Tryb awaryjny

Tryb awaryjny to rozwiązanie, z którego korzysta się w przypadku ogłoszonego w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym komunikatu o awarii KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo zidentyfikowanej usterki systemu, proces wystawiania faktur jest nadal kontynuowany.
Procedury związane ze stosowaniem trybu awaryjnego określa art. 106nf ustawy o podatku od towarów i usług.

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii KSeF może wystawić fakturę w trybie awaryjnym. Komunikaty o awarii systemu są publikowane w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym.

Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie awaryjnym:

• stosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• wystawia ją w postaci elektronicznej,
• przesyła ją do KSeF – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii w celu nadania fakturze numeru KSeF,
• udostępnia ją nabywcy w sposób uzgodniony.

Jeżeli w terminie 7-dniowym:

• zostanie zamieszczony w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym kolejny komunikat o wystąpieniu awarii, termin 7 dni liczy się od dnia zakończenia tej kolejnej awarii, lub
• w trakcie samej awarii zostanie zamieszczony komunikat o wystąpieniu tzw. awarii całkowitej – faktury nie dosyła się do KSeF.

Datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym to:

• data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
• data przydzielenia numeru KSeF - jeżeli data faktycznego otrzymania faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Faktura wystawiona w trybie awaryjnym udostępniana nabywcy poza KSeF (przed jej przesłaniem do KSeF) powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR: zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada napis „OFFLINE”),
• drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada napis „CERTYFIKAT”).

W przypadku faktury wystawionej w trybie awaryjnym fakturę przekazuje się nabywcy w sposób uzgodniony (w KSeF lub poza KSeF). W przypadku gdy nabywca otrzymuje fakturę w KSeF, dodatkowo możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji. Szczegóły rozwiązania zostały przedstawione w zakładce Potwierdzenie transakcji.

Fakturę korygującą można wystawić również w trybie awaryjnym. 
Fakturę korygującą fakturę wystawioną w trybie awaryjnym wystawia się po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru identyfikującego w KSeF.
Więcej informacji na temat kodów QR można znaleźć na stronie: Kody weryfikujące QR.
Więcej informacji na temat certyfikatów KSeF można znaleźć na stronie: Certyfikaty KSeF.

Wersja strony 1.1