Tryb offline24

Cel i podstawa prawna

Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Rozwiązanie stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców związane z wydłużonym czasem oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF.

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 określa art. 106nda ustawy o podatku od towarów i usług.

Kto może skorzystać z trybu offline24?

Każdy podatnik może wystawiać faktury w trybie offline24. Ustawa nie zawiera ograniczeń w tym zakresie. Celem jest bowiem jak najbardziej elastyczne podejście do stosowania tego trybu przez przedsiębiorców.

Zasady postępowania

Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie offline24:

• stosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• wystawia ją w postaci elektronicznej,
• niezwłocznie przesyła fakturę do KSeF – najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania numeru KSeF faktury.

Jeżeli po wystawieniu faktury, a przed jej przesłaniem do KSeF:

• wystąpi awaria KSeF (ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii,
• wystąpi tzw. całkowita awaria KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF.

Data wystawienia faktury w trybie offline24

Datą wystawienia faktury w trybie offline24 jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.
Powyższą zasadę stosuje się także gdy podatnik wystawi fakturę „online”, ale data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data zadeklarowana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA.

Data otrzymania faktury w trybie offline24

Jeżeli jednak nabywcą jest podmiot wskazany w art. 106gb ust. 4 ustawy o podatku od towarów usług (np. podatnik zagraniczny, konsument), fakturę udostępnia się w sposób z nim uzgodniony. Data otrzymania faktury w trybie offline24 to:

• data data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF – dla nabywcy będącego krajowym podatnikiem podatku od towarów i usług czynnym lub zwolnionym,,
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Dwa kody QR na fakturze

Faktura wystawiona w trybie offline24 udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF) powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR: zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

Więcej informacji na temat kodów QR można znaleźć na stronie: Kody weryfikujące QR.

Więcej informacji na temat certyfikatów KSeF można znaleźć na stronie: Certyfikaty KSeF.

Możliwość wydania „potwierdzenia transakcji” nabywcy krajowemu z NIP

W przypadku, gdy fakturze wystawionej w trybie offline24 nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy posiadający identyfikator podatkowy NIP, możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji. Szczegóły rozwiązania zostały przedstawione w zakładce: Potwierdzenie transakcji.

Faktura korygująca w trybie offline24

Fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline24. W stosunku do tak wystawionej faktury korygującej również występuje obowiązek jej przesłania do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym.

Ponadto, jeżeli wystawiana korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline24, to najpierw należy przesłać fakturę pierwotną do KSeF w celu nadania jej numeru KSeF, a następnie dopiero wystawić fakturę korygującą. W fakturze korygującej należy zadeklarować m.in. numer KSeF faktury korygowanej.