zwolnionych na potrzeby KSeF, zostaną zaproponowane odpowiednie rozwiązania w ramach II etapu legislacji.

Nie jest planowane odroczenie KSeF do czasu wejścia w życie przepisów unijnych związanych z tzw. pakietem VIDA.

Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie etapowo, tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Prace legislacyjne przebiegają w dwóch etapach, z czego jeden został ukończony.

Równolegle trwają prace techniczne związane ze stworzeniem nowej architektury systemu oraz dostosowaniem narzędzi (m.in. Aplikacji Podatnika KSeF) do wymagań obowiązkowego KSeF. Część funkcjonalności już została udostępniona na środowisku testowym.

Planowane są także działania polegające na:

• tzw. wyrównaniu środowisk (testowego z przedprodukcyjnym i produkcyjnym) aby umożliwić stabilny proces integracji z KSeF,
• wdrożeniu załączników do faktur,
• aktualizacji struktury FA.

O harmonogramie działań będziemy informować na stronie ksef.podatki.gov.pl.

Nie są planowane zmiany dotyczące art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w myśl którego fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Ministerstwo Finansów nie zdiagnozowało także potrzeby dokonania zmian związanych z nadawaniem i wykorzystywaniem numerów KSeF. Nie jest planowana likwidacja obowiązku wskazywania numeru KSeF faktury w przelewie.

Kwestia funkcjonowania w KSeF faktur B2C została omówiona z przedsiębiorcami podczas konsultacji publicznych w dniu 18 lipca 2024 r. Rozważane jest umożliwienie dobrowolnego wystawiania w KSeF faktury konsumenckich.. Aktualnie trwa analiza zgłoszonych w trakcie konsultacji uwag i wypracowany zostanie docelowy model funkcjonowania w KSeF faktur B2C.

Nie przewiduje się modyfikacji struktury FA w zakresie pola IDWew dotyczącego modelu uprawnień wykorzystującego unikalny identyfikator wewnętrzny zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

Bezpośrednie korzyści biznesowe związane z KSeF przedsiębiorcy odczują po wdrożeniu systemu. Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności. Nabywca będzie miał pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.

Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności.

Warto podkreślić, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, co daje realną możliwość oszczędności, związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów przez przedsiębiorców.

Do instrumentów wsparcia podatników zaliczają się także udostępnione przez Ministerstwo Finansów bezpłatne narzędzia tj. Aplikacja Podatnika KSeF czy zaktualizowana e-mikrofirma. Udostępniona została także Aplikacja Mobilna KSeF.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnicy mogą uwzględnić koszty wdrożenia KSeF w podatku dochodowym, a podatnicy VAT czynni mogą dokonać odliczenia podatku naliczonego w przypadku zakupów towarów i usług związanych z wdrożeniem KSeF.

Audyt dotyczył w szczególności kwestii technicznych, w tym wydajności systemu. Podsumowanie wyników audytu jest dostępne w komunikacie MF: Podsumowanie audytu KSeF

Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie etapowo, tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

W początkowym okresie obowiązywania systemu w wersji obligatoryjnej m.in. nie będą stosowane sankcje za niedopełnienie obowiązku KSeF. Sankcje te będą stosowane dopiero od 1 sierpnia 2026 r.

Tak, biorąc pod uwagę wystarczająco długi czas pozostający do wdrożenia obowiązkowego KSeF oraz liczne postulaty zgłaszane w tym zakresie podczas przeprowadzonych w lutym i marcu 2024 r. konsultacji publicznych – została podjęta decyzja o aktualizacji struktury FA.

Będą to zmiany korzystne dla podatników, związane z prezentacją terminu płatności, wprowadzeniem nowej roli w Podmiot3 – pracownik (rozwiązanie istotne dla identyfikacji wydatków pracowniczych), zwiększeniem ilości znaków w polu P_7 (nazwa towaru lub usług) czy rozwiązaniami dedykowanymi JST i GV.

Jesienią 2024 r. planowane jest przekazanie struktury w wersji FA(3) do konsultacji publicznych.

Kompendium wiedzy na temat Krajowego Systemu e-Faktur jest w trakcie przygotowania. Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem. Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi nadawania uprawnień do korzystania z KSeF i uwierzytelnienia w systemie. Przedsiębiorcy będą mogli zaznajomić się z zasadami wystawiania e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur. Opisane zostaną także nowe funkcjonalności systemu np. kody QR czy generowanie identyfikatorów zbiorczych.

Planowane jest także wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.

Udostepnienie materiałów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur z pewnością pomoże podatnikom przygotować się do realizacji nowych obowiązków podatkowych.

Warto podkreślić że aktualnie udostępniona jest już broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(2). Na stronie podatki.gov.pl zamieszczone są i na bieżąco aktualizowane najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi  Pytania i odpowiedzi - KSeF (podatki.gov.pl).

Tak, z myślą o niektórych branżach wystawiających faktury o złożonym zakresie danych zostanie umożliwione przesyłanie załączników do KSeF.

Planowane je także wyrównanie środowiska produkcyjnego KSeF w okresie fakultetu, które zapewni pełne wdrożenie funkcjonalności „biznesowych” (wystawianie faktur w KSeF w modelu docelowym IT), ale bez zmiany obowiązków podatników oraz umożliwi wcześniejszą instalację certyfikatów do kodów QR przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF.

Szczegółowy plan wdrożeń funkcjonalności na poszczególnych środowiskach zostanie udostępniony we wrześniu 2024 r.

Ministerstwo Finansów będzie kontynuować działania informacyjno-edukacyjne. Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF, nie oznacza, że nie należ  już dziś testować i przygotowywać się do pracy w tym systemie. Bezpłatne narzędzia takie jak Aplikacja Podatnika KSeF czy e-mikrofirma są do dyspozycji przedsiębiorców.

W poprzednich miesiącach eksperci KAS chętnie dzielili się wiedzą dotyczącą KSeF w czasie webinariów, konferencji czy innych spotkań organizowanych przez inne podmioty, instytucje publiczne czy organizacje branżowe.

Ministerstwo Finansów prowadziło i będzie prowadzić również własne działania informacyjne. Pierwsza odsłona akcji „Środy z KSeF”, cieszyła się sporym zainteresowaniem. Bezpośrednio w webinariach wzięło udział ponad 22 tys. przedsiębiorców. MF otrzymało w ich trakcie wiele pytań. Na stronie internetowej podatki.gov.pl można znaleźć najczęściej zadawane pytania wraz z odpowiedziami.

Planowane jest przeprowadzenie kolejnej kampanii informacyjnej. Jak wskazano w komunikacie: Podsumowanie audytu KSeF, w drugiej połowie 2024 roku każdym z urzędów skarbowych będzie można odbyć praktyczne szkolenie z przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF oraz z korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur. W styczniu 2025 r. zostanie uruchomiona infolinia KAS specjalnie dla spraw związanych z KSeF. Działania szkoleniowe będą wspierane szeroką akcją informacyjną.

Aktualnie nie jest planowane wprowadzenie takiej funkcjonalności.

Biorąc pod uwagę, że Wykaz Podatników VAT zawiera wyłącznie podatników zarejestrowanych do VAT jako podatnicy VAT czynni lub jako podatnicy VAT zwolnieni (brak podatników zwolnionych, którzy nie zarejestrowali się jako podatnicy VAT zwolnieni) takie podejście nie pozwoliłoby na realizację celu związanego z identyfikacją statusu wszystkich podmiotów objętych KSeF.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur skutkuje zmianami wyłącznie w sposobie wystawiania faktur. W związku z powyższym dotychczasowe praktyki dotyczące fakturowania powinny zostać dostosowane do założeń KSeF. Celem Ministerstwa Finansów nie jest eliminacja działań polegających na wydawaniu innych niż faktury dokumentów np. specyfikacji zamówienia. Tego typu dokumenty nie będą jednak przesyłane do KSeF.

Takie zmiany nie zostaną przeprowadzone. Obecne rozwiązanie zapewnia odpowiedni stopień efektywności konieczny w celu uszczelnienia systemu podatkowego.

Faktury wystawione w trybie awaryjnym (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy) przesyła się do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF. Faktury wystawione w trybie offline (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy) przesyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:

1) zakończenia okresu niedostępności KSeF,

2) ich wystawienia - w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF.

W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.

Tak. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

Aby uprawniona przez podatnika osoba fizyczna mogła w imieniu podatnika wystawiać faktury ustrukturyzowane nie jest konieczne założenie przez nią konta w KSeF. Wyznaczona osoba uprawniona będzie mogła wystawiać faktury w imieniu podatnika, po uwierzytelnieniu się w systemie jedną z metod przewidzianych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).

W KSeF przewidziana jest możliwość aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.

W ramach KSeF podatnik ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

Nie, zawiadomieniem ZAW-FA można zgłosić tylko pierwszą osobę. Kolejne osoby o najszerszym zakresie uprawnień zgłaszane mogą być drogą elektroniczną przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień.

W takiej sytuacji będzie możliwość zgłoszenia za pomocą zawiadomienia ZAW-FA kolejnej osoby w miejsce dotychczasowej.

Uprawnienia nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca podpisu należy zgłaszać ponownie w przypadku przedłużenia ważności podpisu lub uzyskania nowego podpisu, mimo, że posługuje się nim cały czas ta sama osoba.

Nie. W takich sytuacjach nie jest wymagana aktualizacja uprawnień.

Nie. W ZAW-FA podaje się dane aktualne na moment składania zgłoszenia. Przy założeniu, że NIP podmiotu składającego oraz NIP lub PESEL osoby uprawnionej nie ulegają zmianie, nie jest konieczna aktualizacja pozostałych danych.

Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.

Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.

W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego.

W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.

Komornik jest osobą fizyczną i może korzystać z systemu bez dokonywania zgłoszeń. Fakt, że dana osoba jest komornikiem jest w systemie odnotowany automatycznie na podstawie dostępnych rejestrów. Komornik będzie mógł nadawać dalsze uprawnienia wyłącznie elektronicznie w systemie.

Organ egzekucyjny, aby zacząć korzystać z KSeF będzie musiał złożyć zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego obsługującego ten organ.  

Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie.

Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur). Natomiast, w przypadku osób fizycznych (również w przypadku uwierzytelnienia się osoby fizycznej w ramach podmiotu) autoryzacja jest możliwa za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub za pośrednictwem API za pomocą wygenerowano wcześniej tokenu.

Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot, zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).

W ZAW-FA można upoważnić tylko jedną osobę. Może, ale nie musi to być członek zarządu. Osoba wyznaczona w ZAW-FA może nadać kolejnym osobom uprawnienia elektronicznie.

Spółka jawna (jako podatnik niebędący osobą fizyczną) może uwierzytelnić się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną. Jeżeli spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej to może złożyć ZAW-FA. Jeśli wspólnik spółki jawnej zostanie wyznaczony w ZAW-FA, to będzie mógł się uwierzytelnić w kontekście spółki np. swoim profilem zaufanym.

Spółka z o.o. (jako podatnik niebędący osobą fizyczną) może uwierzytelnić się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną.

Jeżeli spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej, to będzie mogła złożyć ZAW-FA. ZAW-FA podpisuje osoba reprezentująca spółkę. W zawiadomieniu wskazuje się osobę uprawnioną np. dyrektora finansowego. Osoba wyznaczona w ZAW-FA będzie mogła także nadać dalsze uprawnienia elektronicznie w systemie (np. do wystawiania faktur) kolejnym osobom fizycznym np. księgowym.

Faktura jest widoczna w momencie jej przetworzenia przez system KSeF. Dzieję się to co do zasady automatycznie bez opóźnień.

TAK, pod warunkiem że generując token posiadamy właściwe uprawnienia np. do wysyłania faktur w KSeF i w ramach tych uprawnień ten token wygenerujemy.

Autoryzacja użytkownika wymagana jest niezależnie czy wykorzystuje się narzędzia komercyjne, czy aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Jedną z metod uwierzytelnienia, w celu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, jest Podpis Zaufany.

Wysyłkę można dokonać w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur). Wysyłka faktury bądź paczki faktur zostanie dokonana przez podatnika lub osobę uprawnioną, po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji tego użytkownika np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Nie, ponieważ wymagane jest uwierzytelnienie w sposób określony w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur tj.:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
3) podpisem zaufanym, albo
4) wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
Oznacza to, że wskazanie wyłącznie numeru PESEL danej osoby fizycznej nie pozwoli na uwierzytelnienie się w systemie.

Dotyczy to trzech przypadków, które łączy wspólna cecha, czyli jednoczesny brak w elektronicznym podpisie kwalifikowanym atrybutów w postaci NIP i PESEL:
a) Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego, którego właścicielem jest sam podatnik będący osobą fizyczną. Dokonywane wyłącznie za pośrednictwem ZAW-FA.
b) Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, posiadającej PESEL i/lub NIP ale posługującej się podpisem niezawierającym tych atrybutów. Dokonywane za pośrednictwem ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby o najszerszych uprawnieniach lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób.
c) Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, nieposiadającej NIP i PESEL. Dokonywane za pośrednictwem ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby o najszerszych uprawnieniach lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób.
Procedura ta nie jest konieczna gdy podpis kwalifikowany zawiera jeden z tych atrybutów.

Tak

Nie. W takich sytuacjach nie jest wymagana aktualizacja uprawnień.

Uprawnienia nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca podpisu należy zgłaszać ponownie w przypadku przedłużenia ważności podpisu lub uzyskania nowego podpisu, mimo, że posługuje się nim cały czas ta sama osoba.

KSeF nie określa czasu w jakim token jest ważny. Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi.

Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie.

Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur). Natomiast, w przypadku osób fizycznych (również w przypadku uwierzytelnienia się osoby fizycznej w ramach podmiotu) autoryzacja jest możliwa za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub za pośrednictwem API za pomocą wygenerowano wcześniej tokenu.

Niezależnie od wykorzystywanego systemu komercyjnego czy aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów wymagana jest autoryzacja użytkownika. Jedną z metod uwierzytelnienia w celu korzystania z KSeF jest podpis zaufany.

Autoryzacja będzie w takim przypadku odbywać się wewnątrz wykorzystywanej aplikacji zintegrowanej z KSeF. Reguły autoryzacji są takie same niezależnie z jakiego programu się korzysta.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, nieposiadającymi elektronicznej pieczęci kwalifikowanej, w celu dokonania pierwszej autoryzacji w systemie koniecznie jest złożenie zgłoszenia ZAW-FA do urzędu skarbowego.

Przesyłana faktura musi być zgodna z obowiązującą w chwili wystawienia strukturą logiczną. W przypadku, gdy faktura będzie zawierała błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte mimo, że dotyczą elementów których nie wymaga ustawa o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji.
Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

Wykorzystanie pola UU_ID lub UU_IDZ jest dobrowolne i umożliwia nadawanie wierszom faktury unikalnych numerów, które może ułatwiać ich identyfikację w wykorzystywanych systemach księgowych oraz pozwala na jednoznaczne wiązanie numerów wierszy faktury pierwotnej z numerami wierszy w fakturach korygujących. Pola przyjmują do 50 znaków.
Pożądaną unikalnością jest unikalność w skali danego podatnika lub danego systemu wykorzystywanego przez danego podatnika.

Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.

Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.

Obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów. Struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a - 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku. To tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione. Pola te mogą pozostać niewypełnione, nawet w przypadku posiadania takich danych.

Struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a - 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku, w tym na skutek uwag zgłaszanych w trakcie konsultacji społecznych struktury. To tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione.
Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają zatem nowych obowiązków co do zawartości faktury.

W strukturze logicznej e-Faktury nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej. Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.

KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

Pola KursUmowny i WalutaUmowna dotyczą przypadków gdy faktura wystawiona jest w złotówkach, co oznacza, że określone w art. 106e ust. 1 – 10 ustawy o VAT kwoty w fakturze wyrażone są w złotych, względnie faktura jest tzw. fakturą dwuwalutową, gdzie wszystkie te kwoty są wyrażone jednocześnie w złotówkach i walucie obcej, a strony transakcji chcą w fakturze zawrzeć informację o kursie waluty w oparciu, o który dokonano takiego umownego przeliczenia.

Jest to sytuacja odmienna od przypadku gdy kwoty w fakturze określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wówczas wypełniane są pola KodWaluty i KursWaluty.

Pole P_1 dotyczące daty wystawienia jest polem obowiązkowym, które musi zostać wypełnione aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF.

Faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, czyli w momencie, w którym trafi do systemu niezależnie od późniejszego momentu jej przetworzenia.

Informacja o dacie przesłania będzie znajdowała się w UPO. Data ta jest zawarta również w numerze nadanym przez KSeF.

W przypadku gdy data wskazana w polu P_1 jest inna niż data przesłania faktura nie zostanie odrzucona przez KSeF

W przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym NIP nabywcy, w celu skorygowania zaistniałej sytuacji, należy przesłać fakturę korygującą "do zera" z tym błędnym NIP nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP.

Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.

W przedstawionej sytuacji w KSeF można wystawić fakturę korygującą. W przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku (np. data sprzedaży, oznaczenie FP, TP, adnotacja MPP, symbole GTU) w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji.

W okresie fakultatywnego KSeF istnieje również możliwość wystawienia w tym zakresie noty korygującej przez nabywcę (poza KSeF).

Nie. Natomiast, jest możliwość zamieszczania w fakturze dodatkowych informacji w polach:

- DodatkowyOpis – pole rezerwowe przeznaczone dla wykazywania dodatkowych informacji na fakturze, w tym wymaganych przepisami prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów,

- StopkaFaktury- pozostałe informacje na fakturze (maks. 3500 znaków).

Okoliczność, iż w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę. Powyższe należy uwzględnić w systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji.

Faktura ustrukturyzowana, którą pobierze nabywca ze swojego systemu finansowo-księgowego (za pośrednictwem API) zawiera identyczną treść w porównaniu do faktury przesłanej do KSeF przez sprzedawcę w formacie xml. Przepisy wprowadzające KSeF nie przewidują nowych, dodatkowych obowiązków ewidencyjnych po stronie nabywcy.

W takiej fakturze kwoty określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku w polu P_14_xW przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wówczas oprócz pola KodWaluty wypełniane jest pole KursWaluty, względnie pole KursWalutyZ.

Dobrowolnymi węzłami są węzły Rozliczenie, Płatnosc, WarunkiTransakcji oraz Stopka. Przy czym wypełniając węzły dobrowolne, może zachodzić konieczność wypełnienia pól obowiązkowych zawartych w tych węzłach.

Węzeł Zamowienie dotyczy wyłącznie faktur zaliczkowych i ich korekt. W przypadku takich faktur nie wypełnia się węzła FaWiersze.

Pozostałe pola wypełniane są w zależności od wymogów przewidzianych w ustawie dla danego dokumentowanego fakturą przypadku.

W okresie fakultatywnego KSeF nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka (w formie tekstowej) do takiej dokumentacji.

Dodatkowe informacje można wpisać w polach DodatkowyOpis lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.

Przesyłana faktura musi być zgodna z obowiązującą w chwili wystawienia strukturą logiczną e-Faktury. W przypadku, gdy faktura będzie zawierała błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte mimo, że dotyczą elementów których nie wymaga ustawa o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji.
Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

Faktura zostanie przyjęta do KSeF, system nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Jeśli KSeF będzie obowiązkowy zakłada się, że akceptacja odbiorcy faktury nie będzie wymagana.

Przepisy ustawy o VAT nie ingerują w tę kwestię. Istotne jest aby dane przekazane nabywcy były zgodne z danymi wprowadzonymi do KSeF, tak aby obie strony transakcji posługiwały się dokumentem o tożsamej zawartości pod względem merytorycznym. Faktura taka może mieć tradycyjną postać papierową lub elektroniczną jeśli nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, mimo że nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.

Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF.

Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.

Zachęcamy do implementacji w systemach służących do fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, co w praktyce wyeliminuje opisaną w pytaniu sytuację.

Wysyłkę można dokonać w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur). Wysyłka faktury bądź paczki faktur zostanie dokonana przez podatnika lub osobę uprawnioną, po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji tego użytkownika np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.

Tak, struktura e-Faktury pozwala na wskazywanie dodatkowych podmiotów w tym m.in. faktorów. Wszystkie wskazane podmioty będą miały dostęp do faktury w ramach KSeF.

W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona. Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF.

Nie, w takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury.

Tak, jest przewidziana możliwość masowego pobierania faktur, ale wyłącznie w postaci XML.

W strukturze logicznej e-Faktury nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej. Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.

Pole P_1 dotyczące daty wystawienia jest polem obowiązkowym, które musi zostać wypełnione aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF.

Faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, czyli w momencie, w którym trafi do systemu niezależnie od późniejszego momentu jej przetworzenia.

Informacja o dacie przesłania będzie znajdowała się w UPO. Data ta jest zawarta również w numerze nadanym przez KSeF.

W przypadku gdy data wskazana w polu P_1 jest inna niż data przesłania faktura nie zostanie odrzucona przez KSeF

W przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym NIP nabywcy, w celu skorygowania zaistniałej sytuacji, należy przesłać fakturę korygującą "do zera" z tym błędnym NIP nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP.

Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, powyższe należy uwzględnić.

Tak papierowa forma faktury będzie zbędna. Obecnie nabywca może zażądać przekazania faktury w inny sposób np. papierowo lub elektronicznie.

KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B) jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.

W przypadku braku zgody nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, sprzedawca może przekazać, po uprzednim wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w KSeF, w inny sposób, np. e-mailem (PDF), pocztą (wydruk). W takiej sytuacji dla sprzedawcy wiążąca jest data przesłania faktury do KSeF, natomiast nabywca ma prawo odliczenia nie wcześniej niż otrzyma fakturę poza KSeF.

Dla wystawienia faktury w KSeF nie jest konieczna zgoda kontrahenta. Kontrahent natomiast może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur w KSeF. W przypadku braku zgody na otrzymywanie faktur w KSeF przez kontrahenta, taką fakturę należy dostarczyć do odbiorcy w inny uzgodniony sposób.

Nie, odebranie faktury przez nabywcę nie wymaga posiadania przez niego nr KSeF faktury. Wyjątkiem jest tzw. anonimowy dostęp do faktury.

Automatyczne otrzymywanie nowych faktur z systemu KSeF jest możliwe. Szczegóły funkcjonalności uzależnione są od rozwiązań zaproponowanych przez dostawcę oprogramowania.

W przypadku wprowadzenia do systemu faktury na błędnego nabywcę (np. błędny NIP) w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera z tym błędnym NIP nabywcy i odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (o ile podmiot taki istnieje).

Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w systemie KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.

Nie ma konieczności wysyłania numeru KSeF e-faktury do odbiorcy, faktura będzie automatycznie dostępna w KSeF dla nabywcy. Nabywca może również uzyskać anonimowy dostęp do faktury, po wskazaniu zestawu określonych danych.

Nie. Taka funkcjonalność nie jest zakładana, z uwagi na to, że dla podatników otrzymujących bardzo duże ilości faktur mogłoby to być utrudnieniem, a nie ułatwieniem. W celu uzyskania informacji o dostępnych fakturach program wykorzystywany przez podatnika będzie musiał „odpytywać” KSeF. Nie jest wiec wykluczone wprowadzanie takiej funkcjonalności na poziomie poszczególnych programów finansowo-księgowych. Zarówno wystawione jak i otrzymane faktury będą dostępne w narzędziu, które zostanie udostępnione przez Ministerstwo Finansów.

Przed nadaniem numeru KSeF system weryfikuje poprawność semantyczną dokumentu oraz czy osoba wystawiająca fakturę posiada stosowne uprawnienie.

KSeF nie umożliwia sprawdzenia, że faktura została pobrana przez nabywcę.

Okoliczność, iż w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę. Powyższe należy uwzględnić w systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji.

W KSeF fakultatywnym, w czasie niedostępności KSeF nie jest możliwe korzystanie z systemu. Zatem faktury mogą być wystawiane wyłącznie w czasie dostępności systemu. W przypadku, gdy data wystawienia zawarta w fakturze (pole P_1) jest inna niż data przesłania do systemu, fakturę uznaje się za wystawioną w momencie jej przesłania zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT.

Zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2022 r. art. 106ne ustawy o VAT,  Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty dotyczące niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur.

W tym celu na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur opublikowano zakładkę „Komunikaty” gdzie publikowane będą informacje dotyczące między innymi niedostępności systemu.

W okresie dobrowolnego stosowania KSeF fakturę można wystawić na dotychczasowych zasadach poza systemem.

Na okres obligatoryjnego KSeF są przygotowane dedykowane dla tej sytuacji rozwiązania (art. 106nh oraz art. 106nf ustawy).

Tak, Nr KSeF jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).

Przez pojęcie wysłania należy rozumień zainicjowanie wysyłki e-Faktury w ramach otwartej sesji. W przypadku odrzucenia faktury przez system nie zostanie ona przesłana do KSeF. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.

W przypadku wysyłki przez wystawcę faktury jest ona weryfikowana semantycznie przez KSeF.  Nie ma mechanizmu akceptacji e-Faktury przez nabywcę w KSeF. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują tej kwestii. Kwalifikacja otrzymanej faktury pod kątem prawa do odliczenia spoczywa na nabywcy. Pobranie e-Faktury nie oznacza automatycznego wprowadzenia jej do ewidencji.

System będzie walidował zgodność struktury pliku XML ze wzorem logicznym e-Faktury w formacie XSD oraz posiadane uprawnienia do korzystania z KSeF.

Sprzedawca będzie miał w systemie KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania. Nie ma konieczności przekazywania sprzedawcy nr KSeF wystawionych faktur.

W okresie fakultatywnego KSeF nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka (w formie tekstowej) do takiej dokumentacji.

Dodatkowe informacje można wpisać w polach DodatkowyOpis lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.

Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania faktury do KSeF, nawet jeśli w polu P_1 została wskazana inna data niż data przesłania. Jeżeli w polu P_1 podatnik wskaże np. 2024-07-01, ale do KSeF plik xml wyśle dopiero 2024-07-02 to plik nie zostanie z tego powodu odrzucony przez KSeF, ale faktura jest wystawiona z dniem 2 lipca 2024 r.

Natomiast jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF przed północą to datą wystawienia faktury w KSeF jest data rozpoczęcia przesyłania pliku (2024-07-01), nawet jeśli numer zostanie efektywnie nadany po północy (2024-07-02).

Faktury wysyłane w wersji testowej i przedprodukcyjnej (Demo) trafiają do środowisk, które z założenia nie są środowiskami wywołującymi skutki prawne. Należy jednak pamiętać, że w przypadku podawania w takich fakturach numerów NIP nawet losowo generowanych, podmioty o tych NIP mają potencjalny dostęp do danych zawartych w takich fakturach. Jednocześnie przypominamy, że w środowisku testowym API oraz testowej wersji Aplikacji Podatnika nie należy używać rzeczywistych danych firmy. 

W wersji produkcyjnej faktury trafiają do obiegu prawnego – są wystawione w KSeF, są to faktury ustrukturyzowane w rozumieniu ustawy VAT.

W wersji produkcyjnej faktury trafiają do obiegu prawnego – są wystawione w KSeF, są to faktury ustrukturyzowane w rozumieniu ustawy VAT. W wersji testowej i przedprodukcyjnej (Demo) faktury nie wywołują skutków prawnych. W wersji testowej możliwa jest symulacja poświadczeń co oznacza możliwość autoryzacji w kontekście dowolnego NIP. W wersji Demo poświadczenia działają tak samo jak na środowisku produkcyjnym, czyli oparte są o rzeczywiste narzędzia autoryzacyjne.

W przypadku wystawiania faktury dla podmiotu gospodarczego spoza UE, faktura będzie wystawiana za pośrednictwem KSeF i przekazywana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Faktura taka opatrywana będzie kodem QR.

KSeF służy do wystawiania faktur, a nie do ich ewidencjonowania. Zatem za fakturę będzie uznawany dokument elektroniczny wystawiony w KSeF z nadanym numerem KSeF. KSeF nie wprowadził zmian w terminach wystawiania faktur. Terminy wystawiania faktur reguluje ustawa VAT.

Jedynie w sytuacji awarii KSeF lub niedostępności systemu, ustawa reguluje terminy przekazania do KSeF faktur wystawionych w tym okresie.

Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF.

Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.

Zachęcamy do implementacji w systemach służących do fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, co w praktyce wyeliminuje opisaną w pytaniu sytuację.

Tak. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

Tak, struktura e-Faktury pozwala na wskazywanie dodatkowych podmiotów w tym m.in. faktorów. Wszystkie wskazane podmioty będą miały dostęp do faktury w ramach KSeF.

W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona. Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF.

Nie, w takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury.

W strukturze logicznej e-Faktury nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej. Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.

KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. W systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji, powyższe należy uwzględnić.

W przedstawionej sytuacji w KSeF można wystawić fakturę korygującą. W przypadku korekt niewpływających na wartość podstawy opodatkowania i kwotę podatku (np. data sprzedaży, oznaczenie FP, TP, adnotacja MPP, symbole GTU) w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji.

W okresie fakultatywnego KSeF istnieje również możliwość wystawienia w tym zakresie noty korygującej przez nabywcę (poza KSeF).

Obecne brzmienie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT obliguje do wystawienia faktury korygującej m. in. w sytuacji, gdy podatnik stwierdził pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

W okresie dobrowolności KSeF, w określonych przypadkach istnieje możliwość wystawienia przez nabywcę noty korygującej poza systemem.

Tak papierowa forma faktury będzie zbędna. Obecnie nabywca może zażądać przekazania faktury w inny sposób np. papierowo lub elektronicznie.

KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B) jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.

W przypadku braku zgody nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, sprzedawca może przekazać, po uprzednim wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w KSeF, w inny sposób, np. e-mailem (PDF), pocztą (wydruk). W takiej sytuacji dla sprzedawcy wiążąca jest data przesłania faktury do KSeF, natomiast nabywca ma prawo odliczenia nie wcześniej niż otrzyma fakturę poza KSeF.

Dla wystawienia faktury w KSeF nie jest konieczna zgoda kontrahenta. Kontrahent natomiast może nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur w KSeF. W przypadku braku zgody na otrzymywanie faktur w KSeF przez kontrahenta, taką fakturę należy dostarczyć do odbiorcy w inny uzgodniony sposób.

Nie, odebranie faktury przez nabywcę nie wymaga posiadania przez niego nr KSeF faktury. Wyjątkiem jest tzw. anonimowy dostęp do faktury.

Automatyczne otrzymywanie nowych faktur z systemu KSeF jest możliwe. Szczegóły funkcjonalności uzależnione są od rozwiązań zaproponowanych przez dostawcę oprogramowania.

W przypadku wprowadzenia do systemu faktury na błędnego nabywcę (np. błędny NIP) w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera z tym błędnym NIP nabywcy i odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (o ile podmiot taki istnieje).

Zatem z przytoczonego opisu wynika, że w takich przypadkach nie należy wystawiać faktury korygującej błędny numer NIP na inny prawidłowy, gdyż w systemie KSeF nie wystąpi sytuacja, że fakturę odebrał podmiot będący rzeczywistą stroną transakcji, a jedynie numer NIP podany w fakturze był błędny.

Nie ma konieczności wysyłania numeru KSeF e-faktury do odbiorcy, faktura będzie automatycznie dostępna w KSeF dla nabywcy. Nabywca może również uzyskać anonimowy dostęp do faktury, po wskazaniu zestawu określonych danych.

Nie. Taka funkcjonalność nie jest zakładana, z uwagi na to, że dla podatników otrzymujących bardzo duże ilości faktur mogłoby to być utrudnieniem, a nie ułatwieniem. W celu uzyskania informacji o dostępnych fakturach program wykorzystywany przez podatnika będzie musiał „odpytywać” KSeF. Nie jest wiec wykluczone wprowadzanie takiej funkcjonalności na poziomie poszczególnych programów finansowo-księgowych. Zarówno wystawione jak i otrzymane faktury będą dostępne w narzędziu, które zostanie udostępnione przez Ministerstwo Finansów.

Przed nadaniem numeru KSeF system weryfikuje poprawność semantyczną dokumentu oraz czy osoba wystawiająca fakturę posiada stosowne uprawnienie.

W takiej fakturze kwoty określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku w polu P_14_xW przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wówczas oprócz pola KodWaluty wypełniane jest pole KursWaluty, względnie pole KursWalutyZ.

Tak, Nr KSeF jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).

Przez pojęcie wysłania należy rozumień zainicjowanie wysyłki e-Faktury w ramach otwartej sesji. W przypadku odrzucenia faktury przez system nie zostanie ona przesłana do KSeF. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.

W przypadku wysyłki przez wystawcę faktury jest ona weryfikowana semantycznie przez KSeF.  Nie ma mechanizmu akceptacji e-Faktury przez nabywcę w KSeF. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują tej kwestii. Kwalifikacja otrzymanej faktury pod kątem prawa do odliczenia spoczywa na nabywcy. Pobranie e-Faktury nie oznacza automatycznego wprowadzenia jej do ewidencji.

System będzie walidował zgodność struktury pliku XML ze wzorem logicznym e-Faktury w formacie XSD oraz posiadane uprawnienia do korzystania z KSeF.

Sprzedawca będzie miał w systemie KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania. Nie ma konieczności przekazywania sprzedawcy nr KSeF wystawionych faktur.

W okresie fakultatywnego KSeF nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka (w formie tekstowej) do takiej dokumentacji.

Dodatkowe informacje można wpisać w polach DodatkowyOpis lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.

Jeżeli fakturze został już nadany numer KSeF to jedyną formą poprawienia danych w tej fakturze jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę

Faktury w KSeF są wystawiane w czasie rzeczywistym. Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia kolejnego miesiąca po miesiącu w którym nastąpiła dostawa towarów. KSeF nie zmienia tych terminów. Jeżeli nabywcą będzie podatnik, to faktura będzie wystawiona obowiązkowo w KSeF. Nabywca otrzyma fakturę (plik xml) w KSeF. Nie ma przeszkód aby sprzedawca wydał nabywcy dodatkowo wizualizację tej faktury.

Osoba wynajmująca mieszkanie na gruncie ustawy VAT jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą. Jeżeli wartość jej sprzedaży w 2025 r. nie przekroczy 200 mln zł., wówczas obowiązkowym KSeF będzie objęta od 1 kwietnia 2026 r.

Rolnik będący podatnikiem VAT czynnym dokonując sprzedaży na rzecz innego podatnika będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., jeżeli wartość osiągniętej przez niego sprzedaży w 2025 r. nie przekroczy 200 mln zł. W przypadku przekroczenia 200 mln zł., będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 r.

Wizualizacja faktury (pliku xml) może być dokonana w języku obcym (lub może być dwujęzykowa). Kluczowe jest jednak aby treść faktury pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) odpowiadała zawartości pliku xml przesłanego do KSeF.

Jeżeli sprzedawcą jest podatnik, którego wartość sprzedaży w 2025 r. nie przekroczyła 200 mln zł., to od 1 kwietnia 2026 r. będzie on wystawiał faktury w KSeF na rzecz innych podatników. Natomiast w przypadku przekroczenia w 2025 r. wartości sprzedaży 200 mln zł., będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 r.

Kod QR jest to kod weryfikujący, który pozwoli zidentyfikować daną fakturę w KSeF.  Oznaczanie wizualizacji kodem QR będzie obowiązkowe w okresie obligatoryjnego KSeF. Przypadki w których będzie konieczne dokonanie oznaczenia faktury kodem QR są wskazane w szczególności w art. 106gb ust. 5 i 6 ustawy, art. 106nf ust. 3, ust. 8 oraz art. 106nh ust. 4 ustawy wchodzącymi z życie z dniem 1 lutego 2026 r.

Szczegóły techniczne dotyczące kodów QR są przedstawione w projekcie rozporządzenia wykonawczego dostępne na stronie Rządowego Centrum Legislacji.

Wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. Planowane jest umożliwienie przesyłania załączników do faktury KSeF. W celu ujęcia dodatkowych informacji na fakturze nadal będzie można także wykorzystać pola DodatkowyOpis lub pole StopkaFaktury (zawiera maksymalnie 3500 znaków).

Faktura jest widoczna w momencie jej przetworzenia przez system KSeF. Dzieję się to co do zasady automatycznie bez opóźnień.

W okresie fakultatywnym KSeF – do końca stycznia 2026 r., jeżeli nabywca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF, to należy jemu taką fakturę udostępnić w uzgodniony z nim sposób. Natomiast w okresie obligatoryjnym KSeF, do faktur wystawionych od 1 lutego 2026 r. nie ma obowiązku dodatkowego przekazywania nabywcy wizualizacji takiej faktury. Wyjątkiem jest sytuacja m.in. obowiązkowego przekazania faktury kontrahentowi zagranicznemu w sposób z nim uzgodniony, z tym że podatnik może uzgodnić z takim kontrahentem „zagranicznym”, że przekazanie mu faktury nastąpi w KSeF. Wówczas zapewnia jedynie dane niezbędne do dostępu nabywcy do faktury w KSeF. Szczegóły zaproponowano w projekcie rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF dostępnego na stronie Rządowego Centrum Legislacji. 

Obowiązek wprowadzenia KSeF został wydłużony m.in. w celu stworzenia zaplecza technicznego pozwalającego na korzystanie z KSeF. Warto wykorzystać ten czas na dostosowanie posiadanych narzędzi do wymagań KSeF. Warto podkreślić, że korzystanie z Profilu Zaufanego jest bezpłatne, a Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia (Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF) pozwalające na korzystanie z KSeF. Prosimy o zapoznanie się z materiałami na stronie: https://www.podatki.gov.pl/KSeF/aplikacja-podatnika-KSeF-i-inne-narzedzia/

Możliwe jest także uprawnienie innej osoby do wystawiania faktur w KSeF

Dodatkowo w okresie przejściowym, po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF zostaną przewidziane dodatkowe rozwiązania związane z możliwością wystawiania poza KSeF faktur do 450 zł (maks. 10 tys. w skali  miesiąca) czy stosowanie trybu offline.

Faktury w API KSeF dostępne są wyłącznie w postaci XML. Wizualizacja może być dowolna. Kwestia ta leży w gestii integratorów. Istotne jest tylko aby wizualizacja zawierała dane przesłane do KSeF w pliku xml. Wizualizacja powinna zawierać także kod QR.

Faktury w API KSeF dostępne są wyłącznie w postaci XML.

Wizualizacja może być dowolna. Kwestia ta leży w gestii integratorów. Istotne tylko, aby wizualizacja zawierała dane przesłane do KSeF w pliku xml. Wizualizacja powinna zawierać także kod QR.

KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych.

Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.

W okresie dobrowolności KSeF nie obejmuje faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej.

Faktury wystawione w formacie PDF (wystawione poza KSeF) nie są tożsame z fakturą ustrukturyzowaną. Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Natomiast faktura ustrukturyzowana jest przesyłana w formie pliku xml i wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie, która dodatkowo może być przekazywana po nadaniu numeru KSeF poza systemem w innej formie np. PDF (a w okresie obligatoryjności systemu będzie dodatkowo opatrywana kodem QR).

W okresie dobrowolności systemu, faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

W KSeF przyjęto inne rozwiązanie w porównaniu do PEF. KSeF nie potrzebuje wskazywania platformy brokerów, a dostarczanie przez podmioty komercyjne rozwiązań umożliwiających korzystanie z KSeF nie wymaga podpisywania umów z Ministerstwem Finansów.

Zaznaczyć należy, że w okresie obligatoryjnym, KSeF i PEF zostaną odpowiednio zintegrowane.

Osoba wynajmująca mieszkanie na gruncie ustawy VAT jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą. Jeżeli wartość jej sprzedaży w 2025 r. nie przekroczy 200 mln, wówczas obowiązkowym KSeF będzie objęta od 1 kwietnia 2026 r.

Rolnik będący podatnikiem VAT czynnym dokonując sprzedaży na rzecz innego podatnika będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., jeżeli wartość osiągniętej przez niego sprzedaży w 2025 r. nie przekroczy 200 mln zł. W przypadku przekroczenia 200 mln zł, będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 r.

Przewidziane pierwotnie regulacje, uzależniające termin wejścia w obowiązkowego KSeF w zależności od statusu podatnika zostały zniesione.

Planowane jest etapowe wejście w życie obowiązkowego KSeF:

• Od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Tak, w okresie fakultatywnym KSeF jest to możliwe. Należy jednak pamiętać, że faktury wystawione w KSeF trafią do obiegu prawnego.

Obowiązek wprowadzenia KSeF został wydłużony m.in. w celu stworzenia zaplecza technicznego pozwalającego na korzystanie z KSeF. Warto wykorzystać ten czas na dostosowanie posiadanych narzędzi do wymagań KSeF. Warto podkreślić, że korzystanie z Profilu Zaufanego jest bezpłatne, a Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia (Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF) pozwalające na korzystanie z KSeF. Prosimy o zapoznanie się z materiałami na stronie: https://www.podatki.gov.pl/KSeF/aplikacja-podatnika-KSeF-i-inne-narzedzia/

Możliwe jest także uprawnienie innej osoby do wystawiania faktur w KSeF

Dodatkowo w okresie przejściowym, po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF zostaną przewidziane dodatkowe rozwiązania związane z możliwością wystawiania poza KSeF faktur do 450 zł (maks. 10 tys. w skali  miesiąca), czy stosowanie trybu offline.

Tak, jeżeli posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, to za pomocą tej pieczęci mogą uwierzytelnić się w KSeF i wystawiać faktury ustrukturyzowane. Jeżeli takiej pieczęci nie posiadają, w KSeF mogą uwierzytelnić się za pośrednictwem uprawnionej osoby, wskazanej w złożonym do US zawiadomieniu ZAW-FA.

Tak, jest przewidziana możliwość masowego pobierania faktur, ale wyłącznie w postaci XML.

Tak

KSeF nie określa czasu w jakim token jest ważny. Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi.

TAK, KSeF przeszedł audyt bezpieczeństwa.

KSeF nie umożliwia sprawdzenia, że faktura została pobrana przez nabywcę.

W wersji testowej API możliwe jest zastosowanie samodzielnie wygenerowanych podpisów i pieczęci:

Za podpis można uznać certyfikat

Który posiada w opisie podmiotu obowiązkowo pola imiona (OID.2.5.4.42) i nazwisko (OID.2.5.4.4) oraz opcjonalnie numer seryjny (OID.2.5.4.5) zgodnie z formatem:

(PNOPL|PESEL).*?(?<number>\\d{11})

lub (TINPL|NIP).*?(?<number>\\d{10})

Za pieczęć można uznać certyfikat

Który posiada w opisie podmiotu obowiązkowe pole identyfikatora organizacji (OID.2.5.4.97) zgodnie z formatem:

(VATPL).*?(?<number>\\d{10})

Tak, jest przewidziana redundancja systemu na wypadek jej awarii. System będzie działał 24/7/365 (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku).

Tak, infrastruktura techniczna KSeF jest adekwatna do jego zakresu i skali.

W KSeF przyjęto inne rozwiązanie w porównaniu do PEF. KSeF nie potrzebuje wskazywania platformy brokerów, a dostarczanie przez podmioty komercyjne rozwiązań umożliwiających korzystanie z KSeF nie wymaga podpisywania umów z Ministerstwem Finansów.

Faktury wysyłane w wersji testowej i przedprodukcyjnej (Demo) trafiają do środowisk, które z założenia nie są środowiskami wywołującymi skutki prawne. Należy jednak pamiętać, że w przypadku podawania w takich fakturach numerów NIP nawet losowo generowanych, podmioty o tych NIP mają potencjalny dostęp do danych zawartych w takich fakturach. Jednocześnie przypominamy, że w środowisku testowym API oraz testowej wersji Aplikacji Podatnika nie należy używać rzeczywistych danych firmy. (link do środowiska testowego: <a href="https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login">https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login</a>)

W wersji produkcyjnej faktury trafiają do obiegu prawnego – są wystawione w KSeF, są to faktury ustrukturyzowane w rozumieniu ustawy VAT.

W wersji produkcyjnej faktury trafiają do obiegu prawnego – są wystawione w KSeF, są to faktury ustrukturyzowane w rozumieniu ustawy VAT. W wersji testowej i przedprodukcyjnej (Demo) faktury nie wywołują skutków prawnych. W wersji testowej możliwa jest symulacja poświadczeń co oznacza możliwość autoryzacji w kontekście dowolnego NIP. W wersji Demo poświadczenia działają tak samo jak na środowisku produkcyjnym, czyli oparte są o rzeczywiste narzędzia autoryzacyjne.

Przepis dodawanego art. 108g ustawy VAT wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r. Jednak zgodnie z przepisem przejściowym (art. 17 ustawy zmieniającej) przepis art. 108g ustawy stosuje się do płatności dokonanych od dnia 1 sierpnia 2026 r.

Planowane jest aby w tym samym terminie zaczął obowiązywać znowelizowany art. 108a ust. 3 pkt 3 wprowadzający obowiązkowe zamieszczenie numeru KSeF w przelewie w zakresie faktur, których płatność regulowana jest w mechanizmie podzielonej płatności (kwoty VAT wpłacane na odrębny rachunek techniczny podatnika).

Rozwiązanie jakim jest przesyłanie na żądanie organu podatkowego plików JPK_FA pozostanie, ale nie będzie dotyczyło faktur, które znajdują się w KSeF.

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia pozwalające na korzystanie z KSeF. Prosimy o zapoznanie się z materiałami na stronie Portalu podatkowego w zakładce Bezpłatne narzędzia KSeF.