Tryb offline - niedostępność KSeF

Cel i podstawa prawna

Tryb offline - niedostępność KSeF to rozwiązanie, z którego można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo czasowej niedostępności systemu, procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały płynnie i nieprzerwanie.

Procedury związane ze stosowaniem trybu offline z uwagi na niedostępność systemu są określone w art. 106nh ustawy o podatku od towarów i usług.

Kto może skorzystać z trybu offline?

Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w BIP MF niedostępności KSeF może wystawić fakturę w trybie offline. KSeF posiada również funkcjonalność komunikowania niedostępności KSeF w oprogramowaniu interfejsowym.

Zasady postępowania

Podatnik chcąc wystawić fakturę w trybie offline:

• stosuje obowiązujący wzór struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3),
• wystawia ją w postaci elektronicznej,
• przesyła ją do KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury.

Jeżeli jednak:

• wystąpi w tym czasie awaria KSeF (ogłoszona w BIP i oprogramowaniu interfejsowym) – wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągi 7 dni roboczych od zakończenia awarii,
• wystąpi w tym czasie tzw. awaria całkowita KSeF (ogłoszona w środkach społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF

Data wystawienia faktury w trybie offline

Datą wystawienia faktury w trybie offline jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Data otrzymania faktury w trybie offline

Datą otrzymania faktury w trybie offline jest:

• data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF - dla podatnika podatku od towarów i usług (czynnego lub zwolnionego),
• data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. na rzecz podmiotów zagranicznych, konsumentów czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Dwa kody QR na fakturze

Faktura wystawiona w trybie offline - niedostępność KSeF udostępniana nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem do KSeF) powinna być oznaczona dwoma kodami QR:

• pierwszy kod QR: zapewni dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze (posiada oznaczenie „OFFLINE”),
• drugi kod QR: umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury (posiada oznaczenie „CERTYFIKAT”).

Więcej informacji na temat kodów QR można znaleźć na stronie: Kody weryfikujące QR.

Więcej informacji na temat certyfikatów KSeF można znaleźć na stronie Certyfikaty KSeF.

Możliwość wydania „potwierdzenia transakcji” nabywcy krajowemu z NIP

W przypadku, gdy fakturze wystawionej w trybie offline-niedostępność KSeF nie został jeszcze nadany numer KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy posiadający identyfikator podatkowy NIP, możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji. Szczegóły rozwiązania zostały przedstawione w zakładce: Potwierdzenie transakcji.

Faktura korygująca w trybie offline - niedostępność KSeF

Fakturę korygującą można wystawić również w trybie offline - niedostępność KSeF.

Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w trybie offline - niedostępność KSeF, to wystawia się ją dopiero po przydzieleniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.